Trois leviers de dématérialisation à activer en 2017 !

Trois leviers de dématérialisation à activer en 2017 !
iExtranet
Prix sur demande
5

iExtranet

Echange de fichiers en interne et en externe
Démonstration
Jamespot
5 €
5

Jamespot

Votre métier dans votre Réseau Social d'Entreprise
30 jours gratuits
Oodrive Sync
9 €
5

Oodrive Sync

Synchronisation de fichiers entre tous vos terminaux
1 mois gratuit

Au coeur des actualités GED depuis quelques années, la dématérialisation est un enjeu majeur pour les entreprises, aussi bien dans le public que dans le privé, en terme de gestion électronique des documents. Initiée par les instances légales, la dématérialisation des documents, dite « demat », et l’archivage électronique sont d’intérêt général pour la société tout en représentant un facteur de compétitivité décisif pour chaque entreprise.

Vous avez tout intérêt à dématérialiser

La dématérialisation comme obligation légale

On sait les bienfaits du no paper d’un point de vue écologique. Cependant, les enjeux sont plus larges encore. Une directive européenne est à l’origine de l’impulsion d’une dématérialisation progressive dans la sphère des échanges économiques et administratifs. En France, son application s’est traduite par l’adoption de la loi LME – loi de modernisation de l'économie – dite Loi Macron. Elle fixe le cadre des obligations légales entrant en vigueur en ce sens : à horizon 2020, l’ensemble des entreprises seront concernées. Le calendrier des échéances se répartit en fonction de la taille de chacune.

La dématérialisation comme progrès technique

Si l’on peut aujourd’hui se dispenser de la version papier dans nombre de démarches, c’est grâce à un ensemble d’avancées technologiques. À commencer par le XML (eXtensible Markup Language) : ce langage informatique de balisage, à présent largement répandu, qui facilite les échanges de données textuelles. L’EDI (échange de données informatisées), et les possibilités de signature électronique et d’accusés réception ont également permis de substituer la version numérique à la version papier. On exporte au format pdf les documents que l’on souhaite transmettre, et l’on est à même de vérifier leur délivrabilité.

La dématérialisation comme gain opérationnel

Le papier impliquait de classer, trier, stocker. Des classeurs volumineux venaient vite s’accumuler, prenant de la place. Or l’espace pour les conserver représente en lui-même un coût. Quant à leur durabilité, elle est tout sauf évidente : le papier s’abîme. Les risques de dégâts matériels (feu, inondation) ne sont pas exclus. Par ailleurs, il est devenu classique de scanner les documents, doublant ainsi le stockage papier d’une trace numérique. Sachant qu’avec les procédés de cryptage, le niveau d’exigence en sécurisation et protection des documents a atteint des niveaux élevés, il devient de plus en plus nécessaire d’avoir rcours à l’archivage électronique : le gain en termes de coût, d’espace, de manutention manuelle et de sécurité est immédiat.

Trois leviers de dématérialisation pour votre entreprise

La dématérialisation des documents : archivage facilité

La GEDgestion électronique des documents – est une avancée colossale en matière d’échanges internes à l’entreprise. Elle favorise le travail collaboratif : sur les logiciels d’entreprise en mode SaaS (Software as a Service), l’enregistrement des supports de travail dans le Cloud permet la synchronisation en temps réel de documents partagés. Si bien que les équipes de travail, ou les services, accèdent simultanément à un socle d’informations unifiées et ont la possibilité d’intervenir chacun dessus tout en visualisant les modifications apportées par leurs collaborateurs.

La dématérialisation des formalités

Côté échanges administratifs, la dématérialisation apporte une vraie fluidité. Tout ce qui relève des RH (ressources humaines), de l’émission des fiches de paie jusqu’à la préparation des entretiens annuels, est concerné. Les logiciels SIRH (système d’informations des ressources humaines) en mode SaaS, proposent des interfaces communes aux collaborateurs et au service RH. Les demandes de congés, les justificatifs d’absences, les notes de frais… tous les aspects gestion y sont facilités. Et le processus de validation est dès lors raccourci.

La dématérialisation fiscale et comptable : paiement en ligne et facture électronique

À l’image des bulletins de paie, les factures n’ont aucun besoin d’être éditées en version papier. La facture électronique est respectueuse pour l’environnement d’une part, et plus efficace en backstage d’autre part, notamment pour l’archivage. Aussi l’État donne-t-il le ton en imposant à toute entité publique l’acceptation de la facturation électronique. C’est le logiciel Chorus qui a porté ces changements au sein des organismes publics, et JVS Mairistem pour ce qui relève des collectivités locales. Les fournisseurs auront à terme l’obligation de facturer ainsi grâce à la dématérialisation des factures. C’est déjà aujourd’hui un critère pouvant jouer dans l’attribution des appels d’offre. Fiscalement à présent, la démarche est la même. Le code général des impôts incite à la dématérialisation fiscale, prévoyant un délai de paiement plus long au bénéfice du paiement en ligne. De même, les organismes de sécurité sociale, type RSI ou Urssaf, parlent de « démat » et ont des consignes en ce sens.



La dématérialisation représente une valeur ajoutée à intégrer au fonctionnement de votre entreprise. Les TPE (très petites entreprises), au même titre que les PME (petites et moyennes entreprises), ont énormément d’avantages à en tirer. L’automatisation des tâches que cela permet, associée aux gains de temps, d’espace de stockage et à la fluidité des échanges, sont des vecteurs de productivité de premier ordre. Au-delà du cadre légal, qui en lui-même est déjà une raison suffisante, les entreprises ont tout intérêt à activer les leviers de la dématérialisation au sein de leurs procédures quotidiennes.

ShareFile by Virtuelbureau
6,5 €

ShareFile by Virtuelbureau

Partage, sauvegarde et synchronisation de fichiers
30 jours gratuits
WeSend
Prix sur demande

WeSend

Envoyer des fichiers volumineux de manière sécurisé
Inscription Gratuite
Taskworld
55 $

Taskworld

Finir son travail, partage d'idées, atteindre ses objectifs
14 jours gratuits

Ajouter un commentaire