Management de projet : définition, méthodes et logiciels de gestion de projet

Management de projet : maîtriser la gestion de projet avec la bonne méthode et les bons outils

Le management de projet est très largement associé à l'activité, spécifique et ponctuelle, qui permet à une équipe d'atteindre un objectif professionnel. Bien que ce soit toujours le cas aujourd'hui, la gestion de projet se révèle être également un mode performant de gestion du changement et de transformation de l'entreprise par les projets. Ces deux dimensions du management de projet produisent des effets extrêmement bénéfiques et sont de plus en plus courantes dans toutes les entreprises. Ce faisant, la capacité à gérer des projets concerne quasiment tous les métiers, et la bonne nouvelle, c'est que le sujet est passionnant ! Cet article vise à dresser les contours du management de projet et à partager de nombreuses expériences utiles à tous. Vos commentaires en bas de l'article sont les bienvenus pour l'enrichir de vos expériences.

Sommaire

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Projet et management de projet : définitions

Qu'est-ce qu'un projet ?

En complétant quelque peu la définition d'Ecosip (1993), un projet est une création nouvelle, temporaire (non récurrente), collective, organisée par étapes dans le temps et l’espace, dont l'objectif est la remise d'un livrable. Le livrable peut prendre toutes les formes que l'on peut imaginer : une maison, un logiciel, un produit, un service, un document, etc.

Un projet (d’après Midler, 1996) se caractérise selon les 7 points suivants :

  1. Un projet vise à atteindre un objectif
    D'une manière où d'une autre, une partie prenante au projet attend un résultat clair et concret. La gestion de projet commence par fixer un objectif : toutes les ressources et les plannings sont déduits de cet objectif contrairement aux autres activités de l'entreprise qui partent de compétences et d'expériences individuelles et collectives pour concevoir l'entreprise et ses produits.
  2. Un projet est unique et ponctuel
    Un projet démarre d'une expression de besoin et se termine lors de l'atteinte de l'objectif. S'il devait se répéter à l'identique on ne parlerait plus de projet, mais d'activité.
  3. Un projet répond à une expression de besoin
    Le besoin s'exprime par le "client" aussi nommé MOA (Maîtrise d'ouvrage). Le chef de projet est chargé de formuler ce besoin dans des termes compréhensibles sans ambiguïté par la MOE (Maîtrise d'Oeuvre) qui va exécuter la production. 
  4. Un projet est soumis à l'incertitude
    La gestion de l'incertitude est une dimension obligatoire dès lors qu'il s'agit de planifier un futur inconnu. L'incertitude engendre soit des risques, soit des opportunités potentielles.
  5. Un projet est combinatoire et pluridisciplinaire 
    Un projet atteint le maximum de son succès uniquement si toutes les activités et tâches se sont collectivement apporté de la valeur.
  6. Un projet est temporaire
    Le début et la fin d'un projet sont connus en amont de son lancement ce qui oblige d'anticiper et gérer immédiatement les risques, les problèmes et les inconnues.
  7. Un projet est dépendant de son environnement
    Un projet ne peut être isolé de son environnement. Le management de projet consiste à en minimiser les impacts négatifs qui viendraient ralentir ou faire manquer l'atteinte de l'objectif dans les délais impartis.

En plus de ces 7 caractéristiques, un projet se définit par 3 contraintes majeures liées les unes aux autres simultanément : 

  1. le temps (les dates et les délais)
  2. les spécifications techniques (portée du projet)
  3. les ressources (budget/coûts).

Si l'on modifie l'une de ces trois dimensions, les deux autres seront impactées au même instant. Nous verrons plus bas que la méthode, essentielle en management de projet, combinée à de bonnes pratiques issues de l'expérience vous permettront de garder ces 3 contraintes sous contrôle et donc de réussir votre projet. Les Anglo-saxons utilisent le terme "OTOBOS" pour conceptualiser cet objectif : On Time, On Budget, On Scope.

Qu'est-ce que le management de projet ?

Le management de projet est la traduction littérale du concept de gestion de projet. Le management de projet fait référence à l'activité permettant de faire fonctionner ensemble la conception et l'exécution pour atteindre le résultat attendu sous les 3 contraintes de temps, de portée et de ressources.

À l'inverse de la gestion de projet, les "métiers" séparent la plupart du temps conception et exécution. Ce mode de fonctionnement a cependant tendance à s'effacer au profit du travail en mode projet, vecteur de plus de productivité.

Le management de projet a par ailleurs la vertu de gérer le paradoxe entre connaissance client et capacité d'action : en début de projet, l'équipe projet dispose d'une capacité d'action importante, mais de peu de connaissances. Ensuite, et tout au long du projet, la connaissance augmente et la capacité d'action diminue. De fait, le management de projet permet d'amener un maximum de connaissance en début de projet lorsqu'on a une grande capacité d'action. Cela revient à bien réfléchir avant de se lancer.

Le paradoxe de la gestion de projet

 

Illustration et légende par Rémi Bachelet, Les fondamentaux de la gestion de projet (2014)

À quel moment est-il opportun de créer un projet ?

La mise en place d'un projet est pertinente si vous répondez positivement aux questions ci-dessous :

  • S'agit-il d'une mission ponctuelle et spécifique ?
  • Un livrable est-il attendu ?
  • Y a-t-il une contrainte de temps, de budget ou de périmètre technique ?
  • Conception et exécution doivent-elles fonctionner ensemble ?

Au-delà de l’entreprise, le projet devient, dans la société, une figure de l’anticipation, de la transversalité et de la rationalisation de l’action collective temporaire. C'est pourquoi le management de projet se démocratise de plus en plus. L'expression "travailler en mode projet" est devenue courante dans toutes les entreprises et particulièrement dans les plus innovantes. Derrière cette expression se cache la recherche de la productivité en augmentant la valeur créée et/ou en diminuant les coûts.

Productivité = Valeur / Coûts

Les acteurs du management de projet

Le management de projet tourne essentiellement autour des individus impliqués : ils représentent le pilier le plus essentiel du projet. Ces acteurs de la gestion projet sont les personnes ou organisations internes ou externes qui sont impliquées dans au moins une phase du projet ou dans le résultat qu'il doit atteindre. Plus concrètement, les acteurs de la gestion de projet peuvent être les personnes suivantes :

  • Le client ou MOA
  • Les ingénieurs de l'équipe d'exécution
  • Les salariés de l'entreprise (en tant qu'utilisateurs du produit final par exemple)
  • Le Scrum Master (personne pivot an gestion de projet Agile)
  • Le Chef de Projet (aussi nommé Project Manager)

Les acteurs de la gestion de projet doivent être vus sous 4 aspects fondamentaux : leurs compétences, leur personnalité, leurs responsabilités et leur influence. Le talent d'un bon responsable projet est de savoir identifier ces composantes d'un individu prenant parti dans un projet. Cela permet par exemple de faire les bonnes associations de compétences ou de solliciter/informer les bonnes personnes au bon moment.

Les 4 phases de la gestion de projet

Selon les écoles, un projet peut être découpé en 4, 7 ou plus de 10 phases. Faisons simple : voici les 4 étapes principales de la gestion de projet.

1. Analyser les besoins

Nous l'avons vu plus haut, le point de départ de la planification de projet est la formalisation du résultat attendu (livrable). Le besoin de la MOA doit donc être exprimé clairement et totalement pour qu'il soit reçu et analysé de la même manière par les managers du projet. De cette analyse vont être définies les 3 composantes structurantes du projet (temps, budget, périmètre). De fait, si l'analyse du besoin est erronée, la planification du projet serait forcément incorrecte et le projet n'atteindra pas son objectif. L'équipe projet passe ainsi souvent par une étape d'écriture des spécifications fonctionnelles et techniques pour qu'il n'y ait pas d'ambiguïté sur le besoin.

2. Construire et planifier

Sur la base du cahier des charges, conception et exécution vont travailler ensemble pour évaluer l'effort nécessaire pour délivrer le résultat attendu (phase de chiffrage). Les autres paramètres découlent généralement de celui-ci et l'équilibre entre eux se fait généralement via des échanges argumentés et des décisions.

MOE et MOA décident d'une date prévue de lancement par la suite.

Le découpage du projet en missions et en tâches permet ensuite de décider d'un enchainement des tâches sur un calendrier. Ce travail est souvent matérialisé par un diagramme de Gantt. En plus des tâches, la planification doit tenir compte des phases de réflexion et les temps non productifs (réunions, décisions, attentes).

La phase 2 débouche généralement sur un rétroplanning.

3. Conduire et piloter

La conduite de projet est la phase qui implique le plus de compétences interpersonnelles et de réactivité de la part du chef de projet. Celui-ci doit surveiller le bon déroulé de l'exécution. Il doit identifier, les points de friction, les risques, les opportunités, identifier les dérives et proposer des solutions rapidement.

La conduite et le pilotage de projet sont assistés par des tableaux de bord (Dashboards) et des outils de reporting. Les logiciels en ligne de gestion de projet (SaaS) permettent de bénéficier d'informations en temps réel sur l'état d'avancement du projet et donc de réagir rapidement le cas échéant. Les fonctions de communication et de collaboration sont également très importantes pour interagir avec les équipes de conception et d'exécution.

4. Clôturer et évaluer

Un projet arrive en phase finale dès lors que son objectif est atteint. Pour connaitre cette information, l'objectif défini à l'origine du projet doit être Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel (SMART). Les reportings et dashboards sont donc indispensables pour justifier de l'atteinte d'un objectif.

Contrairement à ce que l'on peut croire, il reste une dernière étape après l'atteinte de l'objectif : il s'agit de faire un bilan à la fin d'un projet. Ce bilan permet aux prochains projets de bénéficier de bonnes pratiques et d'éviter de commettre à nouveau les mêmes erreurs. L'apprentissage fait partie de la culture même du management de projet.

Activités transversales

À chaque étape de la gestion de projet, il est indispensable de :

  • Communiquer régulièrement auprès des parties prenantes ;
  • Contrôler les dérives, anticiper les risques ;
  • S'adapter (perte d'une compétence, arrivée d'un nouveau collaborateur, opportunité technologique) ;
  • Gérer les humains : c'est le principal facteur de succès ou d'échec d'un projet.

Les méthodes de gestion de projet et de découpage de projets

Méthodes de gestion de projet

Il existe une batterie de méthodes de management de projet pertinentes selon le profil même du projet, du fonctionnement de l'entreprise et de sa culture :

  • Agile : la méthode Agile permet de travailler en mode itératif et donc de valoriser l'approche tactique : les imprévus et les changements sont plus facilement absorbés. C'est la méthode la plus en vogue actuellement pour les projets innovants.
  • Scrum : Scrum est un ensemble de bonnes pratiques Agiles particulièrement efficaces pour les projets créatifs. La planification en "Sprint" court est une caractéristique importante de cette méthode.
  • PMBoK : le Project Management Body of Knowledge est un guide visant à structurer et maîtriser la connaissance autour d'un projet.
  • Prince2 : la méthode PRojects IN Controlled Environments se concentre sur 3 points : l'organisation, la gestion et le contrôle du projet. C'est une méthode rigoureuse utilisée pour des projets de grande envergure.
  • PERT : La méthode Program Evaluation and Review Technique permet de représenter l'interdépendance des tâches à effectuer et le calcul des chemins critiques. C'est une visualisation logique d'un projet.
  • La méthode du Chemin Critique ou Critical Path Method (CPM) permet de planifier un projet en partant d'un modèle incluant la liste des tâches, leurs dépendances et leur estimation de temps. Cela permet d'identifier le parcours le plus critique pour atteindre l'objectif.

Méthodes de découpage de projet

Le point commun de toutes les méthodes de gestion de projet est de découper le projet en activités, puis en missions, puis en tâches. Pour ce faire, voici quelques méthodes efficaces :

  • PBS (Product Breadkdown Structure)
  • WBS (Work Breakdown Structure)
  • OBS (Organisation Breakdown Structure)
  • TBS (Time Breakdown Sructure)

8 bonnes pratiques en management de projet

Les 3/4 des projets manquent leurs objectifs. Pour éviter cela, beaucoup de bon sens et de bonnes pratiques sont nécessaires.

1. Estimer tous les risques encourus par le projet avant même que celui-ci ne commence

En voici quelques-uns :

  • Risque de complexification technique ;
  • Risque d'allongement des délais du fait du retard des fournisseurs ;
  • Client en incapacité de financer le projet en totalité.

Anticiper les risques permet souvent d'éviter qu'ils ne se concrétisent (dérives). Une dérive peut survenir en cas d'événement négatif (retard de production, changement de stratégie, augmentation des prix d'achat de matière première, etc.), mais aussi en cas d'événements positifs (bonnes idées par exemple). Le chef de projet doit dans tous les cas maintenir le cap pour respecter les 3 contraintes de la gestion de projet.

Anticiper l'imprévisible en prévoyant des marges de sécurité surtout quand il s'agit d'un projet innovant.

2. Définir le plus clairement possible le périmètre du projet (taille du projet)

Il s'agit de détailler les inclusions (ce qui fait partie du projet) et les exclusions (ce qui ne fait pas partie du projet). Il s'agit également de rédiger des spécifications claires et compréhensibles par les parties prenantes concernées.

3. Découper le projet en sous-ensembles plus petits

Découper un projet en tâches permet de lever toutes les inconnues : il est difficile de savoir combien de temps il vous faudra pour fabriquer une voiture. En revanche il est plus simple de savoir combien de temps il vous faut pour fabriquer les roues. Découpez avec la notion "d'effort" (temps, étapes et tâches). Référez-vous aux méthodes de découpage de projet plus haut pour en en savoir plus.

4. Lister les compétences et attribuer les rôles

Lister les compétences nécessaires pour répondre au besoin de la MOA permet de construire de meilleures équipes (plus équilibrées). Cela permet également de distribuer les rôles et les responsabilités à chacun.

5. Maitriser les parties prenantes

Maitriser les parties prenantes permet d'en tirer parti au lieu de les subir. Chaque acteur de la gestion de projet a une influence, des comportements spécifiques, des savoirs qu'il faut identifier. Il est également important de veiller à ce qu'elles adhèrent toutes au projet et qu'elles partagent un même objectif. Si ce n'est pas le cas, l'efficacité du projet sera compromise.

6. Mettre en place une communication efficace tout au long du projet

Un chef de projet passe plus de 80% de son temps à communiquer. Il doit s'informer et s'assurer que ses collaborateurs ont le bon niveau d'information. Un déséquilibre dans la communication peut entrainer des frustrations voire un rejet du projet.

7. Faire confiance au bon sens

Malgré toutes les méthodes de management de projet et les solutions remarquables auxquelles nous faisons référence plus bas, le bon sens (appelez-le également "instinct") peut donner de la vélocité au projet :

  • Établir un cadre pour permettre la confiance au sein de l'équipe projet ;
  • Motiver les talents dans la durée et non au début uniquement ;
  • Soutenir ses collaborateurs avant de leur demander assistance dès que celà est possible ;
  • etc.

8. Compresser les 3 dimensions du projet au maximum

Avez-vous entendu parler de MVP (Minimum Viable Product) ? Il s'agit de réduire le scope du projet à son maximum pour en réduire le coût et les délais. Cela permet d'augmenter très (très) significativement les chances d'atteindre l'objectif et surtout de faire la preuve du concept avant d'aller au bout de l'idée.

5 logiciels de management de projet

Voici quelques solutions de gestion de projet alignées avec les idées défendues dans cet article. Elles permettent à la fois d'organiser et structurer les projets, mais aussi de créer de la valeur (collaboration, communication, suivi en temps réel) et de réduire les coûts :

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Focus sur z0 Gravity

Une belle surprise de 2018 a été la découverte de la solution de gestion de projet z0 Gravity. Beaucoup de marques internationales résonnent lorsqu'on évoque les logiciels de gestion de projet et de PPM. Cependant quelques solutions françaises valent vraiment le détour et z0 Gravity en fait partie : son interface est ludique et offre une expérience innovante de la gestion de projet grâce à un fil d'Ariane qui permet à l'utilisateur de naviguer au travers de toutes les composantes du projet facilement. z0 Gravity a su évoluer très rapidement pour offrir cette belle expérience et c'est ce que nous saluons au passage.

Conclusion

Le management de projet est une discipline permettant d'atteindre les objectifs d'un projet sous les trois contraintes de temps, de budget et de périmètre. Son organisation structurée découlant d'un engagement de résultat permet d'atteindre de très hauts niveaux de productivité en réduisant les coûts et/ou en créant plus de valeur. Nous avons vu par ailleurs que les méthodes de gestion de projet combinées à un ensemble de bonnes pratiques permettent de faire fonctionner ensemble et au mieux la conception et l'exécution. Enfin, les logiciels de gestion de projet et de PPM en ligne viennent structurer l'approche projet en premier lieu, et apportent en second lieu de la valeur ajoutée grâce à leurs fonctions structurantes et collaboratives.

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