Devenir une entreprise collaborative ou disparaître ?
L’activité d’une entreprise collaborative se traduit par toutes les actions menées dans un objectif de compétitivité. Toujours à l’affût des nouveautés dans le domaine de la collaboration en entreprise, ne cherchez-vous pas vous-même à optimiser votre gestion de projet par tous les moyens (les meilleurs) ? Précisons ce qui marque la tendance actuelle : les nouveaux usages et la recherche de l’optimisation du travail en équipe encouragent l’entreprise à adopter une plateforme collaborative. Ne disparaissez pas tout de suite sans laisser d’adresse …
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Les enjeux majeurs de la transformation digitale
Le mot disruption est souvent utilisé pour qualifier la nouvelle opportunité digitale actuelle. Si la création de valeur apparaît comme une évidence aux yeux de certains DSI et dirigeants, une prise de conscience est souvent nécessaire pour appréhender tous les enjeux.
Constat en 4 repères clés :
1. La data science, ou la maîtrise des données, est en train d’enrichir en continu l’expérience client, la connaissance client et d’améliorer la relation client. Elle accélère également les différents process de travail dans tous les domaines (CRM, Social CRM, RH, marketing commercial, santé, gestion des risques, marketing digital, etc.).
2. Exploiter ce big data impose de réinventer les fonctions de l’entreprise pour casser le fonctionnement en silo métier. Pour ne citer qu’eux, la fonction RH, le responsable e-commerce, le DRH, l’agence de marketing digital doivent notamment repenser la gestion de projet pour lui donner plus d’agilité. D’un procédé de travail collaboratif émerge la productivité de l’intelligence collective, nous allons détailler ce point plus bas.
3. L’analyse des données (le big data) et la compétitivité des équipes reposent sur de nouvelles technologies et des systèmes d’information innovants. La capacité opérationnelle et rentable des collaborateurs à s'adapter à tous les enjeux en dépend.
4. Le levier le plus compétitif concerne la gouvernance de l’entreprise : une profonde mutation du top management s’impose avant tout pour évoluer des habitudes de travail verticales devenues anachroniques, vers un mode de collaboration horizontal. Le management collaboratif permet en effet de mettre en œuvre et d’orchestrer une chaîne de valeur compétitive sur le long terme. C’est en adoptant une conduite du changement que les décideurs des entreprises françaises (PDG, direction générale) peuvent convaincre, transformer et digitaliser l’organisation en une entreprise collaborative, plus performante.
Cette nouvelle donne impacte les grandes entreprises. L’appropriation des nouvelles méthodes de travail collaboratives et le tournant du virage technologique sont des questions de survie.
Pour faire face à la résistance au changement en interne, prendre l’initiative et mener sa transformation digitale en adoptant l’angle de la transition digitale se traduit comme une logique d’adaptation qui fait avancer tous les collaborateurs.
L’intelligence collective, facteur de compétitivité
Entreprise impliquée dans la vulgarisation des enjeux du travail collaboratif, Planisware édite un logiciel de gestion de projet en mode SaaS, Planisware Orchestra, qui donne la priorité à la coopération performante. A travers cette vision de l’intelligence collective, on observe une synergie de la collaboration qui fait avancer le travail individuel et collectif, mais on remarque aussi une création de richesse cognitive et stratégique pour l’entreprise.
L’intelligence et l’innovation technologique, omniprésente chez Planisware, agissent comme un mariage réussi et facilitateur en tous points. Visualisons les 3 principaux indices de compétitivité illustrant cette approche de l’intelligence collective :
1. Le management des organisations en mode collaboratif, versus une mobilisation pyramidale, permet à une équipe de travail de collaborer en mode projet par exemple, et ainsi de mieux s’organiser dans la gestion de leur projet en s’appuyant sur les nouvelles technologies que sont les outils collaboratifs.
2. Le partage de l’information et la gestion des connaissances en temps réel facilitent la coordination, renforce la réactivité, favorise la prise de décision et permet d’anticiper entre collaborateurs, mais également avec les clients ou partenaires.
3. L’interactivité de la communication augmente l’implication de toute l’entreprise au service de la relation client. Le partage d’expériences, d’idées et de compétences permet d’apporter les meilleures réponses aux clients en quête d’informations et de solutions sur mesure.
Fidéliser un client sur le long terme dépend de la capacité de l’équipe à résoudre le problème posé. Dans ce sens, Planisware Orchestra est un logiciel de gestion de projet complet qui permet de coopérer avec méthodologie, de renforcer la cohésion d’équipe, et de développer une intelligence économique à la fois humaine et technologique.
L’entreprise collaborative transforme la gestion de projet
Fini le silo métier isolé : les principes du travail collaboratif appliqués à la gestion de projet réveillent toute son agilité.
Le partage, 1er piller de la transformation
Partager des documents (et pouvoir les modifier en ligne), des connaissances, et échanger des informations en temps réel, c’est faire preuve de l’innovation participative qui fonde le socle d’une organisation agile. Au sein d’une plateforme collaborative, tous les acteurs d’un même projet sont en effet réunis. L’information et la communication sont alors facilitées pour fluidifier la connexion entre mise en œuvre opérationnelle et entité décisionnelle de l’entreprise. De la simple messagerie à la base de données collaborative, tout est accessible à tout moment par tous, pour consultation ou amélioration.
La gestion de projet agile
Les outils collaboratifs transforment les liens de hiérarchie car ils délivrent une vision globale et commune à chacun, au moyen d’indicateurs et de fonctionnalités dédiés à la gestion de projet. Les fonctions de partage de documents, de planification, de suivi et d’analyse, apportent une valeur ajoutée devenue indispensable au pilotage de projet : celles de Planisware Orchestra permettent notamment de gagner du temps, de maîtriser les charges, d’évaluer les ressources, de définir la viabilité des futurs projets stratégiques à mettre en place, et de mesurer l’efficacité de la collaboration.
Quels résultats pour les entreprises ayant mis en place un outil collaboratif ?
Pour 80% l’accès à l’information est simplifié.
Pour 60 % la gestion de projet est améliorée.
Source : Le Lab de Usages, centre de veille, de recherche et d’études sur les usages numériques.
Une productivité accrue des équipes
Quelques exemples parlent d’eux-mêmes :
- la messagerie intégrée permet d’échanger instantanément et réduit considérablement l’échange et le traitement d’emails,
- le partage d’agendas synchronisés centralise les rendez-vous et le planning de chacun en le rendant accessible depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone) pour répondre au travail en mobilité et collaborer de manière fluide entre équipes à distance,
- le suivi de la qualité des livrables est tracée en temps réel,
- les délais sont optimisés,
- les coûts diminuent.
Enfin, l’intégration d’une méthode de travail collaborative couplée à l’utilisation d’une plateforme collaborative améliore significativement le rendement par personne, ainsi que la motivation des équipes !
La productivité repose sur la plateforme collaborative
Si le travail en équipe est devenu l‘un des enjeux cruciaux pour favoriser la productivité, les grandes entreprises ne peuvent relever le défi de la compétitivité qu’au moyen de la technologie. Déployer des systèmes d’information tels que les solutions cloud apporte au final plus de simplicité de traitement de l’information, grâce notamment à la synchronisation. De manière générale, collaborer devient plus intuitif, plus rapide et plus efficient : c’est toute la vocation d’une plateforme de travail collaboratif.
En appliquant ces préceptes, l’éditeur du logiciel de gestion de projet en mode Saas Planisware Orchestra offre à ses utilisateurs une opportunité sans commune mesure.
Suite aux réunions annuelles du Club, l’éditeur a en effet lancé un portail web, c’est à dire un espace dédié, où le client se sent comme un poisson dans l’eau :
- l’utilisateur dispose de méthodes et de bonnes pratiques pour exploiter tout le potentiel de la plateforme de travail,
- il accède à un centre de documentation en ligne, avec des tutoriels vidéo, de multiples guides, et même des webinaires,
- il peut chatter et échanger avec d’autres contributeurs rencontrant les mêmes problématiques en s’appuyant sur une interface web intuitive,
- il propose ses idées d’évolution ou de création de modules, en fonction de ses propres besoins ; un système de vote priorise la mise en application des améliorations les plus demandées.
Afin de rester compétitive, l’entreprise collaborative doit capitaliser ces investissements d’avenir que sont l’intelligence collective et la plateforme collaborative. Dans ce contexte, Planisware Orchestra apparaît comme l’un des principaux acteurs déclencheurs de cette transformation digitale.
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