Tout pour faire un budget prévisionnel de projet comme un chef !

L’élaboration du budget prévisionnel de projet est l’une des étapes de la gestion de projet, et pas la moindre, car elle touche à la partie délicate des dépenses et des ressources financières.

Un budget réaliste et anticipant les opportunités mais surtout les risques potentiels, est garant de la rentabilité du projet et donc de sa réussite.

Voici 7 conseils pour réaliser un budget prévisionnel de projet, un modèle et un exemple de tableau, ainsi qu’une liste d’outils pour vous accompagner !

Le budget prévisionnel de projet fait partie d’un processus de financement que l’on peut découper en trois phases cruciales, durant lesquelles le responsable de projet doit s’entourer de toutes les parties prenantes concernées :

• l’évaluation du coût d’un projet → établie en se référant aux coûts réels de projets similaires si possible, elle est liée à l’estimation des délais ;
• la budgétisation du projet → des enveloppes budgétaires sont définies selon le découpage du projet ;
• la maîtrise des coûts.

Photographie financière et réaliste de votre projet, le budget prévisionnel (BP) consiste à recenser, identifier et classer :

1. vos dépenses, dans un premier temps,
2. vos recettes acquises ou en cours d’acquisition, dans un second temps. 

Grâce à cet outil d’anticipation, vous pouvez visualiser la faisabilité de votre projet en amont, réaliser des ajustements, et viser l’équilibre ou la marge espérée.

💼  Si c’est un exemple de budget prévisionnel pour un projet de création d’entreprise que vous cherchez, lisez notre article dédié à la création du business plan.

Avant toute chose, recensez les postes d’investissement, c’est-à-dire toutes les dépenses à prévoir, telles que :

• les charges d’exploitation (approvisionnement, sous-traitance),
• le coût de la main-d’œuvre externe,
• le coût des achats ou de la location de matériel spécifique à votre projet (ex : fournitures, papier, location d’une salle de formation),
• les frais liés à la communication du projet (graphisme, impressions, coûts liés à la diffusion, etc.),
• les frais de déplacement, de réunions, etc.,
• la somme des salaires au prorata du nombre d’heures (estimées) dédiées au projet, qu’on appelle « équivalents temps plein » (ETP).

🤓  Calcul ETP = salaire brut + charges salariales et patronales x heures travaillées x nombre de mois ou de semaines

• les charges diverses : factures d’eau, d’électricité, de téléphone, loyer et charges locatives, assurances, entretien des locaux et du matériel,
• les frais de gestion : salaires des services transverses à l’entreprise ou sous-traités (service juridique, service comptable, sécurité),
• les impôts et les taxes,
• les charges financières : emprunts bancaires, intérêts à payer, agios,
• les frais de communication généraux, etc.

☝️  Les coûts des ressources allouées à plusieurs projets, pas exclusivement au projet en question, sont partagés grâce à des clés de répartition.

Exemple : Pour répartir le coût du loyer, on prend le temps moyen d’occupation du local suivant l’ampleur de chaque projet, que l’on répartit en pourcentage.
Si le projet n° 1 occupe le local 20 % du temps, le projet n° 2, 30 % du temps et le projet n° 3, 50 % du temps, on affecte 20 % des charges relatives au loyer, à l’électricité, à l’eau, etc. au projet n° 1 et ainsi de suite. 

Il est temps de prévoir les recettes.

De manière générale, et particulièrement pour les projets en milieu associatif avec demandes de subventions, le budget prévisionnel doit diversifier les sources de financement (public, privé, etc.) pour :

• rassurer chaque investisseur sollicité que tout ne repose pas sur lui ;
• pallier les risques de désistement de l’un d’eux.

L’équilibre financier est recherché. Un financeur n’a pas vocation à vous aider à créer du profit, mais à atteindre un objectif.

☝️ En budget prévisionnel : dépenses = recettes. Une part d’autofinancement est donc souvent ajoutée pour combler la différence entre les ressources et les dépenses prévues et montrer l’implication de la structure. 

Parmi les recettes possibles :

• la vente de produits,
• la prestation de services,
• les subventions,
• les partenariats,
• l’autofinancement, etc.

Estimez vos dépenses « valorisées » (prêt de matériel, prêt d’une salle, bénévolat).

Ceci est d’autant plus important pour les associations qui demandent une subvention, ou les entreprises qui sollicitent la participation d’un partenaire : vous devrez souvent traduire la somme demandée en pourcentage du projet total.

Si le coût de la salle est valorisé, le budget total monte, mais la part demandée au financeur baisse en pourcentage.

🎯  Ce modèle Excel convient aussi pour un budget prévisionnel de projet associatif.

Plutôt que d’établir un budget sur la période de durée de vie du projet, essayez de le faire mensuellement.

Ainsi, vous aurez une meilleure visibilité et une meilleure capacité à vous adapter en fonction des contraintes rencontrées (changement de l’un des fournisseurs, retard sur l’une des tâches). Il y a aussi moins de marge d’erreur.

Vous pouvez par exemple présenter dans un tableau Excel l’intitulé des grandes phases de votre projet sous forme de colonnes, les mois sur des lignes distinctes et renseigner les coûts de chaque étape à leur intersection. Il vous sera alors facile de faire la somme pour obtenir le budget prévisionnel total.

Distinguez également chaque poste de dépenses. Lors de la révision du budget, il est important d’identifier rapidement les postes déficitaires et bénéficiaires.

En tant que gestionnaire de projet, vous pilotez les opérations, mais vous ne pouvez pas connaître tous les éléments à anticiper dans les prévisions comptables, ni tous les postes de dépenses et les besoins de certains services contribuant pourtant à la phase opérationnelle du projet (marketing, recherche et développement, etc.).

La dimension collaborative est un autre facteur de succès en management de projet.

Vous devez absolument vous entourer et faire participer vos collaborateurs à l’élaboration du budget prévisionnel, pour fusionner toutes vos connaissances pratiques.

Il est vivement déconseillé de déléguer cette tâche au comptable seul. L’administratif et le terrain doivent marcher main dans la main.

C’est normal, il y a des postes de dépenses que vous allez sous-évaluer, ou au contraire surévaluer.

Contrairement à ce qu’on peut lire ou entendre, ne gonflez pas trop les dépenses. Disons qu’une petite marge de sécurité (+ 5 %) pour les plus incertaines est permise, mais de façon générale, il vaut mieux coller au plus près de vos prévisions réelles.
Prévoyez plutôt une réserve de trésorerie pour ne pas subir trop lourdement une panne de matériel ou une augmentation des charges, par exemple.

Certains préfèrent ajouter une ligne « frais de gestion » équivalente à 10 % du budget total en bas de tableau.

Ne sous-estimez pas non plus, un budget trop limité se révèle rapidement une source de problèmes et de conflits entre plusieurs tâches, impliquant d’en annuler certaines au premier abord secondaires, et pourtant essentielles (le contrôle de la qualité par exemple). 

Dans les étapes de la mise en place de projet, l’analyse des facteurs de risques est justement là pour éviter ce genre de situation.

Le temps, c’est de l’argent. Si vous prévoyez le lancement d’un produit à trop courte échéance, son report peut faire exploser votre budget : prolongement d’une campagne emailing, annulation et report de réservation du lieu de l’événement, etc.

Et si vous demandez à vos collaborateurs d’estimer leur future charge de travail, sachez qu’ils auront tendance à être trop optimistes : ajoutez jusqu’à 20 % de marge de sécurité au temps qu’ils estiment d��dier à chaque tâche (principe de précaution). 

Le budget prévisionnel doit découler du planning prévisionnel où toutes les ressources ont été estimées et attribuées.

Il est prévisionnel donc évolutif. Suivez les dépenses réelles et le temps passé par chaque membre de l’équipe pour chaque tâche du projet.

Comparez les coûts estimés par rapport aux coûts réels pour anticiper la suite.

☝️ Gardez aussi une trace de vos calculs pour pouvoir les reprendre et comprendre comment vous étiez arrivé à tel ou tel résultat. Et datez votre budget !

🎯 Pour faciliter et optimiser ce suivi, l'utilisation d'un outil comme Zoho Projects est plus que recommandée ! Vous bénéficiez d'une surveillance et d'une analyse détaillée du budget en continu. Non seulement vous suivez les coûts et le temps consacré à chaque tâche, mais vous bénéficiez aussi d'un aperçu global du budget à travers des rapports dynamiques et des tableaux de bord interactifs. De quoi rester aligné avec votre budget prévisionnel à chaque étape !

En bon manager, vous savez que la réussite du projet ne tient pas seulement à un bon pilotage.

Elle repose sur les compétences et la mobilisation, l’engagement de vos collaborateurs.
Ainsi, une bonne communication, notamment autour du budget du projet et son évolution, permet de :

• stimuler l’intelligence collective,
• décloisonner les compétences,
• fusionner les talents,
• garantir les bonnes relations au sein de l’équipe,
• harmoniser les charges de travail,
• sécuriser les collaborateurs,
• et donc écarter de nombreux facteurs de risques associés aux ressources humaines (accident, désengagement, surcharge de travail, etc.).

Un logiciel de gestion de projet (ou de portefeuille de projets) est à la fois un outil de gestion et une plateforme collaborative.

Complet, il intervient à toutes les étapes clés, de la planification du projet à son suivi. Côté budgétisation, il permet plus précisément de :

• comparer les prévisions au réel, notamment le coût des ressources humaines, par tâche ou par étape ;
• suivre le budget en temps réel ;
• créer une interdépendance budgétaire entre différents projets (logiciels de gestion de portefeuilles de projets, ou PPM) ;
• modifier, déplacer les tâches de façon réactive, en fonction de l’évolution du budget.

🛠 Les logiciels de gestion de projet

• Besoin d’un tableau de bord pour suivre le budget de votre projet ? La plateforme de travail collaborative monday.com en propose un simple et clair pour estimer le budget en amont, puis pour analyser le coût réel de chaque tâche. Bonus : utilisez les formules pour des analyses plus poussées sans trop d’efforts.

• Logiciel de gestion de projet, de gestion de tâches et de gestion de portefeuille projets, la force de Proggio est de mettre les équipes au cœur des usages et non les tâches.

• Gestionnaire de projet et de tâches, à mi-chemin entre des outils de gestion de tâches ergonomiques et des outils plus complexes, Wrike est tout indiqué pour les PME agiles.

🛠 Si vous composez avec plusieurs projets, les logiciels de gestion de portefeuille de projets :

• Clarizen est un PPM pour les besoins plus poussés, qui propose la budgétisation et l’estimation de la rentabilité, ainsi que le suivi d’un compte d’exploitation de projet ou de portefeuille, en distinguant les dépenses de type OPEX et CAPEX, entre autres !

• Avec FoxPlan, pilotez vos portefeuilles en mode hybride en soutenant les méthodes agiles (notamment pour répondre aux besoins des équipes informatiques) et traditionnelles de gestion de projet. Ainsi, vous définissez facilement vos budgets pour des projets stratégiques à long terme, sur plusieurs années, mais aussi pour des projets plus courts et exposés aux changements. Le tout en anticipant les dérives et en garantissant le meilleur retour sur investissement de votre portefeuille.

• Grâce au logiciel PPM Project Monitor, vous optimisez l’élaboration du budget de l’ensemble de vos projets : le logiciel simplifie la collecte et l’évaluation des demandes de tous les métiers, puis la construction du budget prévisionnel. Toutes ces données sont centralisées et organisées au sein d’un même outil, pour faciliter l’arbitrage, le suivi et anticiper les dérives. Gagnez jusqu’à une journée par semaine dans le contrôle de gestion de votre portefeuille projet.

• IQar avec son logiciel SuitePro-G vous permet de paramétrer et configurer les indicateurs financiers de vos projets, piloter les budgets prévisionnels et rendre compte en temps réel afin de mieux maîtriser les écarts et la rentabilité. Visualisez les bénéfices attendus de chaque projet, pour un arbitrage pertinent et facilité.

• Teamleader est une solution tout-en-un idéale pour les TPE et PME spécialisées dans les métiers du digital. Organisé autour de 3 points fondamentaux d’une entreprise tels que la vente, la facturation et l’organisation, le logiciel vous aide à gérer divers projets en interne ainsi que les projets clients. Vous fixez des délais et suivez les tâches en temps réel pour respecter votre budget.

• Outil de gestion de portefeuille projets (PPM) complet et intuitif, z0 Gravity est facile à utiliser pour la gestion simultanée de plusieurs projets d’envergure et adapté aux organisations de plus de 100 salariés.

🛠 Les plateformes collaboratives :

• Asana, simple et intuitif, est un logiciel de gestion de travail qui aide les petites et moyennes équipes à coordonner et à gérer leurs tâches et leurs projets.
  
  
• À la fois plateforme collaborative et outil de gestion de projet, Gladys se présente comme un environnement de travail numérique complet permettant de gérer vos projets de A à Z, tout en optimisant la productivité et en boostant l’innovation.

Vous l’avez compris, il est très important d’accorder le temps et l’attention nécessaires à l’élaboration de votre stratégie de projet, en tenant compte de différents facteurs, dont le temps, les ressources financières, les objectifs et l’humain. Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques ?