Logiciels de Gestion des actifs numériques (DAM)

Logiciels de Gestion des actifs numériques (DAM) : guide d'achat

Qu’est-ce qu’un logiciel DAM en ligne ? 

Définition 

En entreprise, la transformation digitale est pleinement ancrée dans les activités quotidiennes. Face à cette dématérialisation, un logiciel spécifique doit être adopté pour optimiser la Gestion des Actifs Numériques. Le logiciel DAM va se charger de gérer toutes les ressources numériques nécessaires au développement d’une entreprise. Il peut s’agit d’une illustration, d’une vidéo ou d’un enregistrement audio.  

Comment ça marche ?

Si au début, les logiciels DAM étaient développés pour stocker des données numériques, il s’agit actuellement de multi plateformes collaboratives. Ce genre d’outil est programmé pour enrichir les ressources numériques de manière à gagner considérablement en temps de charge. Compte tenu du volume de données immatérielles à traiter, il est devenu indispensable de procéder à l’automatisation des tâches les plus fastidieuses.

Dans sa globalité, le logiciel va collecter et trier tous les fichiers utilisés par l’entreprise. Ces documents sont par la suite stockés dans une médiathèque. Le responsable de la gestion des campagnes marketing va pouvoir accéder rapidement à ces données grâce à un tableau de bord bien répertorié et facile à consulter.

Le logiciel permet bien évidemment les retouches. 

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel DAM SaaS ?

La gestion des droits 

Grâce à un logiciel Digital Asset Management, il est possible de s’assurer de la gestion des droits d’images. Le responsable pourra personnaliser l’accès à la photothèque afin notamment de s’assurer de l’utilisation des images. Entre la publication, la modification ou le partage, les équipes marketing seront informées des modalités d’utilisation des médias, ce qui évitera les risques divers tels que les amendes. 

L’indexation des fichiers

Les outils polyvalents tels que les logiciels DAM sont d’une grande aide dans l’indexation des fichiers. En effet, ces outils de gestion vont classer tous les actifs numériques de façon à ce que l’utilisateur puisse naviguer facilement dans ses bibliothèques multimédias. La recherche d’images, de sons ou de vidéos peut se faire à l’aide d’un mot-clé, d’un format, d’un lieu ou d’un titre. La taxonomie est personnalisable pour simplifier les recherches.  

Le suivi des activités  

L’administrateur dispose d’un historique de toutes les actions effectuées sur la plateforme. Utiliser le logiciel lui permettra de voir qui a accédé aux fichiers, en l’occurrence quand ces derniers ont été retouchés. Il en est de même pour le partage des contenus.   

Qui utilise un logiciel DAM en ligne ? 

Les solutions DAM en ligne sont destinées à toutes les équipes de marketing et de communication dont les activités nécessitent la gestion d’un grand volume de fichiers multimédias, qu’il s’agisse d’images, de sons ou de vidéos. Un logiciel DAM leur permettra de se charger facilement de leurs ressources numériques depuis leur arrivée jusqu’à leur utilisation, voire leur destruction.

Pourquoi utiliser un logiciel DAM en entreprise ?

Avantages 

• La gestion des métadonnées nécessite moins de temps
• La possibilité de retrouver rapidement les fichiers 
• L’optimisation des contenus se fait d’un simple geste
• L’utilisation de ce logiciel permet de réduire les coûts nécessaires à la mise en œuvre d’une campagne marketing  
• Les bibliothèques multimédias sont mieux organisées grâce aux mots clés associés aux fichiers 

Inconvénients 

• Les fonctionnalités intégrées dans les logiciels gratuits ne répondent pas forcément aux besoins de l’entreprise.

Comment choisir un logiciel DAM en ligne ? 

En général, le choix de l’outil dépend étroitement des besoins de l’entreprise. Quoi qu’il en soit, il est conseillé d’utiliser un logiciel :

• facile à mettre en œuvre : certains logiciels proposent une assistance pour faciliter leur prise en main. Il est essentiel que l’utilisateur puisse réaliser rapidement ses tâches, ce qui optimise la productivité.   
• à sécurité élevée : les fichiers numériques doivent être sécurisés au mieux pour éviter toutes formes de problèmes telles que la diffusion inappropriée. Il est primordial de choisir un logiciel qui promet un moyen de protection sûr et efficace. 
• proposé à un prix adapté : Certains éditeurs proposent des logiciels gratuits ou à prix abordable qui offrent certaines fonctionnalités de base. Quelques fournisseurs ont également mis au point des outils paramétrables dont le coût dépend des modules choisis. 

Les meilleurs logiciels DAM gratuits et open source

• Entermedia Inc
• Pimcore
• Phraseanet
• ResourceSpace
• Razuna

Les logiciels DAM professionnels les plus connus 

Pour TPE 

• Wedia
• Agility
• Alchemy
• Amise
• Armadillo
• Bynder

Pour PME

• Damdy
• ePhoto
• MaPS System
• Ninsight
• Trimly

Entre l’archivage, le stockage et le partage des actifs numériques, il est de rigueur pour les responsables de recourir à des outils capables d’automatiser toutes ces tâches. Avec un volume conséquent de fichiers à traiter, se faire aider par un logiciel de gestion des actifs numériques devient impératif.