L'organisation du travail, un facteur clé pour l'efficacité et le bien-être

L'organisation du travail, un facteur clé pour l'efficacité et le bien-être

L’organisation du travail Par où commencer ? C’est en effet un vaste sujet, souvent abordé en entreprise avec l’évolution des pratiques managériales mais aussi avec le développement personnel.

Elle touche la structure dans sa collectivité, mais aussi chacun de ses salariés individuellement. La manière dont l’entreprise organise le travail a un impact sur son développement, sa pérennité, son image.
Mais la façon de s’organiser de chacun·e de ses membres influence directement sa réussite aussi.

Employeur·se, employé·e, nous allons aborder ces deux facettes de l’organisation du travail et vous parler des tendances pour vous aider à conjuguer flexibilité avec productivité.

Quel que soit votre poste, si vous avez un problème d’organisation et que vous ne parvenez pas à structurer votre temps de façon optimale et à gérer les priorités, vous trouverez ici des pistes de réflexion !

Sommaire :

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Qu’est-ce que l’organisation du travail ?

C’est la définition des tâches, leur attribution à des ressources humaines, leur planification et les méthodes et moyens mis en œuvre pour les réaliser.

Mais le cadre est plus large que cela, le concept touchant aussi à la définition de l’environnement de travail, des conditions de travail, de l’emploi du temps des salarié·e·s, leur répartition dans le bon service, etc., bref de l’organisation de la vie en entreprise.

🧐 Il y a là une double dimension : pour l’entreprise, il s’agit de concilier performance individuelle et performance collective. Au niveau de l’employé·e, il s’agit aussi, dans une certaine mesure, de concilier vie professionnelle et vie personnelle.

L’employeur optera pour une organisation du travail plus ou moins souple, avec horaires flexibles ou non, la possibilité de faire du télétravail, une hiérarchie bien marquée ou plutôt horizontale…

L’organisation du travail en entreprise

L’évolution sociologique de l’organisation du travail

L’évolution de l’organisation du travail dans le temps est flagrante et parallèle aux différents courants d’idées.

Les avancées sociales, les relations femmes-hommes, le rapport à l’autorité l’ont beaucoup modifiée, ainsi que certaines contraintes selon les époques.

Au début du XXe siècle, on parle d’une organisation scientifique du travail (OST), avec entre autres le Taylorisme de Frederick Taylor. Au cœur de ce courant, l’amélioration du travail par l’analyse des processus, mais aussi une division du travail à la fois horizontale (tâche par tâche selon les compétences) et verticale (hiérarchie très marquée). C’est l’apparition de la notion de pénibilité du travail.

Organisation du travail et industrie
© Freepik sur flaticon

Avec la révolution industrielle, notamment automobile, cela ne s’arrange pas : le maître mot est productivité ! Le Fordisme (d’Henry Ford) encourage toujours plus la division et le séquencement des tâches, en séparant la conception de la réalisation. Les gestes sont répétés, et entraînent la déqualification du travail. L’Homme est une machine à exécuter et travaille « à la chaîne ».

Ces différentes théories visent un rendement optimal et misent sur le cloisonnement et la spécialisation.

Puis, la crise économique de 1929, initiée par le krach boursier, amène le courant des relations humaines. Les travaux d’Elton Mayo cherchent à améliorer l’efficacité en production, via l’amélioration des conditions de travail. Il invoque « l’importance du climat psychologique sur le comportement des travailleurs ».

S’ensuivent l’apparition de structures coopératives et la valorisation du groupe. Puis l’élargissement des tâches confiées et la responsabilisation des ouvriers : plus de liberté et de confiance, et donc moins de contrôle par une autorité. D’après cette étude réalisée par Marie-Liesse Nimier, experte en formation et en pédagogie, « Le chef devient un guide qui anime, informe et oriente son équipe ».

Organisation du travail et ressources humaines
© Freepik sur flaticon

Ce qui nous amène aux années 1970 et au courant sociotechnique, inspiré des sciences humaines et sociales : pour que le travailleur soit productif, il doit être reconnu socialement, son environnement de travail doit être épanouissant et ses tâches variées.

Aujourd’hui, les progrès technologiques amènent d’autres opportunités pour la performance économique des entreprises :

  • la collaboration et l’engagement des salarié·e·s sont valorisés ;
  • le management devient participatif,
  • l’autonomie est recherchée, comme l’autorégulation,
  • la circulation de l’information est vectrice de productivité et de synergies.

Les tendances actuelles placent l’humain au cœur des stratégies et tendent vers plus de flexibilité et de polyvalence.

C’est pourquoi la gestion des ressources humaines est centrale dans la gestion d’une entreprise et de son organisation.

⚠️ Attention cependant : la dématérialisation virtualise les échanges professionnels, la machine prend de plus de plus de place, tandis que l’humain est en pleine quête de sens au travail.

L'organisation du travail demain
© France Stratégie

Les acteurs de l’organisation du travail

Les supports de l’organisation du travail

Tout d’abord, pour définir l’organisation du travail dans ses grandes lignes, que ce soit dans les domaines de la sécurité, de l’hygiène, des horaires ou encore de la discipline, la direction se repose entre autres sur :

  • la convention collective dont dépend son secteur d’activité, qui porte sur l’ensemble des thématiques du droit du travail ;
  • l’accord d’entreprise, structurant les conditions de travail et régulant les relations entre le personnel et l’employeur ;
  • le règlement intérieur qui définit les règles de vie plus précisément au sein de l’entreprise et aborde par exemple la question du télétravail ;
  • le contrat de travail qui fixe les règles pour chaque salarié individuellement, en reprenant les documents cités mais en précisant les exceptions et les applications particulières selon le poste.

La hiérarchie comme guide, ou leadership

Organisation du travail et leadership
© becris sur flaticon

La façon dont les responsables appréhendent l’organisation du travail influence directement la manière dont les équipes vont s’organiser au quotidien.

  • Ils posent un cadre, une base réglementaire.
  • Ils optent pour une culture d’entreprise plus ou moins souple.
  • Ils achètent ou s’abonnent à des produits ou services mis à la disposition des salariés (agendas, logiciels, fournitures diverses).

Tous ces éléments jouent tous un rôle déterminant dans l’organisation du travail au quotidien.

Mais de quels responsables parlons-nous ?

Il y a bien entendu la·le chef·fe d’entreprise. C’est la personne qui insuffle sa vision de l’entreprise, sa manière d’en aborder le pilotage, le management, les valeurs qu’elle souhaite véhiculer et les objectifs qu’elle souhaite atteindre.

Pour s’aider, elle s’appuie bien entendu sur les responsables de ses différents services, qui auront chacun·e·s une façon de manager, et des objectifs propres.

La direction des ressources humaines

Quand il y en a une, elle est au cœur de la mise en place de la politique de l’organisation du travail. La DRH met en place des actions au niveau :

  • du recrutement,
  • de la définition des fiches de poste, avec les responsables des services concernés le cas échéant,
  • de la formation,
  • de l’onboarding, l’accueil et l’orientation des nouveaux employés,
  • de la communication RH,
  • de la gestion des compétences,
  • de la gestion du temps : congés, horaires, présence, etc.

Un management participatif

En outre, comme souligné plus haut, chaque service peut aussi avoir sa propre organisation en interne.

Par exemple, le service Recherche et Développement peut adopter une organisation basée sur la méthode agile Scrum et fonctionner en « sprint ».

Organisation du travail et méthode agile
exemple de tableau Kanban utilisé lors des sprints © Aubry conseil

Cette organisation à la fois souple et cadrée vise à répartir les tâches dans un temps prédéfini et réaliser des contrôles réguliers de l’avancement et de la qualité, pour ajuster les actions à planifier sur le sprint suivant.

Pour un fonctionnement optimal, chaque service adopte une organisation adaptée et communique en toute transparence avec les autres. Par exemple : le service marketing est en réunion tous les lundis à 9 h pour faire un point sur les actions à mener, il ne peut être dérangé.

Enfin, il est évident de chaque salarié·e, membre d’une équipe ou non, est responsable de la gestion de ses tâches, de son propre temps, en accord avec les objectifs communs et définis. Plus ou moins autonome, elle·il peut être amené·e à rendre des comptes et à témoigner de l’avancement de son travail.

Une notion de flexibilité de plus en plus prégnante

Organisation du travail et flexibilité
© Shutterstock

On en parle beaucoup, mais de quoi s’agit-il ?

Aujourd’hui, la flexibilité d’une entreprise repose souvent sur une organisation apprenante : elle adapte son fonctionnement grâce aux informations qu’elle récolte, notamment le feedback de ses collaborateurs, très impliqués, et à une veille sociale sur les nouvelles pratiques dans le monde du travail.

Mais comme toute pratique, la flexibilité doit être définie, cadrée et ses conditions clairement énoncées.

Les enjeux d’une bonne organisation du travail

Une bonne organisation du travail, et une bonne communication des règles autour de celle-ci, répondent à plusieurs enjeux :

  • la division, la coordination et le contrôle du travail ;
  • la visibilité et donc le suivi du travail et des missions de chacun·e ;
  • la collaboration entre salarié·e·s, au sein d’un service et entre plusieurs services ;
  • l’encouragement à l’autonomie et la responsabilisation ;
  • la favorisation de l’innovation ;
  • la définition de règles communes pour tous ;
  • la productivité des équipes et donc la rentabilité, la réduction des délais et des coûts ;
  • le respect d’une politique orientée QHSE pour de bonnes conditions de travail ;
  • la croissance financière et structurelle de l’entreprise ;
  • la veille au bien-être au travail et à la motivation des équipes.

Une organisation évolutive

67 % des salariés interrogés désirent pouvoir bénéficier de nouvelles méthodes de travail (organisation du temps et de l’espace de travail, modes de collaboration au sein des équipes).

Source : étude CBRE-Le Moniteur décembre 2018

☝️Il ne faut pas perdre de vue que l’organisation du travail d’une entreprise dépend de sa structure, son secteur, sa taille et sa culture d’entreprise. Ainsi, un grand groupe historique n’a certainement pas la même vision ni la même politique sur l’organisation du travail qu’une jeune start up.

Avec le développement d’une structure, un réajustement de l’organisation du travail peut aussi s’avérer nécessaire, dans le respect des accords collectifs et d’entreprise, mais aussi dans un esprit de bienveillance quant aux attentes des collaborateurs.

D’après Catherine Lainé, Directrice de projets et spécialiste des enjeux RH chez Cegos, acteur de la formation professionnelle et continue :

« Pour transformer leur organisation, les entreprises doivent passer par une phase intermédiaire durant laquelle on ne perçoit pas encore les bénéfices de la transformation : l’organisation, les postes de travail, les modes de collaboration et les lignes hiérarchiques évoluent, sans que cela ne soit encore totalement stabilisé. De ce flottement peut naître une incertitude, voire une résignation. »

Quelques indicateurs d’une organisation du travail satisfaisante

La qualité de l’organisation du travail est mesurable de plusieurs façons, notamment avec :

  • l’engagement de vos collaborateurs ;
  • la fluidité de la circulation, du partage de l’information ;
  • les relations de travail entre collègues ;
  • le climat, le dialogue social ;
  • le contenu des missions et leur juste répartition ;
  • l’environnement de travail physique ;
  • le degré d’autonomie et de responsabilité accordé aux salariés ;
  • la conciliation de la vie professionnelle avec la vie personnelle ;
  • le respect de l’égalité professionnelle.

Des indices plus négatifs peuvent également être pris en compte comme le taux d’absentéisme ou d’accidents du travail, le turn-over, etc.

Organisation du travail : facteur de stress
© extrait de l’Observatoire 2018 de Cegos

L’organisation du travail en pratique

Pourquoi être bien organisé·e ?

Selon la flexibilité et le degré d’autonomie que votre structure vous accorde dans la gestion de vos missions, et selon les moyens et les outils mis à votre disposition, vous allez adopter une organisation en conséquence, plus ou moins efficace.

Bien entendu, cela dépend aussi de votre personnalité, de vos aptitudes personnelles, de votre façon de dissocier vie pro et vie perso, etc.

Une chose est sûre : la gestion du temps est centrale. Et l’environnement de travail déterminant. L’objectif étant de ne pas être débordé, et de trouver le juste équilibre entre charge de travail et qualité du travail effectué.

L’enjeu pour l’employeur, en plus d’augmenter la productivité de ses équipes ? Fidéliser ses recrues, attirer les talents et les mobiliser pleinement autour de ses objectifs.

Les tendances : vers la qualité de vie au travail

Les pratiques sont nombreuses. Et toutes ne correspondront pas à votre poste ou à votre entreprise. Mais nous pouvons dégager quelques tendances intéressantes et vous donner quelques conseils.

No 1 : L’ergonomie de votre poste de travail

Pour être organisé·e et efficace, mais aussi pour pallier les risques professionnels, comme les troubles musculosquelettiques ou les risques psychosociaux, l’environnement physique est très important : position et qualité du matériel informatique, confort de la chaise de bureau sur laquelle vous serez assis·e au moins 7 h par jour… pour être bien dans sa tête, il faut être bien dans son corps.

L’organisation du travail n’est pas qu’une affaire de temps, c’est aussi une affaire d’espace.

No 2 : Le télétravail

Selon Dares analyses, il y aurait 1,8 million de télétravailleurs en France, soit 7 % des salariés.

Le télétravail s’impose comme une nouvelle forme d’organisation qui a de nombreux mérites ; l’employé·e :

  • organise son temps de travail, dans le respect des conditions de travail établies par l’employeur,
  • gagne du temps sur les déplacements,
  • travaille dans un environnement familier et confortable, calme.

Le télétravail est idéal dans les périodes nécessitant un fort besoin de concentration, surtout pour les personnes évoluant en open space. Mais il fonctionne mieux pour certains métiers (par exemple la rédaction, la traduction, le graphisme...).

Si les femmes télétravaillent presque autant que les hommes, la situation familiale joue sur le recours à ce mode d’organisation du travail.
Le télétravail régulier est également plus fréquent dans les aires urbaines denses, où les temps de trajet domicile-travail sont les plus longs.

Source : Dares analyses 2019 pour travail-emploi.gouv.fr

Organisation du travail et télétravail
© Freepik sur flaticon

No 3 : L’open space

Il peut être bénéfique pour décloisonner les équipes, les faire interagir… attention cependant à établir des règles de bien-vivre ensemble pour que cela ne soit pas contre-productif : dédier un espace pour passer les appels, une pièce pour faire les pauses, etc.

Comme le télétravail, il n’est pas adapté à tous les métiers ni à tous les postes, notamment ceux qui nécessitent beaucoup de concentration ou de confidentialité.

No 4 : La délégation des tâches

C’est une pratique sous-estimée : par périodes, si vous êtes débordé·e ou vous sentez dépassé·e, vous pouvez déléguer une tâche à un collègue. Votre responsable vous aidera pour celle où vous rencontrez des difficultés, votre homologue sur toute autre, à condition d’avoir du temps disponible.

Il s’agit juste d’oser reconnaître son blocage, de rendre la pareille dès que possible, et de faire confiance !

No 5 : Le coworking

Si vous êtes freelance, songez au coworking. Il facilite la création d’un réseau et permet de ne pas se sentir isolé·e, de profiter de l’expertise d’autres professionnel·les, de découvrir de nouveaux outils et d’autres façons de travailler. Être indépendant·e ne veut pas dire travailler seul·e.

Organisation du travail et coworking
© Freepik sur flaticon

No 6 : La planification prudente

Vous avez envie d’en faire un maximum. Vous ne voulez pas voir s’empiler des dossiers sur votre bureau. Il faut malgré tout que vous vous laissiez des plages horaires libres dans votre agenda pour répondre aux urgences et aux imprévus, ou aux tâches qui prennent plus de temps que ce que vous, ou votre manager, aviez estimé. Et cela arrivera !

Organisation du travail : surcharge

No 7 : La fin du multitasking ☞ une tâche à la fois

Faites une seule chose à la fois pour ne pas vous éparpiller et justement, prendre plus de temps que nécessaire. Et alternez les types de tâches pour casser la routine ; votre cerveau a besoin d’être stimulé. C’est fini le travail à la chaîne !

No 8 : L'importance de la priorisation

Selon Ronan Berthelot, consultant et auteur de Journée efficace, il faut séparer les tâches courantes des objectifs de fond : « Nous avons tendance à intégrer les tâches courantes dans notre emploi du temps sans nous demander s’il y a un intérêt réel à les exécuter ».

Les tâches secondaires sont simplement repoussées, parfois elles deviennent même inutiles.

No 9 : La coupure avec toute source de distraction

Téléphone, chat, boîte mail… vous dites avoir besoin de concentration mais jetez un œil à votre mobile à la moindre notification ? Les messages peuvent bien attendre la pause. Les interruptions répétées vous font perdre un temps précieux et ajoutent du stress à votre journée déjà bien remplie.

Organisation du travail pour être zen

No 10 : Les bienfaits de la pause

Loin d’être une perte de temps, elles accordent de l’espace à votre cerveau pour digérer ce qu’il vient de lire, d’apprendre, prendre du recul sur le travail fraîchement accompli, réaliser un oubli éventuel, et simplement… faire une transition, se divertir pour mieux attaquer la suite. Ne pas en faire, c’est justement perdre du temps, de la concentration et de la motivation.

No 11 : Stop à la réunionite aiguë

Nous passons entre 3 et 6 semaines par an en réunion. Outre la perte de temps, il y a le nombre de personnes conviées qui n’ont pas lieu d’être et la sursollicitation de certaines qui y passent leur vie, et cela pour des résultats parfois peu probants. Ayez recours aux réunions chronophages le moins souvent possible et calez-les sur des horaires encourageant la concision (avant la pause déjeuner ou en fin de journée).

No 12 : Adoptez les bons outils

Agenda, gestionnaire de tâche, application pour la prise de notes, espace de stockage et de partage des documents, CRM, les bons outils peuvent faire gagner un temps précieux.

L’important est qu’ils correspondent aux besoins de ceux qui s’en servent (la direction doit laisser les utilisateurs potentiels les choisir et les tester), et qu’ils répondent à un usage à la fois individuel et collectif.

69 % des professionnels considèrent que l’évolution des outils technologiques mis à leur disposition (digitalisation des process, cloud, outils ou équipements connectés…) est nécessaire à l’amélioration de leur travail au quotidien.

Source : étude CBRE-Le Moniteur — décembre 2018

La technologie au service des nouveaux usages

Les logiciels en mode SaaS, sur abonnement, à la carte, modulables, sont dans l’air du temps. Flexibles, évolutifs, ils répondent aux nouveaux besoins des entreprises, que ce soit en management ou en exécution.

Ressources humaines, gestion de projet, comptabilité, gestion commerciale ou encore communication interne, de nombreuses solutions existent pour vous aider à mieux vous organiser et avoir une visibilité sur le travail accompli, les objectifs, les ressources à disposition.

Organisation du travail : outils
© Freepik sur flaticon

Par exemple, un réseau social d’entreprise (RSE) donne un espace à vos collaborateurs pour échanger en temps réel de la documentation, des informations et des connaissances, dans un esprit d’intelligence collective. La tendance est au décloisonnement.

Un gestionnaire de tâches vous permet de lister tout ce que vous avez à faire, d’indiquer des priorités, des sous-tâches dépendantes, et de les attribuer au bon collaborateur. Le planning est alors visualisable par personne et par équipe, afin de voir l’avancement de tous et d’envisager des ajustements.

Un CRM adapté assure la centralisation de toutes les données clients pour les équipes commerciales, marketing, support, qui bénéficient ainsi de toutes les informations à jour pour organiser de façon pertinente les prochaines actions.

Les possibilités sont infinies. Recherchez les défauts organisationnels au sein de votre structure ou dans votre travail quotidien. Quels sont les facteurs de stress ? Les points bloquants ? Parfois, avec un minimum d’investissement dans le bon outil, adapté au besoin et au type d’entreprise, le gain en temps, et donc en argent, est indéniable.

💡 Consultez notre annuaire et notre magazine pour trouver des idées pour optimiser votre organisation, et tester quelques solutions en version d’essai. Vous n’avez rien à perdre, tout à gagner !

Organisation au travail et efficacité

Pour une qualité de vie au travail compatible avec la productivité et les stratégies de l’entreprise, une réelle réflexion sur l’organisation du travail, collective et individuelle, est indispensable.

C’est la synergie des forces de travail d’une entreprise, mais aussi leur faculté à s’organiser en autonomie, qui garantissent son succès… À condition de s’en donner les moyens.

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