Entretien annuel : nos 8 conseils pour le préparer efficacement

Entretiens annuels : 8 conseils
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De nombreuses entreprises organisent des entretiens annuels en leur sein. Quid de la vôtre ? Faut-il le faire ? Et si oui, comment s’y prendre ? Découvrez tous nos conseils et astuces RH.

L’entretien annuel : définition

Qu’est-ce que l’entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel est un entretien d’évaluation individuel organisé à l’initiative de l’employeur. Le code du travail ne l'impose pas, sauf accord de branche. Il faut en effet distinguer l’entretien annuel de l’entretien professionnel, qui lui est obligatoire tous les deux ans.

À quoi sert l’entretien annuel ?

De nombreuses entreprises choisissent d’organiser un entretien annuel pour chacun de leurs salariés. L’entretien individuel est un moment privilégié d’échange. Il donne l’occasion d’aborder la progression du collaborateur au vu de sa fiche de poste et des attentes de l’entreprise. L’entretien annuel d’évaluation est en effet propice à une analyse en matière d’évolution de carrière : il sert notamment à l’entreprise dans le cadre de la construction du plan de formation qu’elle pourra proposer aux collaborateurs par la suite.

Quand faut-il effectuer l’entretien annuel ?

Là encore, aucune obligation, sauf cas où un accord de branche de votre secteur imposerait une spécificité. Souvent, les entreprises organisent l’entretien annuel en fin d’année. Quitte à ce que ce soit la clôture, l’heure est au bilan. Bilan de l’activité, extensible aux bilans individuels de ceux qui y ont contribué : un bon timing pour définir ensemble les bonnes résolutions pour la nouvelle année.

Comment se passe l’entretien annuel ?

Un entretien d’évaluation annuel dure généralement deux heures. Y assistent :

  • le collaborateur évalué,
  • son manager.

Il arrive que des procédures internes soient mises en place par l’entreprise, souvent par le service RH (Ressources Humaines) pour en fixer le déroulé. Il est, du point de vue légal, possible de réaliser l’entretien annuel et l’entretien professionnel à la suite. Si c’est appréciable d’un point de vue praticité organisationnelle, attention cependant à bien différencier les deux. À ce niveau-là, la préparation de l’entretien d’évaluation en amont et les outils de management déployés joueront un rôle crucial.

8 conseils pour préparer son entretien d'évaluation

Informer de l’entretien annuel

Il s’agit déjà de prévenir les collaborateurs de la date, du créneau horaire et du lieu fixés pour l’entretien annuel de chacun d’entre eux. Profitez-en pour annoncer, de manière synthétique et concise, l’objectif et le cadre dans lequel s’inscrit cet entretien annuel d’évaluation.

Préparer son entretien annuel

Le but n’est pas de s’acquitter d’une simple formalité, c’est de la mettre à profit dans l’intérêt réciproque de l’entreprise et du collaborateur. Un entretien annuel bien préparé est un entretien réussi. On ne cherchera pas à prendre au dépourvu le collaborateur. Aussi, autant lui communiquer en amont la trame de l’entretien annuel d’évaluation, ainsi que les questions qui lui seront posées.

Illustrer l’entretien annuel

Plus l’entretien annuel s’appuiera sur des éléments concrets, mieux ce sera. Ce peut être des données quantitatives, reportings, performances chiffrées, récits de situation ou encore rapports d’échanges. Ces éléments aideront à éviter de tomber dans le subjectif. L’écueil est en effet de partir de ressentis, d’impressions ou de souvenirs arbitraires. Auquel cas, la réaction sera elle-même biaisée, et les solutions rares.

Mettre à disposition les bons outils de management

Dans cette optique, il est intéressant de rendre accessible aux collaborateurs des supports de préparation en vue de l’entretien individuel annuel. Différents logiciels SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines), à retrouver ici, proposent des grilles d’auto-évaluation à soumettre en amont.

Favoriser l’auto-évaluation

L’idéal est que le temps de préparation consacré à cet entretien individuel, d’un côté comme de l’autre, soit d’une heure, une heure trente. Cette préparation de l’entretien annuel, bien menée en amont, fluidifiera d’autant l’échange le moment venu. Pour la personne évaluée, c’est une possibilité de montrer son implication et son professionnalisme. Cette démarche enclenche un comportement proactif. Il s’agit non de juger, et bien de mesurer pour comprendre. La démarche, tournée positivement, permet de retirer les vrais bénéfices qu’on en attend.

Conserver les informations de l’entretien annuel

D’une année sur l’autre, il est important de retrouver les informations échangées. Disposer ainsi de l’historique permet de mieux contextualiser le nouvel entretien individuel. Le manager doit avoir accès aux comptes rendus précédents, et concevoir à son tour un compte rendu de l’évaluation menée.

Communiquer sur la suite de l’entretien annuel

À l’inverse, il est également intéressant pour le collaborateur de disposer d’un suivi de ses entretiens annuels. Il pourra ainsi, lui aussi, resituer ses réalisations professionnelles en regard de sa trajectoire globale dans l’entreprise.

Fixer des actions suite à l’entretien annuel

Si le bilan est par essence rétrospectif, n’oubliez pas qu’il doit servir à fixer des objectifs prospectifs. On n’est pas là pour se contenter de lister ce qui n’a pas été ou aurait pu aller mieux. On est là pour faire en sorte qu’à l’avenir, et en l’occurrence sur l’année qui suit, les choses se déroulent au mieux. Il s’agira donc de fixer des directives concrètes, assorties de pro-actions, à définir avec le collaborateur pour actualiser son cadre professionnel et les objectifs associés.

L’entretien annuel, bien que non obligatoire, est un formidable outil de management. En donnant les moyens au manager et au collaborateur de préparer un entretien d’évaluation annuel, vous en optimiserez l’impact. L’enjeu étant, in fine, de maximiser l’épanouissement de votre capital humain, pour retenir les talents, tout en répondant aux besoins structurels de l’entreprise.
 

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