Comment manager à distance son équipe ? Erreurs à éviter et bonnes pratiques à appliquer

Manager à distance : est-ce la même chose que le management traditionnel ? Si certains principes sont communs, manager à distance vient avec des enjeux qui lui sont propres, des pièges à éviter et des défis à relever.

La distance redistribue les cartes, et si les entreprises internationales avec des équipes dispersées dans différents pays le savent bien, bon nombre d’entreprises l’ont découvert suite au recours massif au télétravail depuis la pandémie.

Quels sont les enjeux du management à distance et les erreurs à éviter ? Comment bien manager à distance ? On fait le point dans cet article.

Comment assurer le pilotage d’une équipe sans être sur le même lieu de travail ?

La·le manager a en effet besoin de :

• répartir la charge de travail,
• suivre la progression des tâches,
• déterminer des objectifs,
• définir des priorités, etc.

De plus, comment évaluer la performance de chacun quand on ne peut les voir ?

Il est déterminant de mettre en place, au-delà des outils, des méthodes pour continuer à piloter efficacement son équipe.

Pour garder le lien et suivre l’avancement, un point d’équipe quotidien et rapide est un bon début, ainsi qu’un point hebdomadaire plus poussé avec les responsables de service.

Travail à distance rime nécessairement avec la mise en place d’outils numériques pour assurer la continuité des activités, où que se trouvent les employé·es ou managers.

Ils deviennent indispensables pour :

• communiquer,
• participer aux réunions,
• accéder aux informations,
• travailler en mode collaboratif,
• gérer les tâches quotidiennes, etc.

Choisir ses outils et les mettre en place c’est bien, mais s’assurer de leur parfaite adoption digitale, c’est-à-dire de leur maîtrise par les équipes, est impératif. Une mauvaise prise en main des logiciels peut impacter négativement la productivité et la performance.

💡L’adoption des outils par vos équipes est donc un point important à surveiller, et il ne faut pas hésiter à mettre en place des accompagnements pour l’optimiser.

Maintenir ou créer le lien entre des individus qui se côtoient peu ou ne se rencontreront jamais est un véritable défi.

On parle à la fois :

• de la relation entre membres de l’équipe,
• et la relation du manager avec l’équipe.

L’esprit d’équipe naît assez naturellement dans les bureaux de l’entreprise, du fait des nombreuses interactions dans l’open space, en réunion, au déjeuner ou à la machine à café. Comment le créer ou le maintenir quand ces interactions sont réduites, que les teambuildings ne sont plus possibles ?

Trouver une autre manière de garder le lien et de faire vivre son équipe est l’une des missions du management. C’est d’autant plus important qu’un bon esprit d’équipe favorise :

• la productivité,
• la motivation,
• et le bien-être des collaborateur·ices.

Il existe quelques pièges lorsqu’on se trouve confronté·e au management à distance. Afin de vous aider à les éviter, voici les 5 erreurs fatales les plus courantes à éviter.

Un peu plus loin dans l’article, nous vous dévoilerons nos bonnes pratiques pour bien manager à distance.

De par le lien de subordination qui l’unit aux salarié·e·s, l’entreprise a le droit de contrôler leur temps de présence et leur travail.

Avec le passage massif au télétravail durant la pandémie, la question du contrôle et de la surveillance à distance s’est beaucoup posée. La preuve en est avec ce chiffre :

En parallèle, la période de crise sanitaire et économique impacte les managers avec :

• un accroissement de la pression de résultat des équipes sur leurs épaules,
• un recours forcé au travail à distance, qui implique un manque de contrôle.

Avec ce contexte particulier, on a pu voir émerger des comportements excessifs de micromanagement, avec un besoin de tout contrôler, parfois plus qu’en présentiel.

➡️  Pourquoi est-ce une erreur ?

• vos équipes peuvent se sentir « fliquées » voire espionnées, et ainsi créer une mauvaise relation,
• le contexte du télétravail rend le micromanagement encore plus intrusif qui peut piétiner les limites de la vie professionnelle,
• cela prend beaucoup de temps d’exercer une surveillance accrue,
• le retour sur investissement n’est pas intéressant.

💡 Le management doit être repensé pour s’adapter au télétravail ou travail à distance.

Éviter d’exercer une surveillance accrue des collaborateurs·trices ne doit pas vous faire renoncer à adapter votre management à chacun·e, particulièrement dans le contexte actuel.

➡️  Pourquoi est-ce une erreur ?

Le recours massif au télétravail implique qu’il n’est pas systématiquement souhaité. Or, c’est un mode de travail qui ne correspond pas à tous les profils de collaborateurs·trices.

Le rôle du manager est de s’assurer que chacun·e travaille dans des conditions de travail optimales, en faisant un point sur chaque situation, pour ensuite leur proposer les solutions les plus adaptées.

Exemples de solutions :

• fixer des objectifs à court terme ou à long terme,
• proposer des formations à celles et ceux qui en ressentent le besoin,
• faire des points plus réguliers si la personne en ressent le besoin, ou au contraire laisser plus de liberté dans l’organisation,
• adapter les horaires en intégrant plus de flexibilité si la personne a des impératifs personnels (sport, chercher ses enfants à l’école), etc.

💡L’idée est de créer une formule idéale de télétravail adaptée à chacun·e.

Se lancer dans un mode de travail à distance sans s’organiser au niveau managérial peut s’avérer risqué pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

➡️  Pourquoi est-ce une erreur ?

La distance dans le travail ne laisse pas de place à l’improvisation et aux approximations. Elle nécessite de s’imposer une certaine rigueur d’organisation qui, si elle n’est pas de mise, peut ralentir l’activité de l’entreprise à cause de :

• rôles mal définis,
• priorités peu claires,
• processus compliqués ou obsolètes,
• l’impossibilité d’accéder à des documents ou des informations,
• la difficulté à joindre certains interlocuteurs, etc.

Vous faites confiance à vos collaborateurs·trices et ils vous le rendent bien ? C’est une très bonne chose ! Néanmoins, cela ne doit pas vous dispenser de communiquer régulièrement.

➡️  Pourquoi est-ce une erreur ?

À distance, les échanges et interactions étant très limités, le rôle du manager prend une dimension essentielle pour :

• éviter les malentendus et les interprétations,
• assurer un niveau égal d’information à chaque individu,
• transmettre les informations essentielles liées à l’entreprise (nouvelle embauche, départ, changements importants, actualités, etc.),
• entretenir le sentiment d’appartenance, etc.

💡À noter : la communication doit être fluide dans l’autre sens également. Ne faites pas l’erreur de tout miser sur communication descendante, et restez ouvert à l’écoute de vos collaborateurs·trices.

Selon le Code du travail, « l’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ».

Il est donc de la responsabilité de l’entreprise de veiller au bien-être de ses effectifs, même lorsqu’ils travaillent en dehors des locaux de l’entreprise.

➡️  Pourquoi est-ce une erreur ?

Au-delà de la responsabilité engagée de l’entreprise, négliger le bien-être de ses salariés·es c’est se priver d’une amélioration globale des performances. Selon une étude de 2018 menée par Harvard/MIT, être heureux au travail rendrait les collaborateurs :

• 31 % plus productifs,
• 2 fois moins malades,
• 6 fois moins absents,
• 9 fois plus loyaux,
• et 55 % plus créatifs.

Dans le cadre du télétravail, surveiller de près le bien-être devient même une nécessité pour éviter les risques de :

• décrochage,
• surmenage, les employé·es ayant tendance à travailler plus longtemps quand ils sont chez eux,
• mal-être dû à un sentiment d’isolement, etc.

Si ce type de management est nouveau pour vous et votre organisation, et que vous rencontrez des difficultés à manager à distance, pourquoi ne pas demander à votre hiérarchie une formation au management à distance ?

Vous pourrez ainsi apprendre et maîtriser ses fondamentaux, pour l’appliquer avec succès au quotidien !

La confiance est le ciment de toute relation à distance. Au-delà du simple constat que vous ne pouvez pas tout contrôler, la confiance favorise la responsabilisation des collaborateurs·trices. Or, l’autonomie est une valeur particulièrement importante dans des conditions de télétravail.

Et si vous commenciez par montrer l’exemple ? Par exemple, en :

• faisant preuve d’honnêteté en toutes circonstances,
• étant transparent sur les situations vécues,
• transmettant les informations dont vous disposez,
• communiquant au sujet les choses qui fonctionnent, et celles qui ne fonctionnent pas.

👉  Acceptez l’idée que vous ne pouvez pas tout contrôler, et que c’est de plus nocif pour votre organisation. Accordez votre confiance, et laissez vos équipes être flexibles dans leurs horaires et s’organiser comme elles le souhaitent, tout en restant disponible pour les aider à atteindre leurs objectifs.

Contrôler la présence de vos effectifs à distance est très chronophage, finalement peu efficace, et peut en plus mettre à mal le climat de confiance que vous souhaitez instaurer.

Travailler à distance, c’est l’occasion pour l’entreprise de passer à une culture du résultat plutôt qu’à une culture de la présence, si ça n’est pas déjà le cas. Cela signifie évaluer vos collaborateurs·trices en fonction du travail accompli, et non de leur temps de présence.

Pour ce faire, il est important d’être bien organisé. Commencez par :

• fixer des objectifs SMART, idéalement conjointement avec vos équipes pour une appréciation au plus près de la réalité du terrain (exemple : augmenter de 5 % par mois le trafic du site web en écrivant 5 articles par semaine pour le blog),
• définissez les processus de travail les plus efficients que chacun·e peut appliquer pour gagner en efficacité,
• recueillez le feedback des équipes dans une démarche d’amélioration continue.

Le travail à distance fait disparaître la quasi-totalité des interactions entre collègues et avec la hiérarchie. Restent les réunions, mais elles ne constituent pas des moments de convivialité.

Or, le sentiment d’appartenance à une équipe est un moteur de croissance pour une entreprise, et augmente l’engagement et la motivation. Aussi, il faut éviter que chacun·e se sente isolé·e, et veiller à recréer virtuellement des moments du quotidien de la vie en entreprise. Cela n’est pas une chose aisée à distance, et il faut bien souvent y mettre du temps et des efforts supplémentaires.

L’objectif n’est pas d’imposer tous ces moments, mais de prévoir des espaces pour se retrouver où chacun·e se sente le bienvenu et ait envie d’y participer.

💡 Voici quelques idées :

• organiser un déjeuner d’équipe en visioconférence,
• des pauses café virtuelles pour recréer ces moments autour de la machine,
• prévoir une courte réunion d’équipe quotidienne d’environ 15 min sur le modèle d’un daily scrum,
• mettre à disposition un logiciel de communication instantanée pour recréer les échanges informels entre collègues.

Cet équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle tend à se fragiliser lorsqu’un salarié est en télétravail.

La liberté d’organisation peut rendre difficile la fixation de cette limite, et les collaborateurs sont naturellement tentés de prolonger leur journée, étant donné qu’ils n’ont plus de trajet à effectuer.

Aussi, le rôle du manager peut être d’aider à renforcer cet équilibre en :

• sensibilisant au droit à la déconnexion ;
• aidant à planifier la semaine de celles et ceux qui le souhaitent, avec un horaire de déconnexion pour inciter à terminer la journée ;
• invitant les collaborateurs·trices à ranger leur matériel professionnel quand leur journée est finie, particulièrement s’ils n’ont pas de pièce dédiée à leur domicile ;
• montrant l’exemple en vous déconnectant à une heure raisonnable ;
• ne contactant pas les collaborateurs·trices en dehors des horaires de travail.

Les outils numériques sont indispensables pour maintenir l’activité, mais également le lien entre les individus de l’entreprise.

🛠 Voici un exemple de boîte à outils :

• les logiciels de visioconférence pour les réunions, les entretiens RH ou de performance, mais également pour des rendez-vous client ;
• les logiciels de gestion documentaire pour centraliser et partager les documents avec vos équipes ;
• les logiciels de messagerie instantanée pour les communications informelles, spontanées, ou qui nécessitent de débloquer rapidement une situation ;
• les logiciels de gestion de projet pour suivre l’avancement des projets, des tâches de l’équipe et l’atteinte des objectifs.

👉  Et pour s’assurer d’une adoption digitale efficace, n’oubliez pas d’apporter un soin nécessaire aux formations et au suivi de chacun dans son apprentissage.

La généralisation récente du télétravail a obligé les entreprises à s’adapter au management à distance, bien souvent sans y être bien préparées.

Ce changement de paradigme a pu souvent révéler des dysfonctionnements de l’entreprise, y compris au niveau managérial.

Les entreprises qui ont pu faire face le plus sereinement à la crise, sont celles qui savaient déjà comment fonctionner à distance, et celles qui n’ont pas hésité à remettre en cause leur modèle pour faire avancer les choses.

Et vous ? Êtes-vous habitué·e à manager à distance ? Quelles sont les leçons que vous avez apprises ? Partagez-les nous en commentaire !