TOP 5 des logiciels de gestion de projet gratuits

Gestion de projet : les logiciels gratuits
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3 avis

Les logiciels de gestion de projet gratuits sont de plus innovants et de moins en moins limités. De fait, ils prennent une place légitime dans les comparatifs d'outils de gestion de projet réalisés par les chefs de projets et les managers. Que vous soyez développeur, marketeur, commercial ou créatifs, ces logiciels vont vous permettre d'être beaucoup plus productifs et moins stressés. Vous êtes limité par le temps et votre budget ? Pas de panique, il y a des dizaines de logiciels gratuits de gestion de projet dont voici une sélection réduite aux meilleurs. Retrouvez également tous les logiciels de gestion de projet sur appvizer.

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Différence entre logiciel gratuit et Open Source

Contrairement à la pensée générale, "Open Source" ne veut pas dire "gratuit". Ce terme veut dire que chacun peut disposer librement du logiciel et de son code source. En revanche l'hébergement, l'installation, la maintenance et les mises à jour sont à la charge de l'utilisateur. Ces derniers points nécessitent des serveurs et de personnes compétentes pour disposer du logiciel. Vous pouvez évaluer ce coût à plusieurs centaines voir milliers d'euros par an.
Les logiciels gratuits peuvent être de type libre ou propriétaire. Ils sont mis à votre disposition sans frais avec des limitations ou des contre parties comme la possibilité de disposer de vos données à des fins publicitaires.

Avantages et inconvénients des logiciels gratuits

Les outils Web gratuits de gestion de projet permettent à de très nombreuses entreprises de se structurer sans coût. Cependant ils ne sont pas totalement parfaits. Voici les avantages et inconvénients majeurs de ces outils : 

Avantages

  • Ils sont gratuits
  • Ils apportent de la méthode et de la structure immédiatement

Inconvénients

  • La contrepartie de la gratuité est souvent cachée
  • La sécurité et la confidentialité des données n'est pas garantie
  • Les fonctionnalités sont souvent limitées
  • Le nombre d'utilisateurs est souvent limité
  • Le support technique et le support utilisateur n'est pas inclus

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Pourquoi et comment choisir un logiciel gratuit

Opter pour un logiciel gratuit vous permet de coordonner vos équipes et structurer un projet sans coût de démarrage. Pour autant, cela ne veut pas dire qu'il n'y en aura pas par la suite car les éditeurs de ces solutions feront tout pour que vous preniez une version payante en limitant la version gratuite.
Les logiciels gratuits de gestion de projet sont donc limités c'est pour cela qu'il faut calibrer votre besoin avant même de les tester. Voici quelques points essentiels à prendre en compte dans votre sélection :

  • Quelle est votre exigence par rapport à la confidentialité de vos données ?

Les éditeurs ne garantissent pas que vos données ne seront jamais perdues, endommagées ou revendues dans le cadre de solutions gratuites. Si cela ne vous arrête pas alors vous pouvez partir sur des outils gratuits. Si cela est un frein privilégiez un logiciel Open Source à héberger sur vos serveurs.

  • Gestion de tâches ou gestion de projets ?

Un gestionnaire de tâches suffit souvent pour des équipes marketing et commerciales agiles. Les notions de temps passé, budget, Gantt ne sont pas pertinentes contrairement au fait d'assigner des tâches à ses collaborateurs ou à soi. D'un autre côté les gestionnaires de tâches sont trop limités pour de vrais projets informatiques. Impossible par exemple de réaliser une facturation, de créer des jalons, d'intégrer une méthodologie de Project Management. Dans ce cas des solutions comme Zoho ou Bitrix24 (alternatives gratuites à MS Project) sont à privilégier.

  • Avez-vous un besoin de planification ou de collaboration ?

Travailler en mode projet ne veut pas forcément dire planification de projet. Dans beaucoup d'équipes Agile il s'agit avant tout de centraliser l'information pour collaborer et faire avancer tous ensemble un projet. La planification de projet consiste à décomposer toutes les variables et les étapes d'un projet afin de construire un rétro-planning. En Project Management, la planification permet de maîtriser la livraison d'un projet.

  • Vers quoi voulez-vous évoluer ?

La question de l'évolution de votre besoin est à soulever tout de suite. En effet, si votre logiciel gratuit vous bloque dans l'évolution de votre organisation alors il faudra migrer vos données vers un logiciel plus adapté. La migration est alors très complexe, longue et de fait coûteuse sans garantie de pouvoir migrer l'intégralité de vos données.

  • Combien d'utilisateurs et combien de projets ?

Les limitations des logiciels gratuits de gestion de projet portent souvent sur les fonctionnalités mais pas que. Zoho Project limite par exemple la version gratuite à 1 projet. D'autres logiciels comme Asana limitent l'utilisation gratuite à un nombre d'utilisateurs. Prenez le scénario les plus exigeants (ex: 5 projets parallèles et 30 utilisateurs maximum) et regardez quel en sera le coût à ce moment là.

Les logiciels de gestion de projet gratuits

La sélection proposée tient uniquement compte des logiciels en ligne (aussi nommés logiciels SaaS et Cloud) car les logiciels installés localement ne permettent pas les usages collaboratifs indispensables à une gestion de projet efficace :

Classement général

Classement Logiciel Atout principal
1 Zoho Project Rapport qualité prix
2 Bitrix24 Couverture fonctionnelle
3 Redmine Open Source
4 Trello Visualisation et collaboration
5 Asana Gestion de tâches

1. Zoho Project : gestion de projet complète et gratuite

Zoho Project : tableau de bord de projet

Zoho est un éditeur qui offre une batterie très complète d'outils en ligne à des tarifs défiant toute concurrence. Zoho Project en est le parfait exemple : l'offre gratuite permet à un nombre illimité d'utilisateurs de travailler sur un (et un seul) projet avec toutes les fonctionnalités indispensables. Parmi elles on compte la gestion de tâches, de documents, les ressources humaines, les budgets, la gestion des temps, etc. Zoho ne s'arrête pas là : il dispose d'intégrations avec MS Project, G Suite et DropBox. Zoho espère que vous serez amené à passer à la version supérieure à 25$ /mois dès lors que vous souhaiterez créer un second projet. Même à ce prix Zoho Project est le logiciel en ligne le moins cher du marché grâce à ses développements réalisés en Inde.

2. Bitrix24 : gratuit pour un nombre illimité d'utilisateurs

Gestion de Projet avec Bitrix24 : l'outil gratuit et en ligne de gestion de projet

Bitrix24 est utilisé par plus de 2 millions d'entreprises et organisations dans le monde. Ce succès s'explique par la quantité de fonctionnalités gratuites et pertinentes qui s'adressent à tous les collaborateurs d'une entreprise car Bitrix24 n'est pas uniquement un outil de gestion de projet ; C'est un RSE, un CRM, un gestionnaire de documents, des agendas, une messagerie, des outils RH, etc. Bitrix24 est gratuit pour un nombre illimité d'utilisateurs sachant toutefois que ses fonctionnalités sont largement bridées dans cette version : pas de champs personnalisables, pas de gestion des temps, uniquement 5 dépendances entre les tâches, etc. Au delà de ces limites et de la confidentialité des données relativement floue, Bitrix24 permet de piloter efficacement des projets sans dépenser 1 centime. La première version payante est à 39$ /mois toujours pour un nombre illimité d'utilisateurs ce qui met l'américain quasiment sur le même plan que son concurrent Zoho Projet.

3. Redmine : le logiciel de gestion de projet Open Source

Redmine : gestion de projet Open Source

Redmine est une solution Open Source. Le logiciel est gratuit, mondialement reconnu et offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour travailler en mode projet quelque soit la configuration de votre équipe. Attention cependant : Redmine nécessite d'être hébergé sur vos serveurs et d'être maintenu par une équipe compétente (sauvegarde, sécurité, SSL). Son utilisation n'est donc pas gratuite du fait des coûts de fonctionnement engendrés. Le logiciel convient particulièrement aux développeurs mais son usage est adapté à tous les types de projets. Redmine est apprécié pour sa simplicité, la personnalisation des formats de tickets et des workflows. En revanche les utilisateurs lui reprochent son interface austère (il existe cependant des thèmes) et sa rigidité : pas de glisser-déposer ou de priorisation relative des tâches pour le moment or les usages sont au coeur d'une gestion de projet efficace.

4. Trello : l'outil le plus visuel et le plus collaboratif

Gestion de projet avec l'outil en ligne et gratuit Trello

Trello a compris que la gestion de projet passait avant tout par la collaboration et la visualisation de l'avancement des tâches en cours. Comme le montre la capture d'écran ci-dessus, Trello permet de créer des projets qui prennent la forme de tableaux en plusieurs colonnes (personnalisables). Dans chaque colonne se trouvent les tâches ou les idées (visualisées sous forme de cartes) que les collaborateurs font avancer de gauche à droite au fur et à mesure de leur avancement. Trello est entièrement gratuit dans sa première version et dispose d'une application mobile très bien conçue. En revanche cette version gratuite pose un problème de confidentialité et de sécurité des données. L'éditeur avoue lui-même proposer "Plus de sécurité" dans l'offre payante. Enfin Trello s'apparente plus à un gestionnaire de tâches qu'un outil de gestion de projet dans le sens où il fait l'impasse sur la gestion des coûts, des temps, des budgets et les fonctions d'administration.

5. Asana : le gestionnaire de tâches collaboratif des startups

Gestion de projet gratuite avec Asana

Asana est un excellent outil de gestion de tâches qu'il est possible de répartir dans plusieurs projets. La version gratuite est si complète qu'il est inutile pour la plupart des entreprises de passer à la version payante. Asana permet avant tout de répartir les tâches à faire entre tous les collaborateurs, de collaborer, échanger dans le but de travailler plus efficacement. Chacun sait ce qu'il a à faire en arrivant au bureau ou en sortie de réunion : fini les to-do list sur le coin du bureau ou les réunions qui ne débouchent pas sur des actions concrètes. Asana pose en revanche quelques problèmes d'usage comme la suppression trop facile de tâches (avec impossibilité de récupération) ou l'impossibilité de personnaliser les champs des tâches. Asana est donc excellent pour la gestion de petits projets collaboratifs mais ne permet pas de gérer des projets complexes.

Logiciels hors classement

Excel : la flexibilité avant tout

Gestion de projet avec Excel : diagramme de Gantt

Excel n'est pas gratuit, mais dans la mesure où la quasi totalité des entreprises disposent de ce logiciel, nous pouvons considérer que son coût est nul. Excel a le bénéfice de ne pas ajouter de nouvel outil et de pouvoir faire quasiment tout ce que vous souhaitez. En contre-partie, Microsoft Excel n'est pas suffisamment structurant pour piloter rigoureusement un projet. En effet, même en partant d'un modèle Excel de gestion de projet, les risques d'erreurs ne sont pas inévitables (calcul des disponibilités, marges, coûts, temps). Par ailleurs les suppressions d'items n'ont pas de garde-fous et la traçabilité des actions est inexistante. Microsoft Excel est donc conseillé pour de petits projets à condition de partir sur un modèle éprouvé ainsi qu'en phase de cadrage de projet. L'outil permet de collaborer à plusieurs pour dégager rapidement la Big Picture du projet.

BubblePlan : le français

Bubble Plan est un outil français qui propose à ce jour 4 éditions dont la première est totalement gratuite. Elle conviendra aux personnes travaillant seules sur un projet unique qui pourront en outre offrir un accès en lecture à leur collaborateurs/clients. Bubble Plan vous permet donc de mettre le pied à l'étrier de la gestion de projet sans y investir de l'argent. Les fonctionnalités limitées vous pousseront cependant à passer rapidement à une offre payante.

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Conclusion

Les logiciels gratuits de gestion de projet permettent de mieux s'organiser et collaborer sans solliciter de budget. Les éditeurs limitent cependant les fonctionnalités et les services associés ou exploitent les données des utilisateurs à des fins publicitaires pour générer des revenus. On distingue clairement deux types de logiciels : les gestionnaires de tâches qui répondent à des problématiques de collaboration et les outils de gestion de projet qui répondent à des problématiques de planification. Entre logiciel payant et gratuit une troisième option émerge avec les logiciels Open Source qui nécessitent cependant des compétences techniques pour installer et maintenir le logiciel à jour.

Commentaires

Portrait de Doki

Dokidocs : Gestion de projet Collaboratif

4
Il existe aussi la solution Dokidocs.com, très puissant et simple à utiliser. Il regroupe les fonctionnalités (Kanban) de Trello pour gérer les tâches d'un projet. Son côté collaboratif, nous permet de gérer les différents collaborateurs dans le projet. 

Je l'utilise depuis quelques mois pour gérer mes projets pour mon entreprise (AutoEntrepreneur). En plus, l'équipe est trés réactive, Dokidocs est une solution qui évolue vite ;-)


 
Portrait de BERNARD

Le titre de l'article est trompeur

5
Le titre de l'article est trompeur car aucun des logicels listés n'est réellement gratuit.
Ce ne sont que des version très limitées qui sont non payantes.
Et Excel n'a jamais été gratuit (même si son usage n'ajoute pas de cout d'utilisation si on le possède déjà).
Pourtant il existe de vrais outils vraiement gratuits qui couvrent un large spectre du périmètre de la Gestion de Projet (et pas que les tâches comme Trello) : regardez du copté de RedMine, Open Proj ou ProjeQtOr
Portrait de Fabien Paupier
appvizer expert
Bonjour Pascal,
Merci pour ce commentaire très juste. Les limites des logiciels gratuits sont d'ailleurs précisées dans les explications. Je vais aller jusqu'au bout en précisant qu'un "logiciel gratuit" ça n'existe pas. Redmine que vous citez par exemple est Open Source. Rien que son hébergement représente un coût donc et je ne parle pas du coût de maintenance (sauvegardes, sécurité, SSL, mises à jour). Au final, pour une petite équipe de 5 personnes, Redmine est plus coûteux qu'un logiciel SaaS comme Zoho project dans sa version payante.

Information : l'article a été mis à jour en positionnant Redmine en 3e position de ce classement.
Portrait de HENNION

Toute mesure gardée...

5
Pour rebondir sur le post de Pascal et le retour pertinent de Fabien, je suis assez d'accord avec le sens de l'article.

Il s'agit là de logiciels offrant une vraie partie gratuite et non d'outils qui sous prétexte d'un test gratuit limité dans le temps basculent ensuite vers un mode payant obligatoire.

En effet, pour notre part, chez Bubble Plan, tout n'est pas gratuit, notamment l'aspect collaboratif ou les tableaux de bord. Mais la plupart de nos fonctionnalités le sont et permettent sans aucun souci une planification et une gestion de projet digne de ce nom.

Le prix reste un élément qui ne doit pourtant pas se suffire à lui même  pour faire le bon choix.
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