La balance comptable : son principe et ses enjeux

La balance comptable : son principe et ses enjeux

La balance comptable est considérée comme l’élément indispensable pour le suivi de vos comptes. Comment se présente-t-elle ? À quoi sert-elle ? Et comment la mettre en place dans votre entreprise ?

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Présentation d’une balance comptable

Qu’est-ce que la balance comptable ?

La balance comptable est un état intermédiaire entre le grand livre et les états financiers que constituent le bilan comptable et le compte de résultat, présents dans la liasse fiscale. Il existe trois formes de balance comptable :

  • la balance comptable générale,
  • la balance comptable auxiliaire,
  • la balance comptable âgée.

Comment se présente-t-elle ?

La balance comptable est en partie double. Elle se présente sur plusieurs colonnes, notamment celles du débit à gauche et du crédit à droite. Chaque item est accompagné d’un solde qui statue sur la différence entre les deux.

Quel est le contenu de la balance comptable ?

La balance comptable générale établit le solde de l’ensemble des comptes impactés sur la période considérée. Elle peut recouvrir à la fois :

  • les comptes de bilan,
  • les comptes de gestion.

Sur une balance comptable auxiliaire, ce sont seulement les comptes clients et / ou les fournisseurs qui sont recensés. La balance âgée, quant à elle, part de la balance auxiliaire et y ajoute les échéances de règlement : à 15 jours, à 30 jours, etc...

Que liste-t-elle ?

La balance comptable liste ainsi la totalité des mouvements concernant l’entreprise, à savoir :

  • achats et ventes,
  • créances et dettes.

Quels sont les bénéfices d’une balance comptable ?

À quoi sert une balance comptable ?

La balance comptable n’est pas obligatoire : elle ne vous sera réclamée par aucune autorité administrative. Pour autant, elle s’avère essentielle dans le cadre de votre comptabilité d’entreprise. Elle vous permet :

  • de déterminer le bilan et le compte de résultat, notamment grâce au calcul du résultat de l’exercice,
  • de procéder au contrôle de l’ensemble des enregistrements comptables,
  • de vérifier l’égalité entre le total des débits et celui des crédits. La balance doit être « équilibrée »,
  • de vérifier le calcul de vos déclarations de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée).

Dans le cadre, plus spécifique, de la balance âgée, l’intérêt sera :

  • d’établir un suivi des créances clients,
  • d’anticiper les retards de paiement,
  • d’être bien à jour du paiement fournisseurs.

Dans quel contexte s’en servir ?

Côté trésorerie et prévisions financières, la balance comptable auxiliaire est un outil précieux. La balance générale est, elle, souvent faite lors de situations comptables intermédiaires ou à la clôture de l’exercice comptable. Les commissaires aux comptes la sollicitent généralement comme support.

Comment faire sa balance comptable ?

Pour faire votre balance comptable, vous devez avoir terminé la saisie de vos opérations. Ces écritures comptables sont à puiser dans votre grand livre comptable. Vous commencez par reporter, dans votre balance comptable Excel par exemple, chaque compte selon un ordre croissant par rapport à son numéro : depuis la classe 1 jusqu’à la classe 7.

Comment lire une balance comptable ?

L’équilibrer

À l’issu de ce report, vous devez veiller à ce que le solde total au débit corresponde bien à celui au crédit. Sans quoi, il y a forcément une erreur qu’il s’agira de rectifier. Seule la balance comptable auxiliaire peut ne pas être équilibrée : un solde final débiteur ou créditeur n’a alors rien d’anormal.

L’analyser

La lecture de votre balance comptable peut révéler des mouvements significatifs. D’autant plus si vous comparez les soldes des comptes avec la période précédente. Les écarts et variations constatés peuvent provenir d’un oubli, d’une erreur d’écriture, ou illustrer un changement à décrypter. Cette recherche des causes apporte des clés de compréhension : on parle de révision de comptabilité analytique.

Connaître ses limites

L’avantage avec les sciences exactes, c’est que le résultat est binaire : la balance est équilibrée, ou non. Attention cependant, s’il est sûr qu’une balance comptable générale déséquilibrée est fausse, l’inverse n’est pas vrai. Ce n’est pas parce que la balance est équilibrée qu’elle est forcément juste. C’est à dire que quelques erreurs ont pu s’immiscer, au débit comme au crédit, se compensant entre elles, sans que l’ensemble ne soit fidèle à la réalité.

Les logiciels de comptabilité et la balance comptable

Un outil pour gérer tous les aspects comptables

En utilisant un logiciel de comptabilité générale pour la saisie de vos opérations, vous disposez de documents comptables générés automatiquement. Avec le rapprochement bancaire, ce sont des sources de gain de temps importantes, qui diminuent d’autant le risque d’erreurs dans les reports d’un document à l’autre.

Quand le logiciel comptable devient une garantie

Les logiciels SaaS (Software as a Service) présentent l’avantage d’être en ligne. Leurs éditeurs peuvent, à tout moment et à distance, effectuer les mises à jour nécessaires. Si bien qu’au gré des nouveautés en matière législative, des changements peuvent être effectués immédiatement, pour rester à jour par rapport aux obligations légales.

Logiciels de comptabilité certifiés et obligations légales

La plupart des entreprises gèrent leur compta à l’aide d’un logiciel de gestion. Dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, l’administration fiscale a décidé de rendre obligatoire l’utilisation d’un logiciel de comptabilité certifié d’ici le 1er janvier 2018. Garant du respect des obligations comptables, fiscales et juridiques, l’outil témoignera de la conformité de la comptabilité financière de l’entreprise.

Quelle solution logicielle pour votre entreprise ?

Différents logiciels de comptabilité répondent aux dispositifs en vigueur et sont dédiés aux PME (Petites et Moyennes Entreprises). On peut citer Sage, Itool, ou encore Quickbooks qui rencontrent un franc succès auprès des structures de taille réduite.

La balance comptable a beau ne pas être obligatoire, elle est essentielle : pour la gestion financière de votre trésorerie, comme pour équilibrer vos comptes ou établir vos états financiers. Les logiciels de comptabilité la génèrent de manière à vous faciliter son élaboration, son analyse et sa synthèse.

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