Obligation d’utiliser un logiciel de facture : on démêle le vrai du faux !

Avec l’arrivée de la loi anti-fraude à la TVA, entrée en vigueur au 1er janvier 2018, les entreprises se sont posé de nouvelles questions, à commencer par celles-ci : est-ce légal de faire ses factures sur Excel ou faut-il recourir à des systèmes informatiques spécifiques ? Et avec la réforme de la facturation électronique prévue pour 2026, les questionnements se multiplient encore !

Heureusement, Appvizer est là pour vous aider à y voir plus clair sur cette potentielle obligation de logiciel de facturation, car spoiler, les choses ne sont pas aussi simples 🤔.

Par la même occasion, on vous rappellera qu’au-delà de la conformité légale, de tels outils promettent bien d’autres avantages 😉.

Pour commencer, petit rappel de ce qu’on entend par logiciel de facturation.

Il s’agit d’un outil informatique à destination des entreprises, dont le but est de simplifier le processus de création, d'envoi et de suivi des factures. Il intègre alors une gamme de fonctionnalités variées telles que :

• l’élaboration de devis et leur conversion en un clic en factures ;
• la personnalisation des documents aux couleurs de l’entreprise ;
• l’intégration des données clients et produits ;
• le suivi des règlements ;
• la relance automatisée des impayés ;
• le paiement en ligne ;
• la génération de reportings ;
• la gestion de la facturation récurrente, etc.

☝️L'utilisation de ces logiciels améliore alors l'efficacité opérationnelle en réduisant les erreurs, les retards de règlements, et surtout en faisant gagner du temps aux professionnels par l’automatisation de nombreuses tâches chronophages.

En outre, ils fournissent une vue d'ensemble des finances de l'organisation, en faveur de prises de décisions éclairées.

Alors, qu’en est-il de la loi anti-fraude et du logiciel de facturation ? Ce dernier est-il in fine obligatoire ?

La réponse est tout simplement non ❌.

Vous n’êtes absolument pas tenu de recourir à ce type de dispositif et avez tout à fait la possibilité de réaliser vos factures via :

• un facturier papier ;
• un tableur de type Excel ;
• un dispositif de traitement de texte tel que Word.

Toutefois, de nombreuses raisons légales poussent les entreprises à se tourner vers des solutions de facturation informatisées.

Tout simplement, ces dernières vous aident à rester plus facilement dans les clous et à établir des documents parfaitement conformes. Elles permettent notamment de :

• n’omettre aucune mention légale ;
• respecter les règles (parfois compliquées) de numérotation des factures ;
• transmettre la facture au client au bon moment ;
• conserver correctement les documents.

💡 Découvrez toutes les bonnes pratiques à connaître dans notre article dédié aux obligations et règles à suivre pour des factures conformes.

☝️ Mais attention, là où l’obligation d'utiliser un logiciel de facturation certifié revient sur le tapis, c’est lorsque le dispositif employé intègre des fonctions de caisse enregistreuse ou d’encaissement. Voyons tout ceci plus en détail.

Il est important de préciser que lorsqu’on aborde la notion des logiciels obligatoires dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, il est surtout question des solutions de caisse.

En effet, d’après l’article 286-I-3° bis du Code général des impôts, les personnes physiques ou morales :

• assujetties à la TVA ;
• réalisant des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation et à destination de clients particuliers ;
• et dès lors qu’elles recourent à un logiciel ou un système de caisse dans le cadre de leurs activités ;

ont pour obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse qui satisfasse des conditions :

• d’inaltérabilité ;
• de sécurisation ;
• de conservation ;
• d’archivage des données.

On rencontre donc souvent une confusion entre l’obligation de recourir à un logiciel de caisse certifié et celle de passer par un outil de facturation lui-même certifié. Pourtant, nous avons affaire ici à deux enjeux différents, puisque les professionnels qui utilisent des systèmes de caisses ne sont souvent pas tenus de facturer.

☝️ Toutefois, comme évoqué précédemment, si votre solution inclut des fonctions d’enregistrement des encaissements, comme c’est le cas pour de nombreuses plateformes du marché, alors vous êtes concerné par ces impératifs.

Dans certains cas, la certification du logiciel de facturation/encaissement peut donc être exigée.

Si contrôle de l’administration fiscale, il faut alors fournir une attestation de l’éditeur du logiciel.

Dans le cas contraire, les entreprises concernées risquent une amende s’élevant à 7500 euros pour chaque système impliqué. Et si au bout de 60 jours elles n’ont toujours pas présenté le fameux certificat, alors la sanction s’applique à nouveau… et ça fait très mal au portefeuille 😱!

Évidemment, tous ces questionnements quant à l’obligation de l’utilisation d’un logiciel de facturation résultent aussi de l’arrivée à grands pas de la réforme de la facture électronique. Elle concernera toutes les organisations exerçant des activités B2B et assujetties à la TVA.

📆 Rappel du calendrier :

• 1er septembre 2026 : obligation d’accepter les factures sous format électronique pour l’ensemble des entreprises ;
• 1er septembre 2026 : obligation d’émettre les factures sous format électronique pour les grandes entreprises et les ETI ;
• 1er janvier 2027 : obligation d’émettre les factures sous format électronique pour les TPE et les PME.

💡 Pour en savoir plus sur cette réforme, consultez notre article dédié à l’obligation de facturation électronique B2B.

Une fois de plus, la réponse est non ❌.

En effet, les professionnels concernés par la réforme de la facturation électronique auront la possibilité de passer par un outil gratuit mis à disposition par l’État : le Portail Public de Facturation, ou PPF. S’apparentant à l’actuel Chorus Pro dédié aux entreprises collaborant avec le secteur public, il servira à déposer, consulter et gérer les documents.

💡 Notez que deux autres dispositifs feront leur entrée dans le cadre de la réforme de l’e-facture :

• la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) qui, à l’instar du PPF, permettra d’envoyer et de réceptionner les factures électroniques ;
• l’Opérateur de Dématérialisation (OD), qui agira comme un intermédiaire entre l’entreprise et le Portail Public de Facturation ou la Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

Mais au-delà des obligations légales, les logiciels de facturation présentent bien d’autres atouts. D’autant plus avec l’arrivée de la réforme sur la facture électronique qui alourdira encore davantage la charge mentale pesant sur les professionnels.

Parmi ces nombreux bénéfices, citons 👉

Le gain de temps résulte de l’automatisation de nombreuses tâches, automatisation qui évite tout simplement les manipulations chronophages.

💡 Par exemple, dès lors que les informations relatives à vos clients et à vos produits sont renseignées dans le système, il devient inutile de remplir tous les champs de la facture a la mano. L’ensemble des données est importable en un clic !

L’automatisation fait donc gagner du temps… mais elle réduit aussi considérablement le risque d’erreurs ! Par exemple en calculant automatiquement les montants, en appliquant les taxes appropriées, etc.

Et ceci est d’autant plus avantageux si vous êtes amené à traiter un volume conséquent de factures.

Par la centralisation des données au sein du logiciel, vous obtenez facilement de précieux insights.

D’ailleurs, certains logiciels fournissent des rapports et autres tableaux de bord, bien pratiques pour prendre des décisions éclairées 💡.

Un logiciel vous permet de suivre facilement les paiements en attente et d'envoyer des rappels automatiques aux clients en cas de retard, ce qui contribue à améliorer la gestion de votre trésorerie.

Il existe même des plateformes intègrant la possibilité de payer en ligne, gage d’une réception plus rapide de vos règlements !

Avec une solution de facturation, finis les documents élaborés de manière artisanale sur Word ou Excel.

Vous éditez des factures personnalisées et à l’allure parfaitement professionnelle, renforçant ainsi la confiance de vos clients.

La plupart des outils de facturation sont disponibles en mode SaaS, c’est-à-dire directement en ligne.

De cette manière, vous accédez aux informations sur vos factures depuis n'importe quel appareil connecté à internet, et continuez à gérer vos affaires même en dehors du bureau (lors de vos déplacements professionnels par exemple).

Convaincu et prêt à franchir le pas pour vous équiper d’une telle solution ?

Oui mais voilà, les outils de facturation abondent sur le marché. En plus de sélectionner de préférence un logiciel de facturation agréé par l'administration fiscale, voici quelques critères à considérer pour opérer votre choix :

• ✅ La couverture fonctionnelle. Elle doit prendre en charge l’ensemble de vos besoins spécifiques, sans pour autant que la solution ne se transforme en usine à gaz.
  
  
• ✅ La compatibilité avec vos autres outils de gestion, à l’image de votre logiciel de comptabilité.
  
  
• ✅ L’intuitivité et la rapidité de prise en main de la plateforme.
  
  
• ✅ Les tarifs. Évaluez les différentes options tarifaires afin de trouver celle qui promet le meilleur retour sur investissement. Notez qu’il est aussi possible de recourir à un logiciel de facturation gratuit.
  
  
• ✅ La qualité du support client. Il faut qu’il se montre aussi réactif et disponible que possible en cas de problème.
  
  
• ✅ L’évolutivité. Il convient d’envisager l'avenir de votre entreprise et d’opter pour une solution capable de s’aligner sur vos exigences en matière de facturation à mesure que votre entreprise se développe.

🛠️ Exemple de logiciel :

On peut citer Sellsy Facturation, une solution de facturation made in France qui a tout ce qu’il faut pour satisfaire les besoins des TPE et PME. Conforme à la loi anti-fraude à la TVA, elle comprend les fonctionnalités nécessaires pour simplifier au maximum vos processus : création en quelques clics de factures et devis, gestion de la facturation récurrente, rapprochement bancaire, reporting, etc. De plus, Sellsy vous prépare à la réforme de la facturation électronique en prenant notamment en charge le format Factur-X retenu par l’administration fiscale.

Au final, bien qu’on puisse croire le contraire, rien n’impose aux entreprises l’utilisation d’un logiciel de facturation. Qu’il s’agisse du respect de la loi anti-fraude à la TVA ou de la réforme de la facture électronique, il est tout à fait possible d’opérer via d’autres dispositifs.

Néanmoins, la possible confusion vient surtout du fait que ces outils simplifient grandement le respect des obligations légales qui incombent aux sociétés, ne serait-ce qu’en allégeant leur charge mentale. Moins de temps passé sur la saisie, moins d’erreurs, plus de professionnalisme… tout compte fait, la vraie question à se poser n’est pas “Est-ce que je dois obligatoirement utiliser un logiciel de facturation ?”, mais plutôt “Quelles sont les raisons pour m’en passer ?”. À bon entendeur 😉.