Entretien annuel : quelle est la marche à suivre ?

Entretien annuel : quelle est la marche à suivre ?

Moment destiné à l’échange et au dialogue avec son manager, l’entretien annuel, profitable à l’employé comme à l’employeur, fait partie des bonnes pratiques RH. En effet, cet entretien est l’occasion pour l’employé d’y voir plus clair quant à son parcours, son avenir professionnel, ses attentes, et à l’employeur de fidéliser ses meilleurs éléments et d’aider ses employés à progresser.

En menant une telle politique de ressources humaines, l’entreprise s’assure de gagner en productivité et donc de parvenir aux objectifs fixés dans les meilleures conditions possible. Les enjeux de cet entretien peuvent se résumer en trois points fondamentaux : 

  • L’analyse des résultats,
  • Le point sur les compétences, 
  • Le Bilan des objectifs. 

Passons en revue les règles à suivre, les erreurs à éviter et les éléments indispensables à aborder lors de l’entretien annuel.
 
Si le but de la manœuvre est de faire le point sur nos forces, nos faiblesses, nos compétences en tant qu’employé, c’est aussi un bon moyen pour parvenir à libérer la parole concernant d’éventuelles préoccupations, difficultés, ou désirs non exprimés en temps normal. Cet entretien est donc un bon moyen de tirer des leçons de l’année passée et de repartir sur des bases saines, à condition de respecter certaines formalités. 

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Avant et pendant l’entretien : mode d’emploi 

Cette rencontre implique une bonne préparation en amont.

L’employeur qui a donc pour devoir de prévenir en avance tous les salariés de la réalisation d’entretien, doit respecter une série de règles avant de pouvoir mettre en place ce système d’entretien annuel. Il doit en premier lieu informer les différentes instances représentatives du personnel afin que ces dernières puissent superviser son déroulement en cas de modifications des salaires ou des conditions de travail par exemple. 
 
Concernant les employés, l’anticipation et la préparation de cet entretien leur permettent de participer de façon effective à l’évolution de leur poste et de leurs compétences. Il est nécessaire avant toute réflexion autour de l’entretien, de dégager tous les points devant être traités : les axes d’amélioration à envisager, les éléments positifs, les difficultés rencontrées lors des missions ou de la vie en entreprise, les projets sur le court et long terme, ou encore les perspectives d’évolution envisagées.

Cette préparation doit être faite par les deux entités présentes à l’entretien. En établissant un bilan précis de ces éléments, une vision claire des changements à effectuer se dessine et permet de structurer le déroulement de l’entretien. En tant qu’employé, il est important de se montrer impliqué, positif et à l’écoute. Pour ce qui est de l’employeur, l’impartialité et la bienveillance sont de rigueur afin de pouvoir évaluer et orienter au mieux vos employés. 

Les critères d’évaluation varient d’une entreprise à une autre. En règle générale, afin de mener une évaluation complète des performances d’un employé, on s’appuiera sur des éléments de référence tels que : 

  • La capacité d’analyse, 
  • La créativité, 
  • La création de valeur, 
  • La capacité d’adaptation, 
  • Le professionnalisme,
  • La motivation,
  • La capacité organisationnelle, 
  • L’autonomie,
  • La capacité d’initiative. 

 L’auto-évaluation de son propre travail par l’employé est une tâche importante, mais néanmoins délicate. Le but étant de rester objectif, pouvoir prendre du recul, et de ne pas mener une analyse uniquement axée sur des indicateurs clés de performance.

Il faut également déterminer les différents stades d’évaluation. De manière générale, les TPE / PME choisissent généralement 4 à 5 types de paliers afin d’évaluer les performances et de situer les accomplissements des employés. On retrouve habituellement les paliers suivants : 

  • Éléments à corriger, 
  • Marge de progression existante, 
  • Objectifs atteints,
  • Dépassement des objectifs.  

Chaque palier amène à se poser les bonnes questions pour ensuite adapter ses méthodes de travail.

Dans le cas de figure où des choses sont à corriger, cela signifie que les objectifs ne sont pas atteints. Il ne faut donc pas hésiter à établir des comparatifs avec ses associés dans le but de noter les différences et similitudes existantes, ce qui permettra ensuite de recentrer les actions menées.

S’il existe une marge de progression existante, l’employé peut tenter de mettre en place des process visant à faciliter des améliorations. Par exemple si l’employé éprouve des difficultés concernant la gestion de son temps, il peut tenter d’élaborer des rétro plannings très précis, en attribuant à chaque task un volume horaire spécifique.

Lorsque les objectifs sont atteints, il faut essayer de situer quels points peuvent être encore améliorés afin de ne pas se reposer sur ses acquis.

Enfin, dans le cas de figure où les objectifs sont dépassés, il faut faire le point sur les facteurs et moyens mis en place ayant potentiellement permis de les dépasser.

Vous pouvez vous appuyer sur des données chiffrées afin de valoriser votre travail, mais pas seulement puisque l’aspect qualitatif est tout aussi important. Ainsi, mettre en avant ses savoir-faire, savoir identifier ses défauts et ses qualités sont autant de points positifs qui prouvent à votre supérieur que vous disposez d’un bon esprit d’analyse, mais que vous êtes également ouvert à de potentielles formations, de nouveaux défis.

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Pour vous aider à mettre en place votre process d'évaluation individuelle, nous mettons à votre disposition le modèle d'entretien annuel et mensuel entre le salarié et son manager, élaboré par Payfit.
 

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Après l'entretien 

 L’entretien annuel se conclut par la rédaction et la signature d’un bilan entre toutes les parties. L’employé peut refuser de signer cet accord ou spécifier par l’ajout de remarques son désaccord vis-à-vis du bilan établi. À la suite de l’échange, une révision de certains termes du contrat peut être envisagée.

C’est le niveau d’atteinte des objectifs qui permettra de déterminer si oui ou non, une négociation est possible concernant les congés, la rémunération, les avantages, etc. Toutefois, une évaluation annuelle ne peut pas conduire à des sanctions. Le bilan pourra simplement servir de preuve afin de justifier un licenciement. 

Si la préparation est de rigueur, il ne faut pas négliger les retombées post-entretien annuel. Après s’être posé les bonnes questions et avoir pu cibler les points négatifs et positifs, il faut se montrer proactif et prendre des initiatives concrètes et cohérentes afin de parvenir aux résultats escomptés. 

Conclusion 

Ces entretiens permettant de motiver, rassurer ou simplement féliciter les membres de son équipe, le manager a tout intérêt à les mettre en place de façon régulière et élaborée afin d’en retirer le plus de bénéfices possible. La norme est généralement de mettre en place des systèmes d’entretien plus réguliers afin d’assurer un suivi continu. Ceci permet d’avoir une vision plus complète de toutes les étapes intermédiaires permettant d’arriver aux résultats attendus en fin d’année. 

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