Rangez vos post-its, voici les 10 meilleurs outils scrums 2022

Quels sont les meilleurs outils scrum à adopter pour gérer vos opérations conformément à cette méthodologie de gestion de projet ?

Spoiler : le post-it en fait partie 🙂

Si ce fait prête à sourire, il est loin d’être anecdotique. En effet, Scrum repose certes sur l’utilisation de logiciels agiles, mais aussi sur l’emploi d’outils « physiques »… et parfois ludiques !

Que vous soyez product owner, scrum master ou autre membre d’une équipe de développement, découvrez quelles sont vos armes quotidiennes pour mener vos projets en toute agilité !

Pour rappel, Scrum est une méthode de gestion de projet fonctionnant par itérations et incrémentations. Les acteurs concernés, à savoir :

• le product owner,
• le scrum master,
• et l’équipe projet,

travaillent en étroite collaboration, notamment au moyen de réunions régulières, les fameuses cérémonies scrum :

• le sprint planning,
• le daily scrum,
• le sprint review,
• et la rétrospective.

Par conséquent, les outils scrum se doivent de répondre à deux grands besoins principaux :

• la gestion de projet et la gestion des tâches (pilotage, suivi et opérationnel de manière générale),
• la collaboration, la méthode impliquant des échanges réguliers, une communication optimale et de la visibilité sur la progression des travaux en cours.

Il s’agit sans doute de l’outil le plus important en gestion de projet scrum : il facilite le suivi de l’évolution des tâches et des user stories en cours de sprint.

Pour l’élaborer un simple tableau blanc, voire un pan de mur, est divisé en plusieurs colonnes :

• tâches en faire,
• tâches en cours,
• tâches à tester,
• tâches terminées.

Ces différentes tâches, ou user stories, sont matérialisées par des post-its à faire évoluer sur le scrum board en fonction de leur statut, de leur intégration dans le sprint jusqu’à la réalisation et la validation des livrables attendus.

☝️ Très stratégique, le scrum board permet de voir en un coup d’œil comment avance le projet, si des retards sont à prévoir, etc. De ce fait, nous vous recommandons de l’installer à un endroit parfaitement visible de tous, et de vous appuyer dessus pour l’animation des dailies.

Le burnup chart est un graphique servant à afficher le travail accompli sur un projet, en comparaison de la quantité de travail totale attendue.

Il se construit de la sorte :

• un axe vertical révélant la charge de travail, au moyen d’unités définies par l’équipe projet :
  • heures de travail,
  • jours de travail,
  • story points, etc.
• un axe horizontal représentant l’évolution dans le temps, en sprints par exemple.

Le burnup chart présente ensuite deux courbes :

• la courbe A (en bleue dans l’exemple ci-dessous) montrant le travail déjà accompli,
• la courbe B (en rouge dans l’exemple ci-dessous) matérialisant le périmètre du projet, autrement dit la charge de travail estimée.

☝️ Les équipes agiles apprécient particulièrement le burnup chart, car il tient compte du périmètre réel du projet. En d’autres termes, la courbe B augmentera clairement si une charge supplémentaire non prévue initialement survient en cours de réalisation.

À l’inverse du burnup chart, le burndown chart permet de visualiser le travail qu’il reste à accomplir sur un projet, en fonction du temps imparti.

Il se construit alors un peu comme le burnup chart :

• un axe horizontal présentant la charge de travail, là aussi en fonction de l’unité déterminée au préalable (heures, story points, etc.),
• un axe horizontal matérialisant la ligne de temps (sprints, jours, etc.).

Les deux courbes, quant à elles, signifient :

• la quantité de travail restant idéale (en rouge dans l’exemple ci-dessous),
• la quantité de travail restant réelle (en bleu dans l’exemple ci-dessous).

☝️ Le burndown chart, contrairement au burnup chart, ne considère pas les changements de périmètre (client qui demande une nouvelle fonctionnalité à développer en cours de projet par exemple). Conséquence ? Le retard (légitime !) de l’équipe est alors perçu de manière négative, puisque non justifié.

Nous venons à plusieurs reprises d’évoquer les story points. Mais de quoi s’agit-il exactement ?

Ce procédé consiste à attribuer des points d’effort aux tâches à réaliser afin d’évaluer au mieux la date de fin d’un projet, ou du moins de la production de tel ou tel livrable.

Quels avantages par rapport à la traditionnelle comptabilisation en jour-homme ? En fait, les story points tiennent compte des spécificités de chacun ; nous n’avançons pas tous à la même vitesse ! De plus, ils induisent des estimations relatives (« en comparaison de ») et non absolues, ces dernières s'avérant souvent peu fiables.

💡 Le planning poker constitue l’outil par excellence pour estimer ses story points. Comment fonctionne-t-il ? La « partie » se déroule lors de la définition des user stories et nécessite un jeu de cartes spécifique. Chacune d’entre elles contient une valeur de la suite de Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13) ou autre nombre/symbole.

Lorsqu’une user story est présentée par le product owner, chaque membre de l’équipe choisit alors une carte de son jeu en fonction de la valeur qu’il estime la plus appropriée (plus la valeur est grande, plus l’effort à prévoir semble important). Si les cartes sélectionnées par les participants se révèlent différentes, la discussion est engagée, puis une nouvelle estimation est faite jusqu’à obtention d’un consensus.

Le mood board : un classique de l’animation d’une rétrospective scrum ! Et pour cause, il offre l’opportunité à chacun de s’exprimer librement sur son ressenti quant au sprint écoulé… même aux plus timides !

Comment fonctionne-t-il ?

Chaque membre de l’équipe possède un avatar le représentant, sur un post-it par exemple. Puis il le positionne en fonction de son humeur du jour sur les lignes d’un tableau, numérotées de 1 à 5 par exemple :

• 5 pour « je suis très satisfait » ;
• 1 pour « je ne suis pas satisfait du tout ».

Cette prise de température de l’état d’esprit de l’équipe scrum peut aussi se faire à l’aide de smileys.

Enfin, notez que cette opération doit être réalisée régulièrement et déboucher, bien entendu, sur la mise en place d’actions concrètes.

💡 Il est tout à fait possible de procéder au moyen d’avatars anonymes, dans le cas où certains membres de l’équipe ne souhaiteraient pas afficher leurs émotions en public !

Bien sûr, la méthode scrum s’appuie également sur l’utilisation de logiciels.

Petit tour d’horizon des principaux.

Les logiciels de gestion de projet constituent des outils de pilotage ultimes, dotés de nombreuses fonctionnalités essentielles, à l’image du diagramme de Gantt.

Ils permettent entre autres :

• de planifier un projet,
• de veiller à son bon déroulé, sous des contraintes de ressources, de temps et de budget,
• de faciliter la communication et la collaboration,
• d’automatiser certaines tâches.

☝️ Il existe pléthore de logiciels de gestion de projet, dont certains s’avèrent plus appropriés à certaines méthodologies.

Veillez donc à choisir une solution orientée Scrum, telle que monday.com. 

Cette plateforme de gestion de projet intuitive et ultra-personnalisable propose des fonctionnalités de planification Scrum pertinentes et ludiques : feuilles de routes, sprint planning et tableaux de bord sont là pour vous accompagner tout au long de votre projet. La méthode agile n’a jamais été aussi simple, le logiciel analyse vos performances passées pour vous permettre de toujours plus vous améliorer !

Les logiciels de gestion des tâches, précieux alliés des équipes scrum, diffèrent des outils de gestion de projet. S’ils n’offrent pas de vue macro sur le projet, ils se focalisent sur les tâches en elles-mêmes, c’est-à-dire :

• leur définition,
• leur priorisation,
• leur attribution à un responsable,
• leur planification avec échéance précise.

Ce type de logiciel apporte donc une aide dans l’organisation du travail quotidien, en se concentrant sur l’exécution des missions et la productivité des équipes.

Les plateformes collaboratives sont des outils pour méthodes agiles essentiels : contrairement à d’autres systèmes comme Waterfall, l’Agilité implique une communication et une collaboration à toute épreuve.... même dans un contexte où le télétravail se généralise !

Partage de documents, messagerie instantanée, animation de réunion, gestion des connaissances ou encore visio-conférence sont autant de fonctionnalités clés proposées par ces logiciels.

Les logiciels de gestion des idées et de l’innovation accompagnent les équipes œuvrant dans une logique d’amélioration continue de leurs produits et/ou services.

Le principe ? Regrouper les idées (en provenance des équipes ou résultant des feedbacks utilisateurs) au sein d’un même espace afin de les retrouver facilement, mais surtout de les traiter.

Les logiciels de bien-être des employés s’intègrent tout à fait aux outils scrum, particulièrement les trackers d’humeur. Comme nous l’avons évoqué avec l’exemple du mood board, cette méthode de gestion de projet implique de sonder le moral des équipes, car s’il se situe au plus bas… la productivité et la performance globale aussi !

Vous venez de découvrir les principaux outils scrum accompagnant le product owner, le scrum master et l’ensemble de l’équipe tout au long de leurs missions. Si certains semblent incontournables, à l’instar du scrum board ou du logiciel de gestion de projet, il convient évidemment d’orienter votre choix en fonction de vos objectifs et de la nature de votre activité. Un service marketing n’aura pas les mêmes besoins qu’un pôle R&D par exemple.

Les logiciels de feedback constituent un atout incontournable pour la méthode scrum. N’oublions pas que la livraison rapide d’un produit est fortement appréciée chez vos utilisateurs. Les logiciels vont justement servir à optimiser les boucles de rétroaction ou feedback loops afin d’obtenir des avis positifs ou négatifs. 

L’objectif ? Utiliser ses retours à bon escient pour améliorer votre produit et ainsi le faire correspondre aux attentes de vos clients. Oui, les avis négatifs sont souvent difficiles à avaler, mais ils vous serviront sur le long terme pour cibler des problématiques bien précises et ainsi proposer un produit de qualité. 

Un logiciel de gestion de projet agile est une plateforme ou un outil utilisé par les chefs de projet pour le développement de logiciels. Il permet de diviser les tâches en plusieurs sous-tâches tout en les rattachant à des phases incrémentales dénommées sprints.

Les méthodes agiles les plus populaires sont la méthode Scrum et la méthode SAFe. Découvrez en détail comment les mettre en pratique dans cet article. 

La gestion de projet en mode agile est utile pour effectuer un pilotage plus sécurisé, car plus régulier par le chef de projet. Elle s’oppose souvent à la méthode Waterfall, une méthode prédictive dite “en cascade”. 

La méthode Scrum et la méthode Kanban sont fréquemment utilisées et comparées. Un backlog de sprint n'appartient qu'à une seule équipe à la fois. En comparaison, les tableaux Kanban peuvent être partagés par plusieurs équipes.

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