Trello vs Notion : quel outil de gestion de projet choisir pour améliorer votre productivité ?

Quand on cherche un outil de gestion de projet simple, flexible et efficace, deux noms reviennent en boucle : Trello et Notion. Deux géants du management collaboratif, deux philosophies… et un choix à faire.

• D’un côté, Trello : la star du Kanban, visuel, intuitif, taillé pour suivre les tâches au quotidien.
• De l’autre, Notion : l’application workspace tout-en-un, qui mélange notes, bases de données, tableaux de bord et documentation d’équipe.

Mais alors, Trello ou Notion ? Lequel est le plus adapté à votre mode de travail, à la taille de votre équipe, ou à votre besoin de productivité ?

💡 Dans ce comparatif complet, on passe ces deux logiciels au crible : fonctionnalités, interface, prix, intégrations, cas d’usage… pour vous aider à faire le meilleur choix, sans perdre de temps

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Qu’est-ce que Trello ?

Présentation générale de Trello

Trello, c’est un peu le tableau blanc digital des équipes modernes. Développé par Atlassian, ce logiciel de gestion visuelle s’appuie sur une approche Kanban simple et redoutablement efficace. On y organise son travail sous forme de cartes, colonnes et listes, qu’on peut déplacer, annoter, taguer ou partager en un clin d’œil.

Son principal atout ? Une interface ultra-intuitive, qui permet de gérer des projets, de suivre des tâches et de collaborer en temps réel sans friction. Que ce soit pour planifier un lancement produit, gérer un sprint agile ou organiser un planning éditorial, Trello s’adapte à de nombreux usages… tant qu’on ne lui en demande pas trop en matière de structuration de données.

Fonctionnalités principales de Trello

Trello brille par sa simplicité, mais ne manque pas pour autant de fonctionnalités clés. Avant d’entrer dans le détail, gardons en tête que Trello est un outil modulaire. Son cœur, ce sont les tableaux. Mais grâce à une bibliothèque riche de Power-Ups (intégrations), il peut se transformer en véritable hub de productivité. Voici ce qu’on retrouve dans son arsenal natif (et via Power-Ups) :

• tableaux Kanban : structure visuelle par colonnes pour suivre l’état d’avancement des tâches ;
• cartes personnalisables : ajout de checklists, dates limites, pièces jointes, commentaires et plus ;
• étiquettes et filtres : pour mieux trier, organiser et prioriser les tâches ;
• automatisations (Butler) : déclenchement automatique d’actions selon des règles définies ;
• partage et collaboration en équipe : mentions, notifications, permissions avancées ;
• Power-Ups : intégration avec Google Drive, Slack, Notion, GitHub, etc ;
• vue calendrier et timeline : pour visualiser la planification dans le temps (version payante).

Trello

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Avantages et inconvénients de Trello

Même s’il est largement adopté, Trello n’est pas une solution parfaite. Comme tout outil de gestion, il brille dans certains cas… et montre ses limites dans d’autres.

✅ Sa simplicité, sa clarté visuelle et sa capacité à faire collaborer une équipe en un temps record. Pour les petites structures ou les projets bien balisés, c’est souvent tout ce qu’il faut. On commence par ce que Trello fait de mieux :

• prise en main ultra rapide : pas besoin de formation pour démarrer ;

• interface intuitive et claire : les colonnes et cartes parlent d’elles-mêmes ;

• idéal pour le Kanban : gestion visuelle des tâches très efficace ;

• collaboratif et flexible : idéal pour les équipes multi-projets ;

• intégrations nombreuses via Power-Ups : Slack, Google Workspace, Notion Trello, etc ;

• version gratuite généreuse : suffisante pour de nombreux besoins.

❌ Mais dès qu'on veut aller plus loin en structuration, en base de données, ou en gestion complexe, Trello atteint ses limites. C’est là qu’il peut se révéler trop simple… voire frustrant. Voici ses points faibles :

• manque de structuration hiérarchique : pas de sous-pages, ni de bases de données avancées ;

• dépendance aux Power-Ups pour certaines fonctionnalités cruciales ;

• pas adapté aux projets très complexes ou fortement documentés ;

• vue limitée en dehors du Kanban (calendrier et timeline accessibles seulement en payant) ;

• fonctionnalités d'automatisation encore basiques.

Qu’est-ce que Notion ?

Présentation générale de Notion

Notion, c’est un peu le couteau suisse des outils de travail numérique. À mi-chemin entre un gestionnaire de notes, une base de données no-code et un logiciel de gestion de projet, cette application tout-en-un transforme la manière dont les équipes organisent l’information, les projets et la collaboration.

Pensé comme un workspace personnalisable, Notion permet de construire son propre système : pages, blocs, templates, dashboards… tout est modulable. Contrairement à Trello, qui impose une structure, Notion vous donne une toile blanche (ou presque) à organiser selon vos besoins.

Résultat : une solution ultra-flexible, mais qui peut demander un peu de temps pour atteindre son plein potentiel.

Fonctionnalités principales de Notion

Notion se démarque par sa capacité à fusionner prise de notes, gestion de tâches, bases de données et documentation dans une seule interface fluide. On pourrait dire que Notion est l’anti-outil rigide. Ici, pas de modèle imposé : on assemble les fonctionnalités comme des blocs de LEGO pour créer l’espace de travail idéal. Voici les briques principales qu’il propose :

• pages et sous-pages illimitées : pour organiser des projets, documents ou guides internes ;
• blocs de contenu : texte, images, to-do, embed, tableaux, code, etc ;
• bases de données dynamiques : en vue tableau, calendrier, kanban, galerie ou liste ;
• gestion des tâches intégrée : assignation, deadline, statut, priorités ;
• système de relations et de filtres : pour croiser les données entre bases ;
• templates personnalisables : pour ne pas repartir de zéro ;
• collaboration en temps réel : commentaires, mentions, permissions d’accès ;
• web clipper et intégrations : capture de contenu web, connexion à Slack, Trello, Google Calendar, etc ;
• API ouverte : pour automatiser et connecter avec d’autres outils (via Zapier, Make, etc.).

Notion

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Avantages et inconvénients de Notion

Notion fait partie de ces outils qui séduisent au premier regard, mais dont on mesure vraiment la puissance en l’utilisant au quotidien. Riche, beau, modulaire… il peut aussi dérouter, voire frustrer certains profils.

✅ Commençons par le positif : flexibilité maximale, centralisation de l’info, productivité boostée... Notion coche beaucoup de cases pour les équipes modernes qui cherchent un espace de travail intelligent :

• workspace tout-en-un : gestion de projets, notes, tâches, documentation… tout au même endroit ;

• ultra-flexible et personnalisable : adaptable à tous les workflows ;

• base de données puissante : relations, filtres, vues multiples ;

• esthétique et UX moderne : agréable à utiliser au quotidien ;

• collaboration fluide : parfait pour partager info et feedbacks ;

• outil no-code : permet d’automatiser et de structurer sans développeur ;

• version gratuite très complète pour les freelances et petites équipes.

❌ Mais cette liberté a un prix :

• courbe d’apprentissage plus longue que Trello ;

• pas de vraie gestion des dépendances entre tâches (type Gantt) ;

• pas d’automatisations natives avancées (nécessite Zapier ou Make) ;

• performances lentes sur des bases de données très volumineuses ;

• moins intuitif pour les utilisateurs non techniques ;

• fonctionnalités offline limitées.

Trello vs Notion : comparez les fonctionnalités

Quand il s'agit de choisir un outil de gestion de projet, les fonctionnalités sont souvent le nerf de la guerre. Trello et Notion partagent certains fondamentaux (Kanban, tâches, collaboration), mais ils adoptent des approches radicalement différentes.

Voici un tableau comparatif synthétique 👇 :

Fonctionnalité	Trello	Notion
Vue Kanban	Natif	Disponible via base de données
Vue Calendrier / Timeline	⚠️ Oui, mais limité en gratuit	Oui, gratuit et personnalisable
Gestion des tâches	Simple et efficace	Très complète et personnalisable
Notes et documentation	❌ Très limité	Natif et puissant
Bases de données	❌ Absent	Central
Automatisations	Butler (intégré)	❌ Besoin d’outils externes
Personnalisation des espaces	⚠️ Limitée à la structure Kanban	Libre et visuelle
Templates prédéfinis	Basique	Très nombreux et puissants
Collaboration temps réel	Oui	Oui
API & intégrations tierces	+ Power-Ups	+ API ouverte

Focus sur la gestion des tâches

Trello propose une gestion des tâches simple et directe. On crée une carte, on l’ajoute à une colonne, on y met une checklist, une échéance, une personne assignée… et c’est parti. Idéal pour des workflows linéaires ou des équipes qui aiment le visuel sans complexité.

Notion, lui, permet une gestion ultra-flexible : chaque tâche est une ligne dans une base de données, avec des champs personnalisables (priorité, date, type, statut, etc.). Il faut un peu plus de mise en place, mais on gagne en structure et en pilotage fin.

💡 Verdict : Trello est plus simple, Notion est plus puissant.

Focus sur la personnalisation de l’espace de travail

Notion l’emporte haut la main ici. On peut créer :

• des dashboards,
• sous-pages,
• bases liées…,

avec une logique sur-mesure, le tout dans un environnement élégant.

Trello reste très rigide : on ne sort pas vraiment du tableau Kanban, même avec les Power-Ups. Il est possible d’ajouter des vues, mais cela reste cloisonné.

💡 Verdict : Notion est idéal si vous voulez adapter l’outil à votre méthode de travail.

Focus sur la collaboration en équipe

Les deux outils brillent sur ce point. Trello mise sur la simplicité :

• mentions,
• notifications,
• commentaires,
• gestion des membres par board.

Notion va plus loin :

• commentaires en contexte,
• historique des modifications,
• permissions fines (lecture, édition, duplications),
• espaces partagés pour la documentation d’équipe et les projets.

💡 Verdict : Ex aequo pour les petites équipes, avantage Notion pour les environnements structurés ou documentés.

Focus sur la gestion des bases de données

Trello ne propose aucun système de base de données réel. Chaque tableau est isolé, les cartes ne sont pas liées entre elles.

Notion permet de créer des bases de données relationnelles, avec :

• filtres,
• vues multiples,
• tri dynamique,
• et même des calculs.

Un vrai plus pour les projets complexes ou multi-dimensionnels.

💡 Verdict : Notion, sans appel.

Focus sur les automatisations

Trello propose son propre outil d’automatisation : Butler. Il permet de créer des règles simples (si une carte est déplacée, alors notifier X), et d'automatiser certaines actions répétitives. C’est pratique, mais limité.

Notion ne propose pas encore d’automatisations natives (ou très peu). Il faut passer par Zapier, Make, ou des scripts via l’API. Plus puissant, mais aussi plus technique.

💡 Verdict : Trello gagne sur la facilité, Notion sur la puissance… si on sait l’exploiter.

Trello vs Notion : comparez les prix

Plan	Trello	Notion
Gratuit	Oui : Cartes et Power-ups illimités par tableau Jusqu’à 10 tableaux par espace de travail Automatisations intégrées (250 exécutions/mois) Intégrations avec Slack, Teams, email Stockage illimité (10 Mo/fichier)	Oui : Bases de données puissantes Formulaires et sites de base Notion Calendar Notion Mail
Basique	Standard - 4,26 € / utilisateur / mois : Tableaux et stockage illimités Checklists avancées et planification intégrée Champs personnalisés et couleurs de liste Automatisations puissantes Intégrations avec Slack, Teams, email via IA	Plus - 9,50 € / utilisateur / mois : Blocs collaboratifs illimités Stockage et fichiers illimités Graphiques et formulaires personnalisés Sites personnalisés pour partager du contenu Intégrations de base (Slack, Google Drive, etc.)
Intermédiaire	Premium - 8,51 € / utilisateur / mois : Calendrier, chronogramme, tableur, plan, dashboard Automatisations illimitées Atlassian Intelligence (IA intégrée) Fonctions d’administration et de sécurité renforcées Modèles et collections à l’échelle de l’espace de travail	Business - 19,50 € / utilisateur / mois : SSO SAML et vérification de domaine Autorisations granulaires Espaces d’équipe privés Formulaires avancés Intégrations Premium (GitHub, Asana, etc.)
Entreprise	Enterprise - 14,90 € / utilisateur / mois : Espaces de travail illimités Permissions avancées à l’échelle de l’organisation Authentification unique (SSO) via Atlassian Guard Administration fine des Power-ups et pièces jointes Contrôle des tableaux publics et des invités multi-boards	Enterprise - sur devis : Provisionnement des utilisateurs (SCIM) et gestion de domaine Contrôles de sécurité avancés avec intégrations DLP & SIEM Journal d’audit complet Gestionnaire de compte client dédié Intégrations avancées et étendues avec d’autres outils

Trello vs Notion : quelle interface est la plus intuitive ?

Trello et Notion ont chacun leur philosophie UX. L’un mise sur la simplicité visuelle immédiate, l’autre sur la modularité poussée. Et dans les deux cas, l’ergonomie peut faire la différence dans votre productivité quotidienne.

Critère	Trello	Notion
Prise en main rapide	Immédiate	⚠️ Nécessite un temps d’adaptation
Personnalisation visuelle	❌ Très limitée	Pages, couleurs, icônes, blocs
Structure de navigation	Linéaire et simple	Hiérarchique, mais plus dense
Organisation du contenu	Par colonnes	Par pages et bases de données
Version mobile	Fluide et optimisée	Bonne, mais parfois lente
Mode sombre / clair	Disponible	Disponible
Multilingue	Oui	Oui

Analyse de la prise en main et de l’ergonomie

Trello, grâce à son interface Kanban visuelle, séduit dès le premier clic. Pas besoin de tuto : on comprend rapidement comment créer des tâches, les déplacer, les classer. C’est l’outil préféré de ceux qui veulent agir sans configurer.

Notion, lui, demande un peu plus de temps pour être dompté. Mais une fois pris en main, c’est une machine de guerre de l’organisation. On navigue entre les pages, les bases, les vues et les blocs avec un plaisir presque zen. Tout est personnalisable… parfois trop pour les profils qui veulent juste “cocher une case”.

Accessibilité mobile

Les deux proposent des applications mobiles performantes, mais avec quelques nuances :

• Trello mobile reste fluide, même avec de nombreux tableaux ;

• Notion mobile est complète, mais peut devenir moins réactive avec des bases lourdes ou des chargements de pages complexes.

💡 Verdict :

• pour une interface simple, visuelle, immédiate : Trello.

• pour une interface modulable, complète et personnalisable : Notion, à condition de s’y investir un peu.

Trello vs Notion : comparez les intégrations

Plus un outil de gestion de projet s’intègre bien à votre stack collaborative ou CRM, plus il devient un centre névralgique de votre productivité. Que vous soyez une équipe tech, produit ou marketing, les intégrations natives, leur facilité de configuration et les possibilités d’automatisation font souvent toute la différence.

👉 Nombre d’intégrations disponibles

• Trello : ⭐⭐⭐⭐⭐
  Plus de 200 Power-Ups disponibles dans la marketplace officielle, couvrant les outils les plus utilisés : Slack, Google Drive, Notion Trello, GitHub, Microsoft Teams, Jira, Zapier, Salesforce, etc. Et via Zapier ou Make, les possibilités deviennent quasi illimitées.

• Notion : ⭐⭐⭐⭐☆
  Moins d’intégrations natives directes, mais une API ouverte très utilisée par des outils tiers. Intégration avec Slack, Google Calendar, GitHub, Figma, Linear, et synchronisation possible avec Trello ou ClickUp via Zapier/Make. L’écosystème évolue vite, mais reste plus “tech-friendly”.

👉 Facilité de configuration

• Trello : ⭐⭐⭐⭐☆
  Les Power-Ups s’installent en quelques clics, avec un bon niveau de personnalisation dans l’interface. La plupart sont conçus pour du plug & play, même si certaines intégrations poussées (type CRM ou outil de ticketing) nécessitent quelques réglages.

• Notion : ⭐⭐⭐☆☆
  Moins accessible pour les non-initiés : certaines intégrations nécessitent de passer par l’API ou des outils externes comme Zapier. La documentation est claire, mais la configuration demande souvent un minimum de logique technique.

👉 Personnalisation et automatisation

• Trello : ⭐⭐⭐⭐☆
  Les règles Butler permettent de connecter vos intégrations à des triggers automatiques (ex. : lorsqu’une carte est déplacée, notifier dans Slack). C’est assez intuitif, mais les automatisations avancées nécessitent de jongler avec les Power-Ups ou des outils comme Zapier.

• Notion : ⭐⭐⭐⭐☆
  Notion, via son API et ses intégrateurs tiers, offre un très haut niveau de personnalisation, notamment pour synchroniser des données, lancer des workflows inter-apps ou créer des dashboards alimentés dynamiquement. Mais cela nécessite souvent des outils comme Make ou une logique no-code.

💡 Conclusion

• Trello prend l’avantage si vous cherchez des intégrations rapides à mettre en place, avec une expérience utilisateur fluide, idéale pour des équipes orientées exécution ou produit.
• Notion, plus technique, séduit ceux qui veulent construire un système sur-mesure, interconnecté avec leur stack métier, à condition d’y consacrer un peu de temps (ou de passer par un no-code builder).

Quand choisir Trello ou Notion ?

Trello et Notion répondent à des besoins bien différents. Si l’un brille par sa simplicité d’exécution, l’autre séduit par sa richesse fonctionnelle et sa modularité. Pour bien choisir, il faut donc partir de votre contexte d’équipe, de votre type de projet, et du niveau de complexité que vous souhaitez gérer.

Cas d’usage typiques pour Trello

Trello est l’allié idéal des équipes agiles, des freelances ou des PME qui veulent aller droit au but. Pas besoin de framework complexe : on planifie, on suit, on livre. C’est l’outil parfait pour garder la main sur ses projets sans se perdre dans la structuration.

📌 Voici les cas d’usage les plus fréquents :

• planification de campagnes marketing avec deadlines et checklists simples ;

• suivi de développement Agile en mode Kanban (sprints, backlog, releases) ;

• gestion de tâches d’équipe dans un environnement non technique ;

• to-do personnels ou pros : simple, visuel, et accessible ;

• suivi de production de contenu (rédaction, validation, publication) ;

• gestion de support client de premier niveau via intégration à Slack ou Gmail.

En résumé : choisissez Trello si vous avez besoin d’un outil rapide à déployer, visuel et sans courbe d’apprentissage.

Cas d’usage typiques pour Notion

Notion est pensé pour les équipes qui documentent, structurent, centralisent. Il devient vite le cœur organisationnel d’une entreprise ou d’un projet, surtout si vous avez besoin de relier de nombreuses sources d’information et de créer une logique sur-mesure.

📌 C’est la solution idéale dans ces cas :

• création d’un wiki ou base de connaissance interne pour votre équipe ;

• suivi de projet complexe, avec plusieurs dimensions (clients, statuts, deadlines, livrables…) ;

• centralisation des process d’entreprise : onboarding, RH, documentation technique ;

• pilotage d’équipe produit : roadmap, backlog, versions, feedbacks utilisateurs ;

• planification éditoriale multi-canal, avec vues dynamiques (kanban, calendrier, tableau) ;

• gestion de bases de données interconnectées : CRM, gestion de leads, partenariats, etc.

En résumé : optez pour Notion si vous cherchez un outil workspace complet, capable de s’adapter à vos processus, même les plus spécifiques.

Simplifier ou structurer ? À vous de choisir entre Trello et Notion

Alors, Trello ou Notion ? On a vu que ces deux applications de gestion de projet n’ont pas la même philosophie, ni les mêmes forces :

• Trello est un outil simple, rapide et visuel, idéal pour les équipes qui veulent juste gérer des tâches et avancer sans se prendre la tête, son interface Kanban reste l’une des plus efficaces du marché ;
• Notion, de son côté, propose un workspace tout-en-un, c’est une solution modulaire qui brille dès qu’il s’agit de centraliser l’information, documenter, structurer ou connecter des bases de données entre elles.

🧠 Le meilleur choix dépend donc de vos besoins réels :

• si vous avez une petite équipe, un projet bien balisé, ou un process simple ➤ Trello fera très bien le job ;
• si vous cherchez un outil de management polyvalent, évolutif et capable de remplacer plusieurs logiciels ➤ Notion est un excellent pari.

Dans tous les cas, ces deux logiciels de productivité offrent une version gratuite solide. Le mieux ? Les tester quelques jours avec votre équipe pour voir lequel s’intègre le mieux à votre workflow de travail.

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FAQ - Trello vs Notion

Trello et Notion sont-ils gratuits ?

Oui, les deux outils proposent une version gratuite.

• Trello Free permet de créer jusqu’à 10 tableaux par workspace, avec des fonctionnalités de base et quelques automatisations.
• Notion Free offre un usage illimité en nombre de pages, avec accès aux bases de données, mais certaines fonctionnalités avancées (permissions, invités, historique) sont réservées aux plans payants.

Peut-on connecter Trello à Notion ?

Oui, via des intégrations tierces comme Zapier, Make (ex-Integromat) ou l’API Notion. On peut synchroniser des cartes Trello avec des pages ou bases Notion, créer des automatisations entre les deux ou relier leur gestion de tâches.

👉 Exemple : créer automatiquement une carte Trello lorsqu’une tâche est ajoutée dans Notion.

Quel outil choisir pour une équipe non technique ?

Trello est souvent préféré par les équipes non techniques grâce à son interface intuitive et sa logique 100% visuelle.

Notion, plus riche, peut nécessiter un peu de configuration au départ — mais une fois mis en place, il devient très accessible, même pour les profils non tech.

Quel outil est le plus adapté à la documentation d’équipe ?

Sans hésiter : Notion.
Sa structure en pages, bases de données et templates en fait une solution parfaite pour centraliser la documentation, créer un wiki interne, gérer des process ou partager du contenu entre équipes.

Trello peut s’y prêter, mais uniquement pour de la documentation très simple.

Quel est le plus sécurisé entre Trello et Notion ?

Les deux outils sont sérieux en matière de sécurité :

• Trello (Atlassian) offre le chiffrement des données, des permissions fines, et des certifications comme SOC 2.
• Notion propose également le chiffrement, la gestion des accès, SSO, et une infrastructure cloud sécurisée. Son plan Enterprise offre des options avancées de gouvernance des données.