Comment fonctionne un logiciel ERP ?

Fonctionnement d'un ERP

« Enterprise Resource Planning », c’est ainsi que se définit l’acronyme ERP qui se traduit en français PGI pour Progiciel de Gestion Intégrée. C’est un logiciel qui facilite la gestion de l’ensemble des processus d’une entreprise. Pour gérer de façon homogène et cohérente le système d’information (SI) d’une organisation, le logiciel ERP demeure l’outil idéal. Il intègre bien les divers outils au sein d'une entreprise en faisant appel à plusieurs fonctions comme la gestion des ressources humaines, la gestion financière et comptable, la gestion de stocks et surtout la construction des applications informatiques. Nous vous apportons ici plus de lumière sur son fonctionnement.

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Quels sont les principes fondateurs du logiciel ERP ?

Vu l’importance du « e-business » dans toutes les entreprises, l’utilisation d’outils basés sur les technologies de l’information et de la communication reste incontournable. Pour cela, l’ERP est le progiciel le plus utilisé pour intégrer toutes les fonctions de l’entreprise. L’outil a la particularité de construire des applications informatiques autour du système d'information et ce, en conformité avec chaque fonction de l’entreprise et de manière modulaire. Certes, tous les modules ne sont pas dépendant les uns des autres, mais partagent toutefois une base de données résolument unique et commune. Une solution type ERP, c’est aussi l’usage d’un moteur de Workflow. Grâce à ce dernier, lorsqu’une donnée est enregistrée dans le système d’information ERP, elle est en même temps propagée dans les modules appropriés tout en respectant une stricte programmation. Généralement cumulés à une base de données oracle, les ERP sont souvent de l’ordre de client/serveur. Ils conviennent bien au pack office de PowerPoint et Excel. Ce dernier est très utilisé pour faire les imports/exports de données.

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Les différents modes de fonctionnement du logiciel ERP

L’outil ERP renferme des modules fonctionnels utilisant les mêmes données dans une seule base centralisée. C’est un ensemble dans lequel toutes les parties fonctionnent harmonieusement entre elles. Cela constitue le reflet de l’ergonomie qui fait que les informations sont uniques et donc rend cohérent le système d’information ERP. De là, l’ERP joue directement son rôle modulaire. Dans ce sens, une ou plusieurs applications peuvent intervenir en même temps. Ainsi, les applications modulaires de l'ERP permettent d’assurer la comptabilité des modules entres eux et du coup s’imbriquent comme des blocs de Lego.
De part leurs architectures, les ERP fonctionnent suivant des modules. On distingue à cet effet le module finance, le module logistique et le module e-commerce. S’agissant du module finance, il se divise en 5 sous-modules et effectue un contrôle de gestion et des prévisions sur l’ensemble des directives de l’entreprise. Aussi, il gère la comptabilité tierce, analytique et générale. Il contrôle également la gestion des investissements, les ressources humaines, les frais de déplacement et tout ce qui est lié à la gestion de paie et du temps de travail. Pour utiliser ce module, il faut avoir des connaissances approfondies en comptabilité. Le module logistique, plus recherché par les entreprises, est utilisé pour la gestion des ventes/achats, surtout la gestion des stocks qui revient toujours chère aux entreprises. Si ce module permet aussi de gérer les commandes clients et les livraisons, il faut évidement signifier son plus grand atout : l'optimisation du processus de Workflow. La gestion précise des contrôles qualité et factures sont autant d’atouts du logiciel ERP qui coordonne et déclenche les mesures correctives. Quant au module e-commerce, il permet de faire de la vente en ligne. Officiellement, il est considéré comme un logiciel de Gestion Relation Client (GRC) encore connu sous le nom de Customer Relationship Management (CRM). Ce module permet d’effectuer les statistiques voulues et sur n’importe quelle base de données. A ce module, un outil reporting est associé. Juste ce qu’il faut, car en fin de compte le module e-commerce est tout aussi bien utilisé pour effectuer des offres marketing que du e-mailing.