Construire une méthodologie de projet : 7 étapes et 10 méthodes à la loupe

Construire une méthodologie de projet : 7 étapes et 10 méthodes à la loupe

À quoi sert une méthodologie de projet ? À structurer les différentes phases de vos projets, pour une organisation optimale, surtout quand ils sont nombreux et complexes.
Cela rassure toutes les parties prenantes, les intervenants, vous en tant que chef de projet, et fixe un cadre qui simplifie indéniablement le lancement de vos projets et leur réussite.

Vous voulez en savoir plus ? appvizer vous propose des méthodes pour optimiser votre productivité et votre planification de projets :

Suggestion de logiciels pour vous

z0 Gravity

z0 Gravity
Nouveau mode visuel de gestion de projet des PME au CAC40
Demander une démo
Voir ce logiciel

Proggio

Proggio
Gestion des tâches et gestion de projet collaboratives
Essayer gratuitement
Voir ce logiciel

SpiraTest

SpiraTest
Solution performante pour la gestion de tests
Evaluation gratuite
Voir ce logiciel

Quelques définitions pour commencer

Qu’est-ce qu’un projet ?

  • un concept, une idée, un besoin,
  • une opération inédite et temporaire,
  • un ensemble de plusieurs cycles appelés phases de projet,
  • un objectif de résultat.

Il a trois contraintes (triangle d’or ou scope triangle) :

  • le temps (les dates, les délais),
  • les ressources (le budget, les coûts),
  • la qualité (la portée du projet).

Qu’est-ce qu’un portefeuille de projets ?

Le portefeuille est un ensemble de projets partageant des ressources humaines, budgétaires, techniques et/ou technologiques communes.
Ces projets interdépendants doivent être priorisés et gérés dans leur ensemble. Leur réussite ou leur échec peut avoir des conséquences les uns sur les autres.

La gestion de projet : définition

La gestion de projet est une démarche visant à organiser de A à Z le bon déroulement d’un projet.

Elle couvre l’ensemble des outils, techniques et méthodes qui permettent au chef de projet et à l’équipe qui lui est directement associée, de conduire, coordonner et harmoniser les diverses tâches exécutées dans le cadre du projet. 

Source : Afnor

S’il y a plusieurs projets à piloter en parallèle, on parle de gestion de portefeuille de projets, ou Project Portfolio Management (PPM).

Cliquez → ici ← pour accéder à un Mooc Gestion de projet afin de découvrir quelques bonnes pratiques pour piloter un projet.

Méthodologie de projets : 7 étapes clés et des méthodes à appliquer !

En management de projet, il n’y a pas UNE méthodologie mais plusieurs combinaisons de méthodes et d’outils de gestion possibles, adaptables selon :

  • le type de projet (web, technique, associatif, etc.), 
  • ses caractéristiques, 
  • ses contraintes, 
  • le contexte, 
  • l’expérience de l’équipe, 
  • la culture d’entreprise. 

Quels sont les enjeux d’une méthodologie de projet ?

Elle permet :

  • de trouver la meilleure façon de planifier et d’exécuter vos projets,
  • d’améliorer la prise de décision grâce à des rôles clairement définis,
  • d’économiser du temps et de l’argent en réutilisant une méthode pour d’autres projets,
  • de gérer l’étendue du projet,
  • de ne pas oublier d’étapes comme celle de la gestion des risques,
  • de contrôler les dépenses du projet,
  • d’identifier rapidement les projets qui posent problème,
  • de mobiliser une équipe performante et autonome.

Outre les méthodes, le projet doit passer par différentes phases qui vont permettre d’étudier sa faisabilité et de garantir l’atteinte des objectifs.

7 étapes clés de la gestion de projet

Étape 1 : établissement d’un diagnostic complet, audit

Il s’agit de partir sur de bonnes bases :

  1. Rencontrez toutes les parties prenantes, dans les bureaux, sur le terrain :
    – le client ou le maître d’ouvrage (MOA),
    – les ingénieurs de l’équipe d’exécution,
    – les salariés de l’entreprise, les utilisateurs finaux,
    – le scrum master (référent de l’équipe des développeurs).
  2. Recueillez et analysez les besoins, les demandes, les ressources disponibles pour la mise en œuvre du projet.
  3. Étudiez le contexte local (politique, économique, etc.).
  4. Déterminez quelles actions sont pertinentes et faisables, le niveau de complexité du projet.
  5. Quelle méthodologie était utilisée lors des projets précédents ? Comment fonctionne l’équipe concernée, et quelles sont ses compétences ?

Étape 2 : identification de la gouvernance de projet

C’est l’étape où sont clairement identifiés et attribués les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe projet, transversale au sein de l’entreprise, et notamment du comité de pilotage.
Une bonne équipe, qui sait où elle va, augmente les chances de succès du projet.

Méthodologie et gouvernance de projet
© Anap

Étape 3 : définition des objectifs, rédaction du cahier des charges

Les objectifs d’un projet sont déterminés par les responsables de l’entreprise et l’équipe projet.
Ils sont détaillés en objectifs intermédiaires (jalons ou milestones), ayant une finalité et une deadline propre.

Exemple : l’objectif du projet est le lancement d’un produit, l’un des jalons peut être l’ouverture d’une boutique éphémère pour le faire connaître en avant-première.

Les livrables sont à la fois les réalisations intermédiaires (documents de travail, budgets, etc.) et les finalités du projet.
Ils représentent des résultats tangibles, dont la réussite est mesurable :

  • une maquette,
  • un produit, 
  • un service, 
  • une nouvelle organisation. 

Le cahier des charges en fait partie, c’est le premier livrable car il compile le travail d’analyse (diagnostic, définition de l’équipe projet, des objectifs, etc.) sur un document concret.

Étape 4 : ordonnancement du projet

C’est le moment où le projet est découpé en étapes, en ensemble de tâches, dont chaque aboutissement correspond à des jalons, eux-mêmes associés à des livrables.

🔎 Les méthodes agiles sont très prisées, surtout pour les projets innovants et IT, notamment la méthode Adaptative Project Framework (APF), car elles privilégient la segmentation. Chaque étape est un projet à part entière, avec ses objectifs propres. Des adaptations et des corrections peuvent survenir à tout moment. Le client ou le MOA est aussi impliqué, il travaille en collaboration avec l’ensemble de l’équipe projet.

Une autre méthode d’ordonnancement consiste à découper le projet en une multitude de tâches et de sous-tâches, pour augmenter ses chances de réalisation et procéder à une priorisation.

🔎 Ainsi la méthode WBS (Work Breakdown structure) ou Organigramme des Tâches du Projet (OTP) en français, permet de :

  • prioriser les livrables par ordre d’importance,
  • découper ces livrables en sous-ensembles,
  • définir les tâches nécessaires à la réalisation de chaque livrable et sous-livrable,
  • si nécessaire, découper ces tâches.

🔎 Une fois le projet découpé en tâches, la méthode PERT (ou diagramme PERT) schématise l’interconnexion des tâches, qui peuvent être successives, simultanées ou convergentes.
Chaque tâche a une durée estimée pour déterminer le chemin critique.

Méthodologie de projet et diagramme de PERT
© Wikiversity.org

Pour le voir en application, un petit tuto « cas pratique » :

Étape 5 : planification, gestion des ressources et gestion des risques

L’équipe projet peut maintenant séquencer les tâches dans un planning, de façon chronologique ou évoluant en parallèle, en tenant compte d’une marge de sécurité.

🔎 Le diagramme de Gantt est souvent utilisé en complément du diagramme de PERT car il se base sur un calendrier plus que sur l’enchaînement des tâches. Il présente graphiquement l’avancement du projet. 

Méthodologie de projet et diagramme de Gantt
© Wikiversity.org

Revenons sur le chemin critique. Il s’agit de l’enchaînement des tâches d’un projet sur tout son cycle de vie :

  • chaque retard sur une tâche a une conséquence directe sur les tâches suivantes et sur la deadline du projet,
  • des marges de sécurité sont définies pour chaque tâche,
  • une fois positionnées sur le chemin critique, les tâches ont une marge nulle.

La méthode du chemin critique ou Critical Path Method (CPM) permet d’identifier le parcours le plus critique pour atteindre l’objectif. C’est une méthode complémentaire à celle de PERT, qui lui, calcule le chemin le plus court.

Méthodologie et chemin critique
© M7

La limite du chemin critique, et du diagramme de PERT en l’occurrence, est l’absence de la dimension « ressources », qui est pourtant primordiale pour avoir une projection réaliste.
Les ressources sont :

  • humaines,
  • budgétaires,
  • matérielles,
  • technologiques.

🔎 Pour une meilleure appréhension des contraintes et de la durée du projet, il est plutôt conseillé d’utiliser la méthode de la chaîne critique (CCPM ou Critical Chain Project Management en anglais).
Elle permet entre autres :

  • d’identifier les facteurs de risque (coûts cachés ou imprévus, retard d’approvisionnement, défaillance matérielle, évolutions technologiques, défaut de communication et coordination),
  • de prévenir les conflits de priorité pour les différentes ressources, 
  • de limiter le multitâches et les pertes de temps,
  • de libérer le chef de projet de la supervision de détails.

Le diagramme de Gantt est utilisé dans cette méthode en y intégrant les ressources du projet.

Diagramme de Gantt et ressources
© diagramme-de-gantt.fr

Voici un extrait de formation sur le sujet, qui aborde les notions de ressources disponibles, de leur nivellement, de focalisation et de mutualisation des marges de sécurité des tâches critiques (tampon projet).

Étape 6 : réalisation et suivi de projet

Le comité de pilotage projet recherche et déploie des solutions pour atteindre des objectifs précis. L’outil de gestion évoqué juste au-dessus en fait partie.

Maintenant que le projet est en route, il faut en assurer le suivi, pour :

  • anticiper les retards ou les manques de ressources potentiels,
  • contrôler :
    • l’avancée des activités, 
    • le respect du planning, 
    • les dépenses, 
    • les résultats au regard du plan projet initial,
  • apporter des ajustements si nécessaire.

Les tableaux de bord, avec indicateurs clés de performance (ou KPI, Key Performance Indicators) offrent une visualisation d’éléments déterminants (main d’œuvre, budget, etc.) et ont l’avantage de favoriser la communication entre le gestionnaire de projets et les parties prenantes.

🔎 Pour le suivi, le tableau de Kanban est l’une des méthodes visuelles possibles : il s’agit d’une représentation du workflow (processus de traitement des tâches), grâce à un système de post-it sur un tableau. Chaque tâche passe du statut « programmée », à « en cours » puis « réalisée ».

tableau Kanban
© Asana

Étape 7 : clôture et évaluation des résultats

C’est le temps du bilan, pour tirer les leçons de ce qui a fonctionné, des points faibles, et de leurs causes.
Une réunion dédiée peut être organisée avec les parties prenantes, l’équipe projet, les utilisateurs finaux, etc., et les remarques sont consignées dans un bilan de synthèse.

D’autres exemples de méthodes en gestion de projet

🔎 Scrum : c’est la méthode Agile la plus utilisée, notamment pour les projets créatifs. Elle offre un cadre : des rôles, un rythme itératif, des réunions précises et limitées dans le temps, une planification en sprint court, un graphique d’avancement, etc. Les acteurs du projet l’ajustent selon leurs expériences et en fonction du contexte.
🔎 PMBoK : le Project Management Body of Knowledge est un guide réalisé par le PMI (Project Management Institute) pour structurer les connaissances indispensables en conduite de projet.
🔎 Prince2 : la méthode PRojects IN Controlled Environments se concentre sur 3 points : l’organisation, la gestion et le contrôle du projet. C’est une méthode générique utilisée pour des projets de grande envergure.
🔎 Méthode Waterfall (ou cascade) : cette méthode traditionnelle, à l’origine utilisée dans les industries comme l’automobile et le bâtiment, consiste à avancer étape par étape, avec une approche logique et séquentielle.

Focus sur le PPM : comment choisir votre outil de gestion ?

La gestion de projet s’attache principalement à mener à bien le projet (domaine de l’opérationnel), tandis que la gestion de portefeuille de projets vise à déterminer quels sont les bons projets à mener et leur bonne articulation (domaine du stratégique).

Le project portfolio management est donc une notion plus complexe qui nécessite une gestion des risques plus forte. La complexité augmente avec le nombre de projets en cours et leur ampleur. Garder une vue d’ensemble demande une organisation rigoureuse et un outil perfectionné.

Conseil : optez pour une solution proposant de la formation et/ou de l’accompagnement.

Les logiciels PPM (Project Portfolio Management) ont été développés pour rendre efficaces les processus de gestion de projet.
Ils intègrent bien entendu les fonctionnalités de gestion de projet, mais offrent une visibilité et un suivi plus pertinents.

Ils permettent entre autres :

  • de recueillir, rationaliser et hiérarchiser les idées (scoring),
  • d’identifier et d’évaluer chaque projet afin d’établir un ordre de priorité,
  • de synthétiser les informations-clés de chaque projet pour faciliter la prise de décision, 
  • de gérer et revoir les ressources intelligemment,
  • d’anticiper les risques et réduire les incertitudes,
  • d’identifier les projets problématiques (avancement),
  • de faire circuler l’information plus facilement,
  • d’améliorer le retour sur investissement (ROI),
  • d’assurer une cohérence entre la conduite de projet et la stratégie globale de l’entreprise.

Les fonctionnalités à étudier de près

Vous recherchez un logiciel de gestion de portefeuilles de projets qui vous corresponde, favorisant la productivité, la collaboration et la transversalité, voici quelques fonctionnalités auxquelles prêter attention :

  • la création d’un nombre illimité de portefeuilles de projets,
  • le rattachement d’un nombre illimité de projets à un portefeuille,
  • la génération de rapports de gestion personnalisés,
  • l’identification des différents types de projets,
  • la consultation en temps réel des différents échéanciers,
  • la visualisation du « planifié vs réel »,
  • la centralisation des idées de projets dans une base de données unique,
  • la gestion des priorités, etc.

Pourquoi utiliser un outil de gestion PPM dans le cloud ?

En mode SaaS (cloud), les avantages peuvent être nombreux (selon les logiciels) :

  • l’évolutivité du logiciel (les mises à jour),
  • l’accessibilité (plusieurs personnes peuvent l’utiliser en simultané),
  • la mobilité (le logiciel est disponible à distance, sur tout type de support),
  • la modularité (le choix de modules sur mesure),
  • la visualisation en temps réel (instantanéité des informations saisies, notifications, etc.),

Attention cependant à deux critères :

  • l’hébergement des données doit répondre aux normes RGPD, 
  • la réversibilité des données : vous devez pouvoir récupérer toutes vos informations à la demande.

Quelques solutions qui valent le détour

CESAR

CESAR a été conçu par des professionnels de la gestion de projet et s’appuie sur des principes fondamentaux tels que PMBoK, Prince2, Scrum. 
C’est un outil intuitif, autant adapté aux experts qu’aux novices en gestion de portefeuille projets.

Il dispose de 7 modules :

  • la gestion des demandes,
  • la gestion de projet,
  • le pilotage des portefeuilles de projet,
  • la gestion des temps passés,
  • la facturation et suivi financier,
  • la planification des ressources,
  • le reporting (tableaux de bord).

→ Pour tout type de structures.
→ Tarif sur demande.

Les + :

  • diagramme de Gantt interactif,
  • développement de fonctionnalités spécifiques (gestion du plan de communication, etc.),
  • outil collaboratif (création de tâches par email, planification d’événements, etc.).

SuiteProG

La force de l’éditeur de SuiteProG, IQar, est qu’il est aussi consultant PPM et a conçu le Système de Management du Portefeuille de Projets (SMPP), un référentiel unique sur la gouvernance de projet labellisé par Bureau Véritas.
Le logiciel a donc été développé et amélioré par des équipes projet expertes, pour une expérience utilisateur optimale. D’où l’approche pédagogique (aide contextuelle, tutoriels vidéo, fiches pratiques, accompagnement par notifications).

Pas besoin d’être vous-même expert en la matière, le progiciel est intuitif et couvre :

  • la gestion de projet, de l’idée à la clôture, 
  • le cadrage et la priorisation des demandes (grâce au scoring),
  • la planification d’un nombre illimité de projets,
  • le suivi (tableaux de bord personnalisés),
  • la visualisation de l’échéancier, comparé aux prévisions initiales.

→ Pour tout type de structures.
→ 15 €/mois/utilisateur.

Les + :

  • disponibilité en application mobile,
  • création automatique de présentations PowerPoint,
  • rapport qualité/prix

z0 Gravity

Le point fort de z0 Gravity est son mode visuel fournissant un espace de travail à 360 degrés. Le progiciel novateur offre aux entreprises des méthodes et des outils agiles pour relever leurs défis d’innovation et leurs projets de transformation.
La visualisation augmentée, à la fois globale et détaillée, donne les moyens au project manager de naviguer à travers toutes les composantes du projet grâce à un fil conducteur.

Il permet :

  • de piloter simultanément plusieurs portefeuilles de projets,
  • de générer des rapports personnalisables en fonction de votre poste ou de votre secteur d’activité,
  • de faire le lien entre les services, les métiers, les directions.

→ Des PME de plus de 100 salariés aux grandes structures.
→ 500 €/mois, engagement annuel.

Les + :

  • géolocalisation des projets,
  • gestion des collaborateurs (feuilles de temps, gestion des congés, annuaire d’entreprise),
  • vue globale des projets avec l’évolution d’indicateurs clés tel que le burndown chart.

Tableau des fonctionnalités

Fonctionnalités

César SuiteProG z0 Gravity

Tableaux de bord

Diagramme de Gantt

Allocation des ressources

Analyse des disponibilités

Duplication de projet

Évaluation du reste à faire

Feuille de route (roadmap)

Gestion des demandes

Gestion des incidents

Gestion des priorités

Gestion des rôles Scrum

Modèles de projets

Planification de projet

Planification des tâches

Rapport de projet

Rentabilité des projets

Tableau Kanban

Work Breakdown Structure

Réversibilité des données

Hébergement des données en France

À vos tâches, prêt, maîtrisez tous vos projets !

Un peu de philosophie dans ce monde pratique :

Le projet est la matérialisation d’une intention qui s’autodétruit.

Joseph Rouzel

Une fois le projet terminé, place au suivant ! Si vous en gérez plusieurs en même temps, prenez le temps de choisir les méthodes et les outils PPM qui vous correspondent le mieux, vous jonglerez avec les différentes tâches, projets, ressources, sans en perdre de vue. 

La stratégie et l’opérationnel fonctionnent en binôme productif et le retour sur investissement est au rendez-vous.
 

Suggestion de logiciels pour vous

Afineo PIM

Afineo PIM
Accélérez votre business avec la plateforme AFINEO
Demande de Démo
Voir ce logiciel

Factomos Xpert

Factomos Xpert
La Facturation en ligne pour les clients de votre cabinet
Devenir partenaire
Voir ce logiciel

Wimi Armoured

Wimi Armoured
Spécialiste du travail d'équipe sécurisé
Essayer gratuitement
Voir ce logiciel
Commenter cet article

Ajouter un commentaire