Outils collaboratifs gratuits : 20 logiciels en ligne pour l'entreprise et l’association

Outils collaboratifs gratuits : 20 logiciels en ligne pour l'entreprise et l’association

Les outils collaboratifs gratuits permettent à une entreprise ou une association de disposer d’outils de travail efficaces, à faibles coûts, pour communiquer à distance, travailler à plusieurs, et faciliter toutes les tâches de la gestion de projet. L’actualité des outils collaboratifs en ligne est toujours aussi riche et la liste des outils s’allonge : quelles solutions indispensables choisissez-vous pour réussir votre fameuse transformation digitale (oh buzzword quand tu nous tiens…) ?

Pour effectuer notre comparatif sur les logiciels de collaboration, nous invitons 2 avocats du diable (2 avatars utilisateurs spécialement créés pour l’occasion) à participer :

  • Julie Tice, chargée de mission, qui cherche des outils web collaboratifs pour améliorer la communication dans son équipe et la manière de travailler au sein de son association,
  • Rodolphe Gantt, chef de projet, qui cherche une solution de travail collaborative en ligne pour notamment fluidifier la gestion de projet dans son entreprise.

Présentations faites, définissons les notions essentielles, puis passons au crible 16 outils collaboratifs gratuits, ainsi que 4 solutions alternatives à tester en version d‘essai gratuite, histoire de constater quelles solutions présentent suffisamment de ressources pour satisfaire à vos usages.

SOMMAIRE :

Qu'est-ce qu'un outil collaboratif ?

Des services gratuits pour la communication à distance  

Des solutions gratuites pour travailler ensemble

Des outils gratuits pour la gestion de projet

Les 4 inconvénients majeurs des outils collaboratifs gratuits 

4 alternatives à tester en version d’essai gratuite

Tableaux comparatifs des outils collaboratifs

Des solutions indispensables pour le travail collaboratif en ligne
 

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Qu'est-ce qu'un outil collaboratif ?

Définition des outils collaboratifs

Julie Tice et Rodolphe Gantt qualifient d’outils collaboratifs les outils numériques qui favorisent le travail collaboratif et dépassent la notion de travail coopératif : les personnes concernées par un projet ne travaillent plus de manière isolée, en silo, mais ensemble, et en temps réel.

Pour ces utilisateurs, les technologies de l'information et de la communication répondent à des usages :

  • communiquer à distance,
  • une manière de travailler horizontale,
  • la possibilité d’échanger en direct,
  • un accès centralisé et simultané à l’information,
  • organiser le travail,
  • suivre en temps réel les tâches,
  • la synchronisation des fichiers et des échanges,
  • la création de valeur,
  • l’amélioration continue des méthodes de travail,
  • la mobilité.

Ces outils de travail collaboratif en ligne, nommés Groupware en anglais, sont soit mono fonctionnalité, soit offrent plusieurs possibilités à travers des « briques » logicielles capables de communiquer entre elles.
Examinons la liste.

La liste des outils collaboratifs

Selon les logiciels, vous pouvez disposer d’une grande variété d’outils et/ou de fonctionnalités.

Dressons un panorama exhaustif à travers la liste des outils collaboratifs ci-dessous (on avoue, Rodolphe et Julie nous ont un tout petit peu aidé) :

  • agendas partagés,
  • messagerie email,
  • messagerie instantanée ou chat,
  • visioconférence,
  • espace de discussion,
  • fil d’actualité,
  • forum,
  • les workflows (flux de travail),
  • les solutions de Knowledge Management (gestion des connaissances),
  • base documentaire collaborative,
  • cartographie, mindmapping interactif,
  • outil d’aide à la décision,
  • espace de travail collaboratif dédié à un projet,
  • partage et transfert de fichiers,
  • suite bureautique, tableur, éditeur de texte,
  • synchronisation de document,
  • gestionnaire de tâches,
  • canal de communication interne,
  • réseau social d'entreprise,
  • plateforme collaborative,
  • solution de gestion de projet.

Pourquoi utiliser des outils web collaboratifs ?

Julie et Rodolphe ne sont pas sensibles aux effets de mode.

Pour eux, il s’agit entre autres d’éviter les écueils d’une autre époque, ou ceux provoqués par des solutions papier et/ou non collaboratives :

  • saturer les boites mail,
  • participer à trop de réunions,
  • éparpiller et diluer les données,
  • faire circuler une information erronée,
  • multiplier les versions du même document,
  • effectuer des tâches répétitives sans valeur ajoutée,
  • le travail isolé,
  • la rétention d’informations,
  • le travail sur la mauvaise version du document,
  • l’impossibilité de partager des fichiers,
  • la mauvaise communication entre collaborateurs,
  • les quiproquos sur les responsabilités de chacun,
  • les amalgames sur les délais à respecter,
  • une mauvaise compréhension des objectifs,
  • la perte d’efficacité,
  • la perte de temps,
  • la baisse de productivité,
  • l’immobilisation du projet.

Les entreprises estiment que les technologies collaboratives :

  • accélèrent la prise de décision (85%),
  • rendent les process plus efficients (79 %),
  • permettent d’augmenter les ventes (73%).

Source : ITsocial, selon l’étude « l’entreprise connectée » de Dimensiondata

Les 3 critères à évaluer avant de juger une solution

Rodolphe et Julie se montrent intransigeants sur la question. Pour eux, les outils collaboratifs doivent apporter des avantages concrets en milieu professionnel, que ce soit en entreprise ou dans une association.

Avant de s’orienter vers des outils web ou une plateforme collaborative, ils observent ce que la solution peut leur apporter, et comment elle peut faciliter le travail de leurs équipes. Ils évaluent ainsi l’utilité d’un outil sur au moins l’un des 3 plans suivant :

Critère n°1 : la communication

L’outil permet-il de communiquer à distance ? De quelle manière ? Par quels moyens partage-t-on l’information ? Peut-on échanger à plusieurs ?

Critère n°2 : le travail collaboratif

La solution permet-elle de travailler à plusieurs ? La collaboration entre équipes multi-sites est-elle possible ? Comment édite-t-on des documents ? Est-il possible de partager des fichiers ?

Critère n°3 : la gestion de projet

La plateforme permet-elle d’organiser le travail ? Comment attribuer les rôles de chacun ? Comment suivre l’évolution du projet ? Peut-on anticiper les incidents ?

Rodolphe et Julie précisent que leurs choix s’orientent le plus souvent vers des outils faciles à prendre en main (ergonomie), leur offrant une sécurité sans faille et la possibilité de gérer les droits utilisateurs.

Pour les employés autonomes et collaboratifs, ces outils permettent de :

  • faciliter la communication interne (32%),
  • communiquer à l’extérieur (39%),
  • accroître la productivité (30%),
  • laisser les équipes organiser leur travail (33%).

Source : Solutions Numériques (étude Ipsos janvier 2016)

Des services gratuits pour la communication à distance

Une messagerie instantanée gratuite pour votre équipe

Slack, la messagerie intégrée à un flux de travail

Slack va plus loin que la messagerie basique en proposant un espace de discussion commun, un channel (chaîne), associé à un projet.

Les avantages de Slack en version gratuite :

  • Julie peut centraliser jusqu’à 10 canaux de communication et peut échanger avec d’autres interlocuteurs qui utilisent Asana, Google Hangouts, Google Drive ou Dropbox,
  • Rodolphe apprécie particulièrement la création de chaîne pour chaque projet, le partage de fichier centralisé,
  • tous les membres concernés par un projet reçoivent des notifications sur les conversations engagées.

Stride, une alternative à Slack puissante

Stride concurrence l’offre de Slack et permet d’assigner des tâches dans le flux. Stride peut ainsi être utilisé comme un espace de travail collaboratif gratuit.

Les avantages de Stride en version gratuite :

  • une connexion avec d’autres outils / canaux jusqu’à 10 application Google Agenda, GitHub, Google Drive, Trello, etc.
  • un partage de fichier et stockage limité à 5 GO ; il faut donc exploiter son Google Drive pour dépasser cette limite,
  • un nombre d’utilisateurs illimités.

Accéder à la visioconférence gratuitement

Skype ou Google Hangouts pour des « petits » besoins

Leur popularité s’est construite par l’usage chez les particuliers avant de s’installer en tant qu’usages professionnels.

Rodolphe et Julie ont déjà testé Skype et les Hangouts : ces outils sont fonctionnels pour accéder à des discussions instantanées.

Ils ont envie d’observer d’autres solutions pour trouver des options complémentaires…

Accédez à une web conférence gratuitement dans Slack

La messagerie intégrée offre en effet la possibilité de passer des appels vocaux et vidéo depuis la solution en version gratuite. Bon point pour Slack.

Stride, le digne héritier de Hipchat

Stride enrichit les fonctionnalités de discussion de groupe de son prédécesseur Hipchat :

  • chat vidéo de groupe,
  • appel vocal,
  • réunions audio et vidéo hébergées,
  • le partage d’écran n’est malheureusement possible qu’en version payante.

GoToMeeting, le champion de la visioconférence HD

La visioconférence et des fonctionnalités de collaboration sont unifiées au sein de la plateforme GoToMeeting.

La version d’évaluation gratuite de 14 jours vous permet de tester :

  • comment organiser ou rejoindre une réunion en ligne,
  • la web conférence en vidéo HD,
  • le partage d’écran,
  • l’url dédiée permanente,
  • l’accès à votre réunion en mobilité sur votre appareil mobile (tablette, smartphone),
  • Julie aime : le tableau blanc virtuel pour échanger des idées en direct.

Des solutions gratuites pour travailler ensemble

Editer et partager des documents à plusieurs

Open Office et Libre Office : la simplicité de l’open source

Ces suites bureautiques sont les alternatives open source à la suite Microsoft.

La compatibilité reste cependant partielle entre ces suites bureautiques et les formats Microsoft Office : problèmes avec les accents, les polices de caractères et la mise en page (Rodolphe ne trouve pas ça très sérieux, mais ce n’est que l’avis de Rodolphe).

L’usage de ces outils collaboratifs open source est réservé à la bureautique : aucune fonctionnalité de messagerie, ni d’agenda. Si l’interface et le design ne vous rebutent pas, la gratuité de ces suites en fait leur point fort.

La suite bureautique dans Google Drive

Une inscription à Google via Gmail et le tour est joué : vous pouvez créer, partager, éditer et stocker vos documents et fichiers divers.

Ce service d’édition de fichiers en mode collaboratif intégré à Google Drive présente une belle alternative à la suite Microsoft Office :

  • Google Docs, l’alternative à Microsoft Word pour le traitement de texte,
  • Slides, l’alternative à PowerPoint pour les présentations,
  • Sheets, l’alternative à Excel pour l’outil tableur,
  • Forms, pour créer des sondages, formulaires et questionnaires en ligne,
  • un stockage gratuit jusqu’à 15Go.

Gros point fort pour Rodolphe : la synchronisation automatique de tous vos documents édités dans Drive. Rien ne se perd.

Bémol : Google convertit les fichiers que vous importez pour rendre l’édition et la modification possibles.

La solution G Suite est payante pour les entreprises à partir de 4 euros par mois par utilisateur. Rodolphe doit en passer par là pour, par exemple relier le nom de domaine de son entreprise et bénéficier d’une adresse mail rodolphe.gantt@entrepise.fr.

La version payante donne bien entendu droit à d’autres avantages comme 30 Go d’espace et des commandes d’administrations avancées.

Office 365 gratuit pour les associations

« Pincez-moi je rêve ! » S’exclame Mademoiselle Julie Tice. Elle n’en croit pas ses yeux. L’offre Office 365 Nonprofit E1 est pourtant belle et bien gratuite pour les associations à but non lucratif.

C’est cadeau comme dirait Papa Noël :

  • courrier électronique avec boîte aux lettres de 50 Go,
  • stockage et partage de fichiers de 1 To,
  • vidéoconférence HD,
  • Office Online (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, …),
  • sites d'équipe.

Chère Julie : voir conditions et avantages sur le site dédié.

Un site gratuit pour le mind mapping ou le brainstorming

MindMeister, un outil de mind mapping à connaître

La création de cartes mentales, aussi appelées cartes heuristiques ou cartes cognitives, permet de représenter et d’organiser visuellement vos idées.

Ce type d’outil est aussi utilisé par un responsable éditorial, un webmarketeur ou un référenceur pour organiser et structurer le contenu d’un site internet, d’un blog.
Rodolphe en a déjà parlé à son service webmarketing d’ailleurs.

Les possibilités de MindMeister en version gratuite :

  • un accès simplifié via un navigateur,
  • 3 cartes de mind mapping,
  • de nombreux modèles à disposition,
  • pas de stockage,
  • exportation de vos cartes aux formats texte et MindMeister (versus texte, MindMeister, PDF, image, Xmind, MinManager avec un accès payant),
  • limité à une seule personne.

Bémol : il faut passer à la formule payante pour profiter des fonctions d’édition collaborative, comme les ajouts de fichiers images ou vidéos, ou le chat.

Stormboard, l’outil qui enrichit le brainstorming

Stormboard est un outil en ligne simple à prendre en main et favorise l’émergence d’idées. Partez d’un tableau blanc virtuel pour présenter vos idées avec des simples notes représentées par des post-it, insérez des images ou des vidéos.

Toute l’équipe peut échanger et attribuer des votes en commentaires pour sélectionner les meilleures idées. Cet outil d’aide à la décision est cependant limité en version gratuite avec 5 utilisateurs seulement, pour un nombre de tableaux virtuels / boards illimités.

Pour exploiter les fonctionnalités avancées et tout le potentiel de l’outil, comme l’export/import et les modèles, il faut passer à la caisse.

Le stockage en ligne gratuit

Le stockage et le partage selon Google Drive

Google Drive, c’est aussi un espace de stockage et de partage de fichier gratuit jusqu’à 15 GO.

Les avantages d’après Rodolphe :

  • organiser ses fichiers, dossiers et sous dossiers de manière personnalisée,
  • personnaliser l’accès à chaque fichier ou dossier grâce aux adresses emails,
  • personnaliser l’accès en lecture simple, à l'annotation (commentaires) ou à la modification de fichier,
  • notification par email,
  • accès facile depuis un navigateur,
  • la synchronisation automatique évite la circulation de versions erronées.

Dropbox pour stocker, partager… et éditer !

Dropbox ressemble de plus en plus à Google Drive avec son service de stockage et de partage de fichiers couplé à l’éditeur Dropbox Paper.

Le Dropbox Paper concurrence frontalement les possibilités d’édition de fichier de Google Drive : c’est un espace de travail collaboratif similaire qui permet en effet de créer, réviser et de partager vos documents.

Les avantages de DropBox en version gratuite :

  • 2 Go d'espace (partage de gros fichiers possibles),
  • gestion documentaire,
  • compatible avec la suite Microsoft Office,
  • partager des fichiers avec des interlocuteurs qui n'ont pas DropBox,
  • synchroniser vos fichiers sur tous vos appareils, mobiles y compris.

Bémols selon les retours de Julie :

  • il apparaît plus opportun d’installer le logiciel sur son ordinateur pour profiter pleinement de ses possibilités,
  • attention aux suppressions de fichiers par inattention !

WeTransfer : l’envoi de fichiers volumineux

Si vous avez l’habitude comme Julie Tice d’envoyer des fichiers lourds, en l'occurrence des photos haute définition, oubliez l’email, pensez à WeTransfer !

Un dossier .ZIP (compressé) et c’est plié : sur le site, vous téléchargez votre dossier. ZIP, renseignez l’email de votre destinataire ; un clic suffit pour l’envoi.

Les avantages de la version gratuite :

  • un envoi de gros fichiers jusqu’à 2 GO,
  • un envoi simultané possible jusqu’à 20 destinataires,
  • le lien de téléchargement (sécurisé) existe pendant environ 10 jours,
  • vous pouvez ajouter un message personnel,
  • vous recevez une notification par mail lorsque votre destinataire a télécharger les fichiers.

Astuce pratique de Julie : envoyez-vous à vous-même le partage des fichiers (à votre propre adresse email). En disposant du lien, vous pouvez alors envoyer le lien de téléchargement au nombre de personnes que vous souhaitez.

Des outils gratuits pour la gestion de projet

Vos agendas collaboratifs gratuits

La gestion du temps avec Google Agenda

Google ne manque pas d’idée pour nous rendre dépendant de ses outils. L’outil Google Agenda permet de créer des calendriers par collaborateur, des calendriers concernant toute une équipe.

Chacun peut voir les disponibilités de l’autre en consultant l’agenda concerné : il suffit qu’il soit partagé.

On peut aussi planifier un évènement comme un rendez-vous et inviter des personnes : elles recevront l’invitation par email et peuvent accepter ou refuser d’un simple clic. D’un simple glisser-déposer, on peut remettre un événement à plus tard dans l’agenda.

Tout ceci n’est possible que si toute l’équipe utilise les services de Google, en version entreprise payante, bien entendu.

Choisissez la meilleure date de rendez-vous avec Doodle

Doodle en version gratuite est un outil très simple à utiliser pour définir le moment qui convient à tous afin d’honorer un rendez-vous. Lancez un sondage : proposez date(s), heure(s), lieu(x) et invitez vos interlocuteurs à voter selon leurs disponibilités. Vous choisissez ensuite la meilleure solution.

Vous pouvez aussi connecter votre calendrier Google. Organiser une réunion avec des personnes n’utilisant pas les mêmes outils que vous peut s’avérer utile.

Astuce de Rodolphe : vous pouvez créer un sondage en ligne (questionnaire) sur un sujet et estimer les préférences de chacun.

Un gestionnaire de tâches en version gratuite

Trello : les modèles de Kanban en version graphique

Trello a vu sa popularité grandir grâce à sa facilité de prise en main. L’outil permet en effet de créer simplement des espaces de travail collaboratifs : vous créez des cartes ou tableaux auxquelles vous ajoutez des commentaires, des fichiers, des étiquettes, des dates.

Vous pouvez partager ces cartes avec les personnes de votre choix. La mécanique visuelle de Trello permet de gérer les tâches d’un projet en mode glisser-déposer, à la manière des modèles Kanban.

Les avantages de Trello en version gratuite :

  • un nombre illimité de tableaux,
  • un nombre illimité de pièces jointes,
  • un nombre illimité de membres.

Rodolphe note quelques limites :

  • 10 Mo de stockage maximum, il vous faut utiliser un service tiers comme Google Drive ou Dropbox,
  • un seul « power-up » par tableau (application connectée),

Julie pense que Trello est un peu « léger » pour la gestion documentaire liée à des projets de grande ampleur…

Asana, le gestionnaire de tâches gratuit jusqu’à 15 personnes

Similaire à Trello aux niveaux des fonctionnalités, Asana est un outil de gestion de projet gratuit jusqu'à 15 personnes.

Une fois l’outil pris en main, la gestion de tâches et de l’équipe est possible grâce à de multiples possibilités : espace de travail lié à une tâche comprenant des sous-tâches assignables, calendrier personnel ou calendrier dédié à un projet par exemple.

Rodolphe pointe les avantages d’Asana en version gratuite :

  • Asana vient de se rendre disponible en français !
  • le système de hiérarchisation assiste les moins organisés,
  • le système de notification qui permet de mentionner une personne dans la tâche envoie automatiquement une alerte à la personne concernée,
  • version mobile disponible.

Wrike, la gestion de projet en ligne gratuite jusqu’à 5 utilisateurs

Cet outil de gestion de projet collaboratif offre un éventail de fonctionnalités intéressantes pour le chef de projet qui souhaite disposer de vues confortables pour évaluer en temps réel l’avancée et les flux de travail.

Wrike se distingue de Trello et d’Asana par les fonctionnalités suivantes :

  • des diagrammes de Gantt offrant des affichages dynamiques avec déroulé du projet dans le temps,
  • des vues permettant de visualiser plus d’éléments comme des tableaux de Kanban plus fournis.

Avantages de Wrike en version gratuite :

  • une seule liste de tâches,
  • limité à 5 utilisateurs.

Pour profiter de toutes les fonctionnalités avancées et disposer d’une vision stratégique à travers des tableaux de bords personnalisés, Rodolphe conseille de passer à une version payante.

Les 4 inconvénients majeurs des outils collaboratifs gratuits

Inconvénient n°1 : il faut multiplier les outils

Rodolphe et Julie ne s’y retrouvent pas : pour satisfaire tous les besoins d’une équipe en conservant les objectifs d’efficacité et de productivité d’une organisation, ils doivent utiliser plusieurs outils collaboratifs gratuits.

La plupart des outils gratuits est performante pour un usage précis, mais montre vite ses limites lorsqu’il s’agit de réunir simultanément 3 critères : la communication, le travail collaboratif et la gestion de projet.

Rodolphe soulève d’autres questions : vos outils sont-ils compatibles entre eux ? Complémentaires ?

Inconvénient n°2 : l’humain et ses facultés d’apprentissage

Quand on cumule deux ou trois outils web gratuits pour répondre à des usages en interne, la pratique reste raisonnable.

C’est quand plusieurs groupes de collaborateurs se sont appropriés de nombreux outils différents pour les mêmes usages, ou encore quand l’entreprise elle-même accumule beaucoup d’outils gratuits, que cela se complique.

Il faut faire le tri, constater les doublons, motiver certains collaborateurs à laisser tomber un outil, ou en convaincre d’autres à apprendre et s’approprier un énième outil.

On sait : le/la responsable RH s’arrache déjà les cheveux sur le temps nécessaire pour l’apprentissage et le budget formation.

Inconvénient n°3 : plus de dangers, moins de sécurité

Attachez bien votre ceinture prévient Julie : en multipliant les outils, il faut sévèrement négocier les virages question sécurité.

A chaque outil son hébergement : quelles infos avez-vous à ce sujet ? Vos données sont-elles en sécurité ? Comment gérez-vous les droits d’accès pour chaque utilisateur ? (question à reposer pour l’utilisation de chaque outil, sinon c’est moins drôle pour le responsable).
Vos données sont-elles à jour sur les différents services ?

Le phénomène Shadow IT représente l’installation et l’utilisation de solutions ou logiciels sans autorisation préalable de l’entreprise.

La pratique du Shadow IT augmente les risques d’infection par des virus informatiques de types malwares, la fuite de données et le vol d’identifiants et mots de passes.

Source : Zdnet (étude Frost & Sullivan Avril 2017)

Inconvénient n°4 : les coûts cachés

L’incompatibilité entre deux outils peut provoquer l’utilisation d’un troisième : un manque d’interopérabilité entre solutions entraîne des pertes de productivité.

Rodolphe nous dévoile par ailleurs plusieurs indicateurs qui l’oriente vers un outil complet et payant :

  • la majorité des services gratuits vous restreignent en termes de nombre d’utilisateurs, de capacité de stockage,
  • le support ou l’assistance sont inexistants ou en langue étrangère (anglais le plus souvent),
  • la mise à jour de la solution gratuite date de « 1900 » (rires moqueurs),
  • l’application mobile n’existe pas (il faut l’inventer).

4 alternatives à tester en version d’essai gratuite

Taskworld, l’alternative à Trello (en plus musclée)

L’une des grandes forces de Taskworld, c’est la gestion des tâches visuelle intégrée à un logiciel de gestion de projet.

Selon Rodolphe, ce n’est que la partie visible de l’iceberg… Pourquoi Taskworld est-il plus musclé que Trello ? Qu’offre-t-il de plus ?

Voyons voir s’exclame Rodolphe :

  • le chat d’entreprise,
  • les groupes de projets,
  • un glisser-déposer des tâches,
  • stockage illimité,
  • l’automatisation de tâches récurrentes,
  • la fonction « vu part »,
  • des tableaux de bord interactifs,
  • un aperçu global des projets,
  • l’application mobile,
  • les fonctionnalités analytiques (évaluation de l’avancement d’un projet, tâches réalisées, etc.).

Taskwolrd a séduit Sofitel, Accenture, Kodak LENS (etc.) grâce à de nombreuses fonctionnalités qui couvrent la gestion des tâches, la planification de projets, la communication et l’accès facilité aux statistiques concernant vos projets.

Vous pouvez essayer gratuitement Taskwolrd pendant 15 jours pour évaluer par vous-même si l’outil est adapté pour le travail en équipe au sein de votre organisation.

Wimi, la gestion de projet collaborative

A l’image de Taskwolrd, Wimi est très orienté usages : cet outil collaboratif de gestion de projet permet d’exploiter des espaces de travail unifiés.

Des entreprises telles que Total, Shazam, Sephora, ou Teska ont choisi le logiciel de gestion de projet en ligne pour ses capacités de stockage, de synchronisation, de partage (sécurisé).

Vous disposez de 14 jours d’essai gratuit pour tester par exemple :

  • les chaînes de communication dédiées à un espace de travail,
  • le Wimi Drive pour partager vos documents en mode synchronisé,
  • l’agilité de la gestion de tâches,
  • l’intégration de Google Apps et/ou Office 365,
  • les connecteurs,
  • l’efficacité du partage de vos agendas,
  • la vidéoconférence AVEC partage d’écrans (du calme Julie, du calme..),
  • la possibilité d’inviter des personnes externes en nombre illimité,
  • la gestion centralisée des droits d’accès.

Le réseau social d’entreprise Jamespot

Plus qu’un Facebook d’entreprise, la plateforme collaborative Jamespot réunit de nombreuses fonctionnalités pour satisfaire la communication, le travail collaboratif et la gestion de tâches.

Des entreprises comme Renault, EDF, SNCF, PME et de nombreuses associations professionnelles utilisent le RSE français Jamespot.

Centraliser et faire circuler l’information sont les enjeux majeurs des entreprises qui souhaitent réduire les délais dans le traitement de l’information : Julie apprécie particulièrement les fils personnalisés, où chacun a accès à toutes les informations qui le concerne dans l’entreprise et peut faire remonter l’information en temps réel aux personnes les plus compétentes.

Si vous choisissez Jamespot pour un essai gratuit de 30 jours, nous vous conseillons d’explorer ces avantages :

  • la communication interne en mode transversal,
  • plus de 80 applications métiers pour vous aider dans votre transformation digitale,
  • des connecteurs pour travailler avec Office 365 ou Google Drive,
  • une gestion de workflows visuelle et dynamique au sein de la plateforme,
  • paramétrer vos propres processus métiers,
  • créer et enrichir votre base de connaissances collaborative,
  • un hébergement en France sécurisé et rassurant.

La plateforme de communication et de collaboration talkSpirit

talkSpirit est une autre alternative plus que sérieuse à Facebook Workplace. Ce réseau social d’entreprise offre les possibilités de communiquer et de collaborer au sein d’un espace collaboratif commun.

Si vous décidez de tester talkSpirit pour un essai gratuit de 30 jours, nous vous conseillons d’essayer ces avantages :

  • Tchat et vidéoconférences intégrées aux outils de communication internes,
  • des connecteurs pour les réseaux sociaux et plus de 450 applications,
  • créez des groupes de travail thématiques par projet,
  • testez le moteur de recherche intelligent pour retrouver un projet, un document, une personne,
  • éprouvez l’outil en mobilité (version pour mobile),
  • organisez des documents dans des groupes pour, par exemple, fournir un guide digital RH à votre équipe (diffusion des connaissances),
  • cherchez à automatiser vos tâches,
  • utilisez le RSE pour tester l’échange de fichiers.

Rodolphe note que la notion d’entreprise collaborative ne se résume pas à une boîte à outils : talkSpirit est ainsi pensé pour clarifier les processus de décision et faire émerger l’intelligence collective, synonyme de productivité.

Tableaux comparatifs des outils collaboratifs

Top 5 des outils collaboratifs gratuits pour la gestion de projet

 
Classement Logiciel Atout Version gratuite Fonctionnalités limitées
1

Wimi

Connectivité

14 jours d’essai

Non
2

Taskworld

Fonctions analytiques

15 jours d’essai

Non
3

Wrike

Diagrammes de Gantt

Gratuit jusqu’à 5 utilisateurs

Oui
4

Asana

Gestion de tâches

Gratuit jusqu’à 15 utilisateurs

Oui
5

Trello

Visualisation et collaboration

Oui

Oui

 

Top 5 des outils collaboratifs gratuits pour la communication

 
Classement Logiciel Atout Version gratuite Fonctionnalités limitées
1

talkSpirit

Complétude de l’offre

30 jours d’essai

Non
2

Jamespot

Gestion de workflows dynamique

30 jours d’essai

Non
3

Stride

Nombre d’utilisateurs illimité

Oui

 

Oui
4

GoToMeeting

Visio en HD

14 jours d’essai

Non
5

Slack

Discussion dans le projet

Oui

Oui

 

Top 5 des outils collaboratifs gratuits pour le travail collaboratif

 
Classement Logiciel Atout Version gratuite Fonctionnalités limitées
1

TaskWorld

Convivialité

15 jours d’essai

Non
2

Wimi

Inviter des personnes externes en nombre illimité

14 jours d’essai

Non
3

Jamespot

Applications métier

30 jours d’essai

Non
4

talkSpirit

Moteur de recherche puissant

30 jours d’essai

Non
5

Asana

Système de hiérarchisation

Gratuit jusqu’à 15 utilisateurs

Oui

 

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Des solutions indispensables pour le travail collaboratif en ligne

Adopter une plateforme collaborative, c’est disposer de tous vos outils web dans un espace de travail unique. Ce que ne peuvent vous offrir les outils collaboratifs gratuits.

Rodolphe Gantt insiste sur les avantages de choisir ce type d’espace :

  • une seule solution à gérer,
  • la facilité de prise en main (toute l’équipe utilise la même interface),
  • vos données et l’information sont centralisées,
  • vous sécurisez vos accès utilisateurs et l’hébergement de vos données,
  • vous maîtrisez votre budget,
  • vous garantissez des effets de synergie productifs.

Julie vous donne une dernière liste de conseils avant de choisir votre outil :

  • observez les usages de votre équipe,
  • identifiez vos besoins,
  • limitez le nombre de vos outils,
  • testez vous-même les outils collaboratifs,
  • évangélisez en fixant des procédures d’utilisation,
  • faites-les tester par votre équipe,
  • recueillez l’avis utilisateur de chacun.

appvizer remercie chaleureusement Julie et Rodolphe, sans qui cet article n’aurait jamais vu le jour.

Vous aussi vous êtes expert.e dans votre domaine et vous pensez pouvoir aider nos lecteurs ?
 

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