L’état de rapprochement bancaire : exemples, conseils et logiciel pour l’établir

Le rapprochement bancaire permet de vérifier la concordance entre votre relevé bancaire et votre compte banque en comptabilité. Il n’est pas obligatoire, mais incontournable pour la bonne gestion de votre activité !

En effet, il vous permet de :

• déceler des erreurs dans votre comptabilité,
• suivre la situation de votre trésorerie,
• gérer vos relances clients et les règlements de vos fournisseurs.

Si nous prenons l’exemple d’une activité de négoce, pour laquelle l’argent est une ressource souvent importante, l'état de rapprochement bancaire est un outil clef ! Mais comment faire un rapprochement bancaire?

Adrien Montoille, fondateur de TRADE.EASY, nous livre les réponses dans cet article.

Effectuer un rapprochement bancaire consiste à rapprocher le solde de votre relevé de banque avec le solde saisi dans votre comptabilité, pour ce même compte en banque.

Le principal intérêt du rapprochement bancaire ? Vérifier que tous les encaissements saisis en comptabilité ont été crédités sur votre compte, et que tous les décaissements saisis ont bien été débités.

La confrontation des deux comptes (en comptabilité et sur le relevé de banque) met en exergue les potentielles anomalies.

Procéder régulièrement au rapprochement bancaire permet aussi et surtout, pour un négociant, de suivre son niveau de trésorerie.

Dans la comptabilité d’une entreprise, le compte Banque correspond au compte qu’elle détient dans un établissement bancaire.

Il reprend les règlements effectués et les encaissements reçus par l’entreprise.

Point d’attention : les colonnes débit et crédit du compte Banque sont inversées par rapport aux colonnes du relevé de compte bancaire.

Le relevé de compte bancaire (ou extrait de compte), liste toutes les opérations financières qui ont eu lieu sur un compte géré par un établissement bancaire.

Il donne le détail de la nature de l’opération, son montant (inscrit au crédit ou au débit) et sa date.

La différence entre les colonnes débit et crédit donne le solde à la date du relevé (qui est généralement mensuel, mais dont la périodicité peut varier selon les services proposés par votre banque).

À savoir : du fait des différentes dates d’enregistrement des opérations, le compte Banque d’une entreprise concorde rarement complètement avec ses relevés bancaires.

En effet, si l’on reprend l’exemple d’une entreprise de négoce, elle enregistre dans sa comptabilité des factures de vente et d’achat, ainsi que leurs règlements.

Ces factures peuvent faire l’objet d’un règlement immédiat ou différé, en fonction des conditions de paiement retenues. Mais toutes les factures doivent faire l’objet d’un règlement.

C’est en partant de ce constat que le rapprochement bancaire prend toute son importance.

L’activité génère des documents de vente et d’achat qui donnent lieu à des enregistrements d’écritures comptables :

• Lorsque l’on achète et/ou vend un bien ou une prestation, une facture doit être reçue et/ou émise. C’est une obligation légale ;
• Ces factures sont alors enregistrées dans le compte de résultat pour calculer le bénéfice ou la perte ;
• En parallèle, on enregistre ces mêmes factures dans le bilan dans les comptes clients ou fournisseurs, en attendant l’encaissement ou le décaissement du montant de la facture.

Lorsqu’un règlement intervient, on doit l’enregistrer dans le compte 512, qui suit les mouvements bancaires dans la comptabilité.

Mais on doit aussi diminuer la créance client ou la dette fournisseur du même montant. On appelle cette opération le lettrage « des comptes clients et fournisseurs par les comptes de banque ».

Voici un exemple concret de rapprochement bancaire pour une société de négoce :

L’entreprise achète un produit à 100 € et le revend à 110 €.

Elle enregistre la facture fournisseur :

• 100 € en comptes 6 (les comptes de charge du compte de résultat) ;
• 100 € en compte de fournisseur (401 > au bilan) ; on constate ainsi la dette que l’on a vis-à-vis du fournisseur ;

Elle enregistre la facture client :

• 110 € en comptes 7 (les comptes de produit du compte de résultat) ;
• 110 € en compte de client (411 > au bilan) ; on constate ainsi la créance du client envers nous.

Puis attend l’encaissement ou le décaissement du montant de la facture.

La société fait un chèque à son fournisseur, et enregistre le règlement dans sa comptabilité. Ainsi le compte 512 diminue de 100 €.

En même temps, elle diminue la dette fournisseur du même montant.

Résultat : le solde de son compte baisse de 100 €, mais elle n’a plus de dette fournisseur.

Peu après, la société reçoit 110 € par chèque. Elle les ajoute à son compte bancaire 512 et diminue d’autant la créance client.

On constate donc l’importance de la justesse du compte 512, car il agit directement sur le montant des dettes fournisseurs et des créances clients.

Dans la théorie, il est assez simple de faire un rapprochement bancaire, et ce qui en résulte vous sera bien utile dans la gestion de votre activité.

Il y a 3 grandes étapes à suivre pour procéder à l’état de rapprochement :

1. Vérifier les soldes de départ afin de les équilibrer (solde du compte Banque de la comptabilité de l’entreprise et solde du relevé bancaire). On dit « lettrer les soldes » ;
2. Il faut ensuite pointer (ou lettrer) les opérations sur les deux documents. C’est-à-dire (par exemple) retrouver un montant au crédit du compte Banque dans la colonne débit du relevé bancaire ;
3. Enfin, on termine en réalisant l’état de rapprochement bancaire. Celui-ci relève l’ensemble des montants non pointés.

Exemple d’un état de rapprochement bancaire :

L’état de rapprochement va mettre en évidence les montants qui :

1. Soit existent en comptabilité, mais n’apparaissent pas dans le relevé (comme par exemple un chèque déposé, mais non encore encaissé, compte tenu des délais de traitement ; ou encore un chèque envoyé par la poste, considéré comme payé par le client, mais pas encore chez le fournisseur) ;
2. Soit existent dans le relevé, mais n’apparaissent pas dans la comptabilité (comme par exemple un oubli d’enregistrement).

Il permet aussi de déceler un écart, une anomalie ou erreur ; ceux-ci doivent donc être corrigés. Il peut s’agir de la double saisie d’un chèque, de l’oubli d’une opération, d’une simple erreur de saisie…

Quelle que soit votre structure, le fait de procéder de manière régulière au rapprochement bancaire est très important, car cela permet :

• d’organiser la relance de vos clients ;
• d’établir le planning de règlements de vos fournisseurs ;
• d’affiner le calcul de votre trésorerie prévisionnelle.

Dans notre exemple d’activité de négoce, la trésorerie est un indicateur clef qui doit permettre de faire des choix stratégiques.

L’argent permet de charger les matières, donc de facturer, donc de constater un bénéfice. En conclusion, il est primordial de pouvoir optimiser cette ressource !

Et pour ce faire, il est fortement conseillé de faire le plus régulièrement possible son rapprochement bancaire.

Cette tâche indispensable est aussi ardue et très chronophage… La bonne nouvelle est qu’il existe différents moyens pour l’accomplir.

Pour les plus traditionnels, vous pouvez faire votre état de rapprochement bancaire sur Excel !

Vous avez le choix :

• vous baser sur un modèle existant que vous trouverez sur le web, au risque que celui-ci ne soit pas adapté à votre activité ;
• élaborer votre modèle de calcul sur-mesure, mais il faut le temps et les compétences pour un résultat fiable et satisfaisant.

Utiliser Excel peut paraître une solution simple et peu coûteuse, mais elle peut s’avérer aussi laborieuse, chronophage, risquée et non sécurisée !

Dans le cas d’une petite entreprise de négoce, qui utilise déjà Excel afin de suivre ses activités commerciale et logistique, cette tâche ajoute une couche consommatrice de temps (et donc d’argent) et multiplie les risques d’erreurs.

Une autre solution consiste à externaliser cette tâche en la confiant à votre expert-comptable, qui utilisera les fonctionnalités offertes par son logiciel comptabilité.

Cela permet de gagner du temps et de sécuriser l’exécution du rapprochement bancaire.

Seulement, cette solution connaît aussi des limites. En effet, au-delà du coût non négligeable que cela représente, vous perdez en flexibilité et vous n’aurez pas de suivi en temps réel (et donc un prévisionnel de trésorerie approximatif) !

Il existe aujourd’hui divers logiciels web ! Ils ont l’avantage de vous faire gagner du temps, de vous donner une vision claire de la situation et de sécuriser cette opération.

En revanche, cela vous fait utiliser un outil supplémentaire qui n’est pas forcément complètement adapté à votre métier.

L’idéal est de trouver un logiciel dit vertical, adapté à la gestion de votre activité et qui intègre cette fonctionnalité.

Ainsi, vous n’utilisez qu’un outil, vos données sont centralisées et la cohérence entre les différentes fonctionnalités est garantie (entre la gestion commerciale, la comptabilité et le suivi de la trésorerie).

Par exemple, pour les sociétés de négoce, il existe le logiciel TRADE.EASY. Cette solution, dédiée à l’optimisation des activités de négoce international, permet notamment d’effectuer votre rapprochement bancaire.

Vos écritures comptables sont automatiquement issues des informations saisies pour la gestion commerciale (commandes, factures).

En un clic, vous importez vos relevés bancaires dans l’outil pour procéder ensuite au rapprochement des opérations.

Exemple de rapprochement bancaire sur TRADE.EASY avec identification d’un écart et choix de traitement :

Vous commencez par pointer vos relevés pour identifier les frais généraux.

Ainsi, il ne vous reste plus qu’à rapprocher vos lignes de relevés aux lignes de trésorerie propres aux commandes.

Les règlements sont affectés à des affaires, vous pouvez alors interroger le logiciel pour savoir où vous en êtes affaire par affaire !

Vous pouvez aussi voir l’état des paiements d’un client directement sur sa fiche.

Procéder régulièrement au rapprochement bancaire avec TRADE.EASY vous permet enfin d’anticiper les éventuels creux de trésorerie à venir, visibles dans votre tableau de bord.

Vous sécurisez ainsi le pilotage de votre activité et vous gagnez un temps précieux pour vous concentrer sur l’essentiel de votre métier, faire du négoce !