Méthodologie de projet : différentes phases et 7 étapes pour gérer un projet

À quoi sert une méthodologie de gestion de projet ? À structurer les différentes phases de vos projets, pour une organisation optimale, surtout quand ils sont nombreux et complexes.

Cela rassure toutes les parties prenantes, les intervenants, vous en tant que chef de projet, et fixe un cadre qui simplifie indéniablement le lancement de vos projets et leur réussite.

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En management de projet, il n’y a pas UNE méthodologie de conduite de projet mais plusieurs combinaisons de méthodes et d’outils de gestion possibles, adaptables selon :

• le type de projet (web, technique, associatif, etc.), 
• ses caractéristiques, 
• ses contraintes, 
• le contexte, 
• l’expérience de l’équipe, 
• la culture d’entreprise. 

Elle permet :

• de trouver la meilleure façon de planifier et d’exécuter vos projets,
• d’améliorer la prise de décision grâce à des rôles clairement définis,
• d’économiser du temps et de l’argent en réutilisant une méthode de gestion pour d’autres projets,
• de gérer l’étendue du projet,
• de ne pas oublier d’étapes d'un projet comme celle de la gestion des risques,
• de contrôler les dépenses du projet,
• d’identifier rapidement les projets qui posent problème,
• de mobiliser une équipe performante et autonome.

Outre les méthodes, le projet doit passer par différentes phases qui vont permettre d’étudier sa faisabilité et de garantir l’atteinte des objectifs.

Il s’agit de partir sur de bonnes bases :

1. Rencontrez toutes les parties prenantes, dans les bureaux, sur le terrain :
   – le client ou le maître d’ouvrage (MOA),
   – les ingénieurs de l’équipe d’exécution,
   – les salariés de l’entreprise, les utilisateurs finaux,
   – le scrum master (référent de l’équipe des développeurs).
2. Recueillez et analysez les besoins, les demandes, les ressources disponibles pour la mise en œuvre du projet.
3. Étudiez le contexte local (politique, économique, etc.).
4. Déterminez quelles actions sont pertinentes et faisables, le niveau de complexité du projet.
5. Quelle méthodologie de gestion était utilisée lors des projets précédents ? Comment fonctionne l’équipe concernée, et quelles sont ses compétences ?

C’est l’étape où sont clairement identifiés et attribués les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe projet, transversale au sein de l’entreprise, et notamment du comité de pilotage.

Une bonne équipe, qui sait où elle va, augmente les chances de succès du projet.

Les objectifs d’un projet sont déterminés par les responsables de l’entreprise et l’équipe projet.

Ils sont détaillés en objectifs intermédiaires (jalons ou milestones), ayant une finalité et une deadline propre.

Les livrables sont à la fois les réalisations intermédiaires (documents de travail, budgets, etc.) et les finalités du projet.

Ils représentent des résultats tangibles, dont la réussite est mesurable :

• une maquette,
• un produit, 
• un service, 
• une nouvelle organisation. 

Le cahier des charges en fait partie, c’est le premier livrable car il compile le travail d’analyse (diagnostic, définition de l’équipe projet, des objectifs, etc.) sur un document concret.

C’est le moment où le projet est découpé en étapes, en ensemble de tâches, dont chaque aboutissement correspond à des jalons, eux-mêmes associés à des livrables.

🔎 Les méthodes agiles sont très prisées, surtout pour les projets innovants et IT, notamment la méthode Adaptative Project Framework (APF), car elles privilégient la segmentation. Chaque étape est un projet à part entière, avec ses objectifs propres. Des adaptations et des corrections peuvent survenir à tout moment. Le client ou le MOA est aussi impliqué, il travaille en collaboration avec l’ensemble de l’équipe projet.

Une autre méthode d’ordonnancement consiste à découper le projet en une multitude de tâches et de sous-tâches, pour augmenter ses chances de réalisation et procéder à une priorisation.

🔎 Ainsi la méthode WBS (Work Breakdown structure) ou Organigramme des Tâches du Projet (OTP) en français, permet de :

• prioriser les livrables par ordre d’importance,
• découper ces livrables en sous-ensembles,
• définir les tâches nécessaires à la réalisation de chaque livrable et sous-livrable,
• si nécessaire, découper ces tâches.

🔎 Une fois le projet découpé en tâches, la méthode PERT (ou diagramme PERT) schématise l’interconnexion des tâches, qui peuvent être successives, simultanées ou convergentes.
Chaque tâche a une durée estimée pour déterminer le chemin critique.

Pour le voir en application, un petit tuto « cas pratique » :

L’équipe projet peut maintenant séquencer les tâches dans un planning, de façon chronologique ou évoluant en parallèle, en tenant compte d’une marge de sécurité.

🔎 Le diagramme de Gantt est souvent utilisé en complément du diagramme de PERT car il se base sur un calendrier plus que sur l’enchaînement des tâches. Il présente graphiquement l’avancement du projet. 

Revenons sur le chemin critique. Il s’agit de l’enchaînement des tâches d’un projet sur tout son cycle de vie :

• chaque retard sur une tâche a une conséquence directe sur les tâches suivantes et sur la deadline du projet,
• des marges de sécurité sont définies pour chaque tâche,
• une fois positionnées sur le chemin critique, les tâches ont une marge nulle.

La méthode du chemin critique ou Critical Path Method (CPM) permet d’identifier le parcours le plus critique pour atteindre l’objectif. C’est une méthode de gestion de projet complémentaire à celle de PERT, qui lui, calcule le chemin le plus court.

La limite du chemin critique, et du diagramme de PERT en l’occurrence, est l’absence de la dimension « ressources », qui est pourtant primordiale pour avoir une projection réaliste.
Les ressources sont :

• humaines,
• budgétaires,
• matérielles,
• technologiques.

🔎 Pour une meilleure appréhension des contraintes et de la durée du projet, il est plutôt conseillé d’utiliser la méthode de la chaîne critique (CCPM ou Critical Chain Project Management en anglais).
Elle permet entre autres :

• d’identifier les facteurs de risque (coûts cachés ou imprévus, retard d’approvisionnement, défaillance matérielle, évolutions technologiques, défaut de communication et coordination),
• de prévenir les conflits de priorité pour les différentes ressources, 
• de limiter le multitâches et les pertes de temps,
• de libérer le chef de projet de la supervision de détails.

Le diagramme de Gantt est utilisé dans cette méthode en y intégrant les ressources du projet.

Voici un extrait de formation sur le sujet, qui aborde les notions de ressources disponibles, de leur nivellement, de focalisation et de mutualisation des marges de sécurité des tâches critiques (tampon projet).

Le comité de pilotage projet recherche et déploie des solutions pour atteindre des objectifs précis. L’outil de gestion évoqué juste au-dessus en fait partie.

Maintenant que le projet est en route, il faut en assurer le suivi, pour :

• anticiper les retards ou les manques de ressources potentiels,
• contrôler :
  • l’avancée des activités, 
  • le respect du planning, 
  • les dépenses, 
  • les résultats au regard du plan projet initial,
• apporter des ajustements si nécessaire.

Les tableaux de bord, avec indicateurs clés de performance (ou KPI, Key Performance Indicators) offrent une visualisation d’éléments déterminants (main d’œuvre, budget, etc.) et ont l’avantage de favoriser la communication entre le gestionnaire de projets et les parties prenantes.

🔎 Pour le suivi, le tableau de Kanban est l’une des méthodes visuelles possibles : il s’agit d’une représentation du workflow (processus de traitement des tâches), grâce à un système de post-it sur un tableau. Chaque tâche passe du statut « programmée », à « en cours » puis « réalisée ».

C’est le temps du bilan, pour tirer les leçons de ce qui a fonctionné, des points faibles, et de leurs causes.
Une réunion dédiée peut être organisée avec les parties prenantes, l’équipe projet, les utilisateurs finaux, etc., et les remarques sont consignées dans un bilan de synthèse.

🔎 Scrum : c’est la méthode Agile la plus utilisée, notamment pour les projets créatifs. Elle offre un cadre : des rôles, un rythme itératif, des réunions précises et limitées dans le temps, une planification en sprint court, un graphique d’avancement, etc. Les acteurs du projet l’ajustent selon leurs expériences et en fonction du contexte.
🔎 PMBoK : le Project Management Body of Knowledge est un guide réalisé par le PMI (Project Management Institute) pour structurer les connaissances indispensables en conduite de projet.
🔎 Prince2 : la méthode PRojects IN Controlled Environments se concentre sur 3 points : l’organisation, la gestion et le contrôle du projet. C’est une méthode générique utilisée pour des projets de grande envergure.
🔎 Méthode Waterfall (ou cascade) : cette méthode traditionnelle, à l’origine utilisée dans les industries comme l’automobile et le bâtiment, consiste à avancer étape par étape, avec une approche logique et séquentielle.

CESAR.TEAM est adapté aux grandes entreprises et permet de gérer le cycle de vie des projets de bout en bout avec une analyse détaillée des budgets, des coûts et des risques. Réalisez un compte d’exploitation prévisionnel (P&L) et un suivi de production financier sans accrocs. La méthodologie de décomposition structurée d’un projet (WBS) est conforme aux exigences du Project Management Institut (PMI) et compatible avec les méthodes SCRUM, Prince2, Phase-Gate, Pmbok. 

Gérez toutes les composantes d’un projet comme : 

• les phases,
• les lots de travaux,
• les livrables,
• les tâches,
• les demandes de projet,
• les programmes,
• les portefeuilles avec des écrans intuitifs,
• les volumétries importantes.

→ Pour tout type de structures.
→ Tarif sur demande.

Les + :

• diagramme de Gantt interactif,
• développement de fonctionnalités spécifiques (gestion du plan de communication, etc.),
• outil collaboratif (création de tâches par email, planification d’événements, etc.).

monday.com est un logiciel de gestion de projet particulièrement adapté au travail de projet en groupe. Ludique et ultracollaborative, la plateforme compte plusieurs fonctionnalités pour faciliter vos tâches et vous permettre d’atteindre rapidement vos objectifs comme : 

• la gestion de plusieurs projets à partir d’un seul endroit, 
• l’automatisation des approbations et des tâches de vos projets,
• l’amélioration de la prise de décision avec une plateforme partagée où vos équipes mettent à jour leur avancée, 
• l’organisation de l’étendue du projet et la prévention des retards potentiels grâce à un tableau de bord personnalisé,
• l’utilisation de modèles pour créer des structures de projet reproductibles.

Sciforma combine gestion de projet et PPM au sein d’un même outil. Sa richesse fonctionnelle n’a d’égal que sa simplicité de déploiement. Le logiciel s’adapte à méthodes de gestion de projet les plus connues : Agile, Critical Chain, Prince 2, Phase-gate, PMBok, etc. Il est également personnalisable, grâce aux plugins disponibles.

Sciforma optimise notamment :

• la création et le suivi du diagramme de Gantt,
• la gestion des ressources et leur affectation,
• les problèmes de planning, qui ne sont plus qu’un vieux souvenir,
• les rapports de projet, disponibles en un clic,
• la communication entre les parties prenantes,
• la gestion des risques et leur résolution.

→ Pour les PME, ETI et grands comptes
→ Pack personnalisé dès 10 €/mois

Les + :

• rapide à mettre en place et facile d’utilisation,
• suivi des temps précis pour tous vos projets,
• solution évolutive qui s’adapte à votre rythme et à vos besoins.

La force de l’éditeur de SuiteProG, IQar, est qu’il est aussi consultant PPM et a conçu le Système de Management du Portefeuille de Projets (SMPP), un référentiel unique sur la gouvernance de projet labellisé par Bureau Véritas.
Le logiciel a donc été développé et amélioré par des équipes projet expertes, pour une expérience utilisateur optimale. D’où l’approche pédagogique (aide contextuelle, tutoriels vidéo, méthodologie de projet fiches pratiques, accompagnement par notifications).

Pas besoin d’être vous-même expert en la matière, le progiciel est intuitif et couvre :

• la gestion de projet, de l’idée à la clôture, 
• le cadrage et la priorisation des demandes (grâce au scoring),
• la planification d’un nombre illimité de projets,
• le suivi (tableaux de bord personnalisés),
• la visualisation de l’échéancier, comparé aux prévisions initiales.

→ Pour tout type de structures.
→ 15 €/mois/utilisateur.

Les + :

• disponibilité en application mobile,
• création automatique de présentations PowerPoint,
• rapport qualité/prix.

Le point fort de z0 Gravity est son mode visuel fournissant un espace de travail à 360 degrés. Le progiciel novateur offre aux entreprises des méthodes et des outils agiles pour relever leurs défis d’innovation et leurs projets de transformation.
La visualisation augmentée, à la fois globale et détaillée, donne les moyens au project manager de naviguer à travers toutes les composantes du projet grâce à un fil conducteur.

Il permet :

• de piloter simultanément plusieurs portefeuilles de projets,
• de générer des rapports personnalisables en fonction de votre poste ou de votre secteur d’activité,
• de faire le lien entre les services, les métiers, les directions.

→ Des PME de plus de 100 salariés aux grandes structures.
→ 500 €/mois, engagement annuel.

Les + :

• géolocalisation des projets,
• gestion des collaborateurs (feuilles de temps, gestion des congés, annuaire d’entreprise),
• vue globale des projets avec l’évolution d’indicateurs clés tel que le burndown chart.

Un peu de philosophie dans ce monde pratique :

Une fois le projet terminé, place au suivant ! Si vous en gérez plusieurs en même temps, prenez le temps de choisir les méthodes et les outils PPM qui vous correspondent le mieux, vous jonglerez avec les différentes tâches, projets, ressources, sans en perdre de vue. 

La stratégie et l’opérationnel fonctionnent en binôme productif et le retour sur investissement est au rendez-vous.