Gérer la comptabilité d'une association

Gérer la comptabilité d'une association

Vous êtes trésorier ou membre actif d’une association loi 1901 ? Vous en tenez la compta, mais version système D ? Il y a pourtant des outils faits pour et tout à fait accessibles. Retrouvez tous nos conseils sur l'utilisation et les enjeux de la comptabilité.

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La compta version système D

À l’ancienne

Une compatibilité avec les moyens du bord, c’est quoi ? Il y a la méthode traditionnelle et ancestrale : le cahier... Vous allez dans une papeterie et vous choisissez un cahier de recettes et de dépenses. Ses pages sont bardées de lignes et de colonnes. Vous les remplissez scrupuleusement à la main.

Les aléas du papier

L’ennui, c’est que les versions papiers sont périssables : le cahier peut être aspergé par un café, perdu, ou, en cas de catastrophe, brûlé dans un incendie. En avoir une version numérique, sauvegardée sur un serveur local, ou - mieux - dans le cloud, vous rassurerait. Mais comment faire ? En scanner chaque page remplie et vous les envoyer une à une par mail ? Pas terrible comme solution.

Passer au numérique

Marre de galérer. Fini le papier. Vous modernisez la comptabilité de l'association et passez sur Excel. C’est déjà pas mal. Sur Excel, vous prenez une trame toute faite. Ou vous créez votre propre tableau personnalisé. Et vous le remplissez au fur et à mesure.

Les limites d’Excel

Excel c’est le tableur à tout faire, mais pour une tâche récurrente et importante, cela reste une solution de fortune. Vous vous heurterez bien vite à ses limites. Logiciel non collaboratif, vous aurez des soucis dès lors que vous serez plusieurs à vouloir y accéder. À moins que l’un ne se mette en mode « édition », et que les autres se contentent d’un mode « lecture ». Devoir attendre que le premier ferme son document, pour y apporter soi-même une modification est au quotidien bien handicapant. Ce manège est source d’erreurs multiples : des versions dupliquées, à rapprocher pour ne pas perdre les données modifiées…

Les outils faits pour

Les logiciels de comptabilité

Si le papier est désuet et Excel non adapté, que reste-t-il ? Les logiciels de comptabilité générale sont évidemment tout indiqués. Toutes les solutions que les éditeurs destinent à de petites structures, répondront très bien aux besoins de votre association. Il en existe plusieurs, avec des fonctionnalités plus ou moins poussées.

Des fonctionnalités propres à chacun

Itool d’EBP par exemple, mettra à jour vos données de manière dynamique et vous rapellera vos échéances en matière de liasse fiscale. Car bien qu’à but non lucratif, votre association loi 1901 a elle aussi sa liasse annuelle à soumettre. Sage comptabilité de son côté, vous informera des retards de paiement en temps réel. Avec Zervant, des rapports seront générés automatiquement. Et vous pourrez aller plus loin sur la solution en vous en servant pour créer votre site internet par exemple.

Les solutions plus complètes

Dans la mesure où la comptabilité ne recouvre qu’un des besoins des associations, différents éditeurs proposent de la coupler avec d’autres tâches transversales. L’objectif : faire en sorte que les membres de l’association disposent d’une interface unique pour tout gérer. D’autant plus qu’à certains égards, le fonctionnement de l’association diffère de celui d’entreprise, notamment au regard des adhésions, dons ou inscriptions. C’est le créneau sur lequel memboGo a choisi de se spécialiser. Au-delà de la gestion du journal comptable, la solution permet de gérer les abonnements, les renouvellements, les participations financières, etc.

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Les bénéfices à en tirer

Une meilleure gestion

En laissant le système D pour lui préférer une solution dédiée, qu’elle soit uniquement comptable ou plus étendue, vous améliorez la gestion financière de l’association : moins d’erreurs et plus de transparence. La visibilité continue sur vos entrées et sorties d’argent engendre une idée précise de la situation de la structure. Finies les mauvaises surprises. Vous ne passerez plus dans le rouge à la banque, à moins que vous ne l’ayez vu venir de loin.

Plus de collaboratif

En recourant à un outil de gestion plus adapté, vous fluidifiez les processus au sein de l’association. Les membres peuvent se répartir les tâches et travailler à plusieurs sur un même projet. L’espace de partage peut être étendu plus loin, à l’image d’un réseau social d’entreprise. C’est ce que propose par exemple Jamespot pour les associations. Les adhérents, en se connectant, peuvent interagir entre eux, alimenter des débats, ou s’organiser en prévision d’un événement.
 
 
La tenue comptable en association n’est pas chose à prendre à la légère. Obéissant à un certain nombre d’obligations légales, il est essentiel de lui accorder la place qui est la sienne. Même si les solutions gratuites, papier ou Excel, sont mieux que rien, il apparaît bénéfique sur de multiples aspects d’adopter un outil fait pour. À chaque association de trouver le sien.
 

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