Comment facturer quand on est auto-entrepreneur ?

Comment facturer quand on est auto-entrepreneur ?

Découvrez sans plus attendre les bonnes pratiques à connaître pour établir sans fausse note des factures en bonne et due forme, ainsi que les documents et outils qui peuvent vous accompagner dans la réalisation de cette tâche.

 

Sommaire :

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Particularités du régime auto-entrepreneur 

Qu’est-ce qu’implique le statut auto-entrepreneur ?

Pour pouvoir bénéficier d’un statut auto-entrepreneur (également appelé micro-entreprise ou micro-entrepreneur) vous devez répondre à des critères spécifiques. Pour commencer, votre chiffre d’affaires réalisé au cours de l’année civile N-1 ou N-2 de doit pas dépasser :

  • 170 000 € pour des activités commerciales ou d’hébergement,
  • 70 000 € pour des prestations de services ou des activités libérales.

D’autre part, le régime auto-entrepreneur implique un statut simplifié, particulièrement en matière de paiement des cotisations sociales.

Régime social et charges fiscales des auto-entrepreneurs

Les auto-entrepreneurs sont affiliés à la SSI (Sécurité Sociale pour les indépendants, auparavant connue sous le nom de RSI). Les cotisations sociales dépendant de ce régime se règlent soit tous les mois, soit tous les trimestres. Relatives au chiffre d’affaires annuel déclaré, le pourcentage appliqué pour leur calcul varie en fonction de la nature de l’activité :

  • 13,9% pour la vente de marchandises,
  • 24% pour la prestation de service artisanal,
  • 24,4% pour la prestation de service commercial.

En revanche, les micro-entreprises peuvent profiter du dispositif “franchise de base de TVA”. Cette réglementation permet à l’auto-entrepreneur de ne pas payer de TVA sur ses ventes et ses prestations. Attention, cette franchise est applicable sous certaines conditions ! En effet, pour pouvoir en bénéficier, le chiffre d’affaires déclaré pour l’année N-1 ne doit pas être supérieur à :

  • 33 200 € pour des prestations de services ou des activités libérales,
  • 82 800 € pour des activités commerciales ou d’hébergement.

Auto-entrepreneur et comptabilité

Grâce à l’exonération possible de TVA, la gestion comptable d’une micro-entreprise peut sembler simple et accessible. De plus, seule la tenue d’un livre de recettes (bien renseigné et ordonné chronologiquement) vous est exigée en tant qu’auto-entrepreneur. Enfin, aucune publication de comptes n’est demandée. Toutefois, un compte bancaire dédié à votre activité est requis. Mais il n’a pas à être professionnel si le chiffre d’affaires obtenu est inférieur à 10 000 € durant deux années consécutives.

Le micro-entrepreneur serait-il alors un bienheureux indépendant quasi dispensé de formalités comptables ? C’est sans compter sur la facturation, tâche auquel il peut être amené à se confronter très régulièrement. Heureusement, cette obligation s’avère beaucoup plus aisée qu’elle n’y paraît, et nous allons vous expliquer comment devenir un as de la facturation !

Quels sont les enjeux de la facturation ?

Dans quels cas la facture est-elle obligatoire ?

Bien qu’allégé, le statut d’auto-entrepreneur ne dispense pas de devoir créer des factures de façon formalisée. Dans certaines occasions, celles-ci sont même obligatoires. Voici les cas de figure pour lesquels vous devez produire une facture même si vous êtes auto-entrepreneur :

  • lors de la vente d’un bien ou d’un service à un autre professionnel;
  • si vous vendez à distance à un particulier;
  • si vous effectuez une prestation de service d’un montant égal ou supérieur à 25 € TTC;
  • si vous effectuez une prestation de service impliquant des travaux immobiliers.

Mais au-delà des simples obligations légales, la facturation comprend d’autres enjeux, particulièrement quand il s’agit d’analyser vos activités.

Les factures : un outil d’analyse

De votre côté, avoir le détail de vos ventes, datées et classées, est une source d’informations cruciale pour votre activité. Vous pouvez identifier une tendance de fond, vos best-sellers, une éventuelle saisonnalité dans vos ventes… Autant d’éléments d’analyse précieux pour développer votre micro-entreprise.
En somme, l’établissement de factures est un exercice auquel pouvez être très souvent confronté. Mais si vous n’en avez jamais fait une question se pose alors : à quoi doivent ressembler vos factures ?

À quoi doivent ressembler vos factures ?

Formalités de la facture de l’auto-entrepreneur

Plusieurs règles d’or sont à connaître en matière de facturation, auto-entrepreneur ou non. 

Tout d’abord, n’oubliez pas le numéro de facture obligatoire ! Numéro unique, il suit obligatoirement celui de la facture précédente, et sans rupture. Afin de le déterminer, nous vous recommandons de choisir le numéro de l’année, suivi de celui du mois, et enfin de celui de la facture dans le mois. Par exemple, pour des factures émises en janvier 2017, cela donne la numérotation suivante : 20170101, 20170102, 20170103, etc.

Par ailleurs, vous devez produire votre facture en français, et en deux exemplaires : un pour le client et un pour vous. Veillez à fournir au client un exemplaire converti au format PDF afin qu’il ne puisse pas être modifié. 

Enfin, certaines mentions obligatoires doivent impérativement y figurer.

Les mentions obligatoires

Que vous soyez une micro-entreprise ou pas, certains éléments doivent être systématiquement présents sur une facture :

  • la date d’émission de la facture,
  • la date de livraison pour une vente, ou celle de la fin de la prestation pour du service,
  • les renseignements concernant votre client (identité, adresse, et adresse de facturation si différente de la première),
  • les renseignements vous concernant (nom ou dénomination sociale, adresse, numéro SIREN ou SIRET, et numéro RCS/RM si vous y êtes enregistré),
  • la description du produit ou de la prestation, ainsi que la quantité vendue et le prix unitaire hors taxe,
  • la majoration de prix s’il y en a une (frais de transport par exemple),
  • les réductions de prix éventuelles,
  • le prix total que votre client doit payer, à la fois HT et TTC,
  • la TVA. 

Attention ! Si vous bénéficiez de l’exonération de TVA évoquée précédemment, vous devez apposer sur votre facture la mention suivante : “TVA non applicable, art. 293 B du CGI”.
Tout ceci vous semble un peu complexe ? Afin de partir sur de bonnes bases, téléchargez notre modèle de facture dans lequel vous retrouverez toutes les mentions légales obligatoires.

Mais outre ces mentions obligatoires, vous pouvez vous retrouver dans un cas de figure où certaines mentions particulières sont à rajouter.

Les mentions particulières

Dans le cas où vos CGV (conditions générales de vente) stipuleraient certaines modalités, vous pouvez les indiquer sur la facture. 

Par ailleurs, si votre client est un professionnel, vous devez mentionner la date ou le délai de paiement, ainsi que le montant des pénalités de retard en cas de non règlement à la date prévue.

Enfin, pour les activités artisanales soumises à l’assurance professionnelle obligatoire (comprenant la garantie décennale), plusieurs informations sont à inscrire sur les factures et devis : le nom ou numéro de l’assurance souscrite, les coordonnées de l’assureur, ou encore la couverture géographique du contrat.

Comment bien gérer ses factures en tant qu’auto-entrepreneur ?

Avantages d’une solution complète de facturation

Lorsque vous débutez en tant qu’auto-entrepreneur, il est tout à fait possible d’établir vos premières factures “à la main”, sur un logiciel de type Excel par exemple. Néanmoins, lorsque l’activité devient plus importante, cette manière de procéder présente rapidement de nombreuses limites. En effet, la facture devant être adressée à la réalisation de la prestation ou au moment de la livraison du bien, cela implique un suivi de gestion pour maîtriser les délais dans les temps, en parallèle de la production.

De plus, lorsque l’on ne maîtrise pas parfaitement l’art de la facturation, une erreur peut vite se glisser ! Dans ce cas, il faut alors produire une nouvelle facture ou une note d’avoir, ce qui représente une perte de temps supplémentaire.

Mais surtout, avoir la possibilité de consulter les factures suivant différentes entrées (selon qu’elles sont associées à tel client, tel service / produit, émises à telle période, etc) offre une vision analytique précieuse. D’où l’intérêt de déployer une solution capable non seulement d’éditer, mais aussi de répertorier et d’archiver vos documents de manière pertinente.

Opter pour une solution complète de facturation permet donc de disposer d’un outil précieux, à la fois en termes de gain de temps mais également de suivi de son activité. Mais comment dénicher le bon logiciel de facturation, à la fois efficace et adapté à vos besoins ?

Les logiciels de facturation pour auto-entrepreneur

Différents éditeurs ont mis en place des logiciels de facturation adaptés aux auto-entrepreneurs. Certains sont proposés à des prix très abordables pour les besoins des petites structures, et comportent néanmoins toutes les fonctionnalités indispensables au bon établissement et suivi des factures des micro-entreprises et des TPE. De plus, la plupart des solutions de facturation permettent d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires se révélant vite très utiles dans la gestion de la comptabilité, la gestion commerciale ou encore dans le suivi analytique de votre activité.

Top des logiciels de facturation pour micro-entreprises

Itool

facturation autoentrepreneur : visuel itool

Spécialement conçu pour les TPE et PME, Itool est un outil à la fois complet et intuitif. Il permet notamment de prendre en charge la comptabilité générale, les devis et facturations, ainsi que la liasse fiscale.

Principaux avantages d’Itool :

  • logiciel très complet,
  • ergonomique et agréable à utiliser,
  • 100% français.

Quickbooks

facturation autoentrepreneur : quickbooks

Adapté aux entreprises de moins de 20 salariés, Quickbooks facilite la gestion comptable quotidienne grâce à l’automatisation des tâches. Il est possible, par exemple, de créer une facture en un clic seulement à partir d’un devis pré-établi.

Principaux avantages de QuickBooks :

  • ergonomique et ludique,
  • lecture intuitive des ventes, dépenses et trésorerie,
  • certifications : TRUSTe et Anti-fraude.

Zervant

facturation autoentrepreneur : visuel zervant

Gratuit jusqu’à 10 clients, Zervant permet la création de factures et devis sous différents formats. Grâce à lui, vous avez aussi une vision pertinente sur vos recettes grâce aux rapports commerciaux et comptables.

Principaux avantages de Zervant :

  • simple d’utilisation,
  • possibilité d’envoyer des factures par voie postale,
  • solution de recouvrement incluse.

Conclusion

Aussi simplifié qu’il soit, le statut d’auto-entrepreneur implique de prendre en compte de nombreux paramètres lors de l’établissement de factures. S’il est possible dans un premier temps de facturer à l’aide d’outils bureautiques tels que Word ou Excel, nous avons vu que ces solutions comportent néanmoins quelques limites. En vous appuyant sur une solution SaaS (Software as a Service), vous êtes sûr d’être conforme au cadre réglementaire, tout en déployant une gestion à la fois simple et professionnelle pour votre activité.

 

Article mis à jour, publié initialement en avril 2017

 

 

 

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