Quel logiciel choisir pour la comptabilité de votre association ?

Quel logiciel choisir pour la comptabilité de votre association ?

Oui, nous allons aborder les logiciels de comptabilité adaptés aux associations.
Mais pas seulement ! Nous reprenons aussi les bases du fonctionnement spécifique d’une association, pour ceux qui se lancent dans l’aventure associative ou qui se posent des questions, afin que l’importance d’une bonne gestion comptable soit mieux appréhendée.

Vous trouverez ici des notions comptables et des conseils adaptés, ainsi qu’un comparatif de logiciels de comptabilité, gratuits ou à moindres frais, pour votre association. 
Mea culpa, la tenue de votre comptabilité vous paraîtra toujours un peu complexe, mais plus du tout insurmontable quand vous découvrirez qu’il existe des solutions pour vous aider :

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Le fonctionnement d’une association 

Commençons par les bases. Il y a différents types d’associations « loi 1901 ».
On les recense par type d’objet :

  • professionnelles,
  • sportives,
  • culturelles,
  • humanitaires,
  • scolaires,
  • de défense des consommateurs,
  • de défense de l’environnement,
  • de défense du patrimoine,
  • etc.

Ou par type juridique ou fiscal :

Les associations loi 1901 en France

© dataasso.fr

L’association est gérée par des bénévoles, dont un président ou une présidente, un ou une secrétaire et un trésorier ou une trésorière. Ces postes sont parfois secondés selon les tailles des associations, par des vice-président(e)s ou des vice-trésorier(e)s.

Suivant l’importance des activités, des salariés peuvent être embauchés pour assurer des rôles en administration, en comptabilité ou encore en développement et en communication. 
C’est d’autant plus judicieux voire indispensable dans les cas (fréquents) où les trésoriers n’ont aucune connaissance en comptabilité par exemple.

Ces tâches peuvent également être assurées par des sous-traitants (cabinet d’experts-comptables, etc.). 
Toutes ces personnes doivent répondre aux directives des bénévoles élus au conseil d’administration.

L’association réunit tous ses adhérents, en général une fois par an, en Assemblée générale (AG) pour présenter ses activités, ses comptes et ses nouveaux objectifs.

Le saviez-vous ? N° 1 : Le conseil d’administration (CA) est composé de membres élus en AG, et se réunit plusieurs fois par an pour assurer le bon fonctionnement de l’association. 
Les administrateurs peuvent également se réunir en bureau restreint plus fréquemment, dans un souci de suivi plus régulier et plus réactif de la vie associative.

Enfin, l’association peut avoir une seule activité : la défense des sans-abri par exemple, mais aussi des activités accessoires (ou secondaires), souvent pour financer l’activité principale en dehors des adhésions et des dons éventuels, comme l’édition et la vente d’ouvrages, ou l’organisation d’événements.

La comptabilité associative

Nous en venons au fait !
Suivant la taille de votre association, votre budget, et l’ampleur de vos activités, une gestion plus ou moins rigoureuse doit être mise en place. 

Bien qu’une grande partie des associations soit des petites structures, la tenue d’une comptabilité est essentielle, même si elle n’est pas officiellement obligatoire (la loi 1901 n’indique aucune obligation légale en matière de comptabilité).

En revanche, le caractère obligatoire peut résulter :

  • de règles précises inscrites dans les statuts de l’association, ou de la demande de l’assemblée générale,
  • du suivi des associations reconnues d’intérêt général ou d’utilité publique, dont la gestion budgétaire est scrupuleusement surveillée,
  • d’une demande d’agrément ou de subvention à une autorité publique, 
  • d’une activité commerciale secondaire ou accessoire, imposable ou non,
  • de l’embauche de personnel salarié.

Le saviez-vous ? N° 2 : Si l’association dépasse le seuil annuel de 60 000 € de recettes d’une activité commerciale accessoire, elle devient passible des impôts commerciaux (TVA, impôt sur les sociétés).

Ainsi selon la taille de l’association, les responsables tiendront soit une comptabilité de trésorerie (suivi chronologique des encaissements et des décaissements), soit une comptabilité d’engagement, dans le but de rendre compte aux adhérents, aux partenaires et aux financeurs, de l’utilisation de l’argent versé.

Quelle que soit la comptabilité appliquée, elle s’avère très utile pour :

  • comparer les résultats d’une année sur l’autre et obtenir des subventions (but économique),
  • rendre des comptes au trésorier puis à l’assemblée générale des adhérents, en toute transparence (but démocratique),
  • présenter des preuves en cas de demande des autorités publiques (but juridique).

Le saviez-vous ? N° 3 : Dans le cas de demandes de subventions aux organismes publics, le compte de résultat de N-1 ainsi qu’un budget prévisionnel de l’exercice en cours sont toujours demandés, qu’il s’agisse d’une subvention de fonctionnement ou d’investissement (pour une action ponctuelle). Les associations doivent présenter des comptes clairs avec des postes de dépenses bien définis et des financeurs multiples, pour rassurer l’investisseur.

Définitions de base en comptabilité

La comptabilité de trésorerie versus la comptabilité d’engagement

La comptabilité de trésorerie (ou comptabilité d’encaissements) s’adresse aux plus petites structures.
Il s’agit d’une comptabilité simplifiée qui prend souvent la forme d’un tableau « recettes-dépenses », avec pointage des relevés bancaires, justificatifs à l’appui (tickets de caisse, talons de chéquier, etc.).

Elle peut se tenir sur un carnet ou un fichier Excel, avec archivage des pièces comptables justificatives dans un classeur. Un logiciel de comptabilité simple est recommandé pour soulager le quotidien du gestionnaire.

La comptabilité d’engagement est la comptabilité classique, qui prend en compte les recettes-dépenses, mais aussi les comptes clients et les comptes fournisseurs. 
C’est une véritable comptabilité, comme celle qui s’applique aux entreprises commerciales. Elle demande l’utilisation d’un logiciel adapté plus perfectionné.

Autres définitions

L’exercice comptable est la période de référence sur laquelle une association enregistre toutes les opérations comptables effectuées. Elle dure en général un an.

Le compte de résultat : c’est la synthèse des charges et des produits. 
Il permet de savoir si le résultat de l’association après un exercice comptable est en excédent (bénéfice) ou en déficit (perte).

Le bilan financier : c’est l’état des finances de l’association à un moment donné (juste avant une réunion de CA par exemple). 
Il présente l’actif (les possessions) et le passif (les dettes). 
La balance doit être à l’équilibre parfait, le principe étant que toute opération impacte à la fois l’actif et le passif.
Par exemple : l’organisation d’un événement a engendré des recettes (billetterie d’entrée), mais a aussi entraîné des dépenses en communication (salaires, flyers, etc.).

Retrouvez des modèles au format PDF sur www.impots.gouv.fr.

Le saviez-vous ? N° 4 : Le comptable d’une association réfléchit beaucoup en termes « d’équivalents temps plein » (ETP) pour valoriser ses dépenses (ETP = salaire horaire x nombre d’heures dédiées à l’opération en question, par employé). 
Le bénévolat peut aussi être valorisé de façon monétaire (déplacement, hébergement, formation).

La comptabilité analytique : pour les associations de taille importante, elle permet d’identifier les leviers et les contraintes qui jouent sur le résultat de la structure. C’est un outil de gestion, de pilotage et d’analyse de l’organisation.

Le plan comptable des associations

Le plan comptable associatif s’applique aux associations selon plusieurs critères : 

  • l’effectif (au-delà de 50 salariés), 
  • les aides publiques (supérieures à 153 000 euros ou représentant plus de 50 % du budget), 
  • le chiffre d’affaires, 
  • la reconnaissance d’intérêt général ou d’utilité publique, 
  • l’objet (la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale, le financement électoral), 
  • les ressources (l’appel au don public, etc.),
  • la qualité économique ou commerciale.

Le saviez-vous ? N° 5 : Les associations d’intérêt général ou d’utilité publique sont les seules qui puissent délivrer des reçus fiscaux, pour que les donateurs bénéficient d’une déduction aux impôts.

Les associations concernées par le plan comptable doivent aussi :

  • tenir un livre journal dans lequel les écritures sont comptabilisées chronologiquement et jour par jour, 
  • tenir éventuellement un grand livre (comprenant les comptes annuels de l’association, les relevés de tous les éléments d’actif et de passif, etc.). 

Le plan comptable se divise en plusieurs comptes :

  • les capitaux de l’entreprise (fonds propres, emprunts, provisions pour charges),
  • les immobilisations (logiciels, machines, marques, fonds de commerce, participations, etc.),
  • les stocks et en-cours (matières premières, fournitures, etc.),
  • les comptes de tiers (fournisseurs, clients),
  • les comptes financiers (trésorerie de l’association),
  • les comptes de charges (achats, salaires, locations, etc.),
  • les comptes de produits (prestations de services, vente de marchandise),
  • les contributions volontaires en nature (bénévolat, dons).

Le saviez-vous ? N° 6 : Les associations qui ne sont pas concernées par le plan comptable peuvent décider d’en tenir un quand-même, dans un souci de transparence totale avec ses adhérents, financeurs et partenaires.

Pour en savoir plus : cliquez ici.

Les solutions de gestion

Solutions gratuites ou payantes, open source, on-premise, en ligne, logiciels de comptabilité de trésorerie, de gestion des dons, pour les petites associations ou les plus grandes, il y en a pour tous les besoins. 

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Le tableur Excel pour la comptabilité de votre association

Excel est le premier logiciel auquel on pense pour la tenue d’une comptabilité simple en association. Ce n’est pas un logiciel spécifiquement développé pour la tenue d’une comptabilité, mais un tableur. 

Il peut répondre à des besoins de gestion très basiques. Ses fonctionnalités sont certes poussées lorsque l’on a un niveau expert (formules, tableaux croisés dynamiques, etc.), mais il manque d’intuitivité et de dimension collaborative.

En cas de contrôle, il faut avoir converti le fichier .xls en .pdf pour ne plus être modifiable, les pièces comptables ne devant pas être altérables.

Les logiciels de comptabilité en ligne gratuits 

Ces outils vous permettent de mettre un pied dans l’engrenage vertueux d’une comptabilité tenue de façon professionnelle. Mais la gratuité implique forcément des limites en termes :

  • de nombre d’utilisateurs,
  • de nombre de documents comptables pris en charge,
  • de stockage,
  • de fonctionnalités (mises à jour, hébergement ou support en supplément).

Une solution gratuite peut vous convenir si votre association conserve une petite taille et des activités minimales, mais si elle se développe, il faudra en changer à moyen terme. Vous devrez soit passer à la version payante du même éditeur de logiciel, soit changer complètement d’outil, ce qui peut impliquer des procédures de migration de vos fichiers et un temps de formation et d’adaptation. À vous de voir si cela en vaut la peine.

Azopio, le logiciel de gestion comptable pour les petites structures

Azopio est une solution en ligne d’automatisation de gestion comptable. 
Elle a été conçue spécifiquement pour les TPE, PME, start-up et indépendants. L’outil est collaboratif mais n’est pas spécialisé pour les associations.

La gratuité d’Azopio s’applique :

  • au nombre d’utilisateurs illimité,
  • à l’envoi et au stockage de documents illimités,
  • à la synchronisation des documents avec une solution cloud.

Par contre, ces fonctionnalités ne sont gratuites que le premier mois :

  • 10 factures analysées,
  • 3 collecteurs fournisseurs,
  • 1 connexion à un compte bancaire.

L’abonnement passe ensuite à 19,95 € HT/mois.

Des solutions gratuites dédiées aux associations

La plupart des logiciels proposent une version d’essai gratuite ou une version limitée gratuite, par exemple :

  • Compta-Asso 1901, logiciel de comptabilité pour association gratuit sur Mac OS X, n’est adapté qu’à une comptabilité de trésorerie simple,
  • B-association, logiciel de gestion décrit plus bas, propose une version gratuite limitée à 40 adhérents,
  • Pep’s Up propose un pack gratuit limité à 10 contacts et 500 Mo de stockage,
  • EBP Compta Associations Pro, Macompta.fr, Pep’s Up, entre autres, ont une version d’essai gratuite de 30 jours.

Les logiciels comptables on-premise (licences)

Votre choix peut se tourner vers l’achat d’une licence, dont vous devenez propriétaire.
Mais l’inconvénient des logiciels on-premise est la mise à jour à acheter et la maintenance à faire sur place. Le logiciel est souvent accessible depuis un seul poste et il est peu évolutif.

Compt’Easy Asso

Outil très simple et pédagogique, il permet le paramétrage du plan comptable associatif, la saisie des écritures comptables et même une comptabilité analytique. 
Coût de la licence : 119 €.

L’éditeur propose aussi une version dédiée aux clubs de foot (Compte Easy foot) et pour les plus experts, Compt’Asso.

Les logiciels de comptabilité open source (ou libres)

Une association peut aussi installer un logiciel libre pour tenir sa comptabilité. Elle devra cependant vérifier qu’elle dispose des compétences en interne, en informatique pour la mise à jour du code sources, et en comptabilité pour le suivi des données comptables.

Pour une simple comptabilité de trésorerie, on peut citer Garradin, entre autres ; pour une gestion plus poussée, un logiciel ERP-CRM comme Dolibarr, qui inclut un module de comptabilité.

Quelques logiciels pour petites structures

Ils ne sont pas dédiés spécifiquement aux associations mais répondent aux besoins de petites entreprises telles que les TPE et les PME.

Nous avons parlé d’Azopio plus haut, il y a aussi Quickbooks.
Quickbooks, est le logiciel de gestion leader des petites entreprises en mode SaaS. Grâce à sa solution complète de comptabilité, vous suivez votre trésorerie en temps réel, gérez vos devis, vos factures et vos opérations bancaires de manière sécurisée.
Coût : de 10 €/mois pour un utilisateur à 35 €/mois pour 5 utilisateurs.

Notre sélection : les logiciels de gestion en ligne dédiés aux associations

L’avantage des logiciels en mode SaaS est qu’ils sont accessibles de partout, toujours à jour, et le paiement se fait par abonnement mensuel ou annuel. Vos données sont stockées dans le cloud.

Focus sur les outils de gestion globale pour associations 

Si vous envisagez un outil de gestion complet qui englobe la comptabilité parmi d’autres fonctionnalités, ces logiciels sont pour vous !

VerticalSoft
Partenaire de Quickbooks, VerticalSoft est un outil de gestion des associations tout-en-un offrant de nombreux services : 

  • un outil CRM intégré pour la gestion des membres, des adhésions en ligne, 
  • la gestion des dons en ligne, 
  • la gestion d’une billetterie en ligne pour vos événements,
  • un outil de marketing digital pour vos campagnes d’emailing,
  • un outil de création de site internet et de newsletters reliés à votre CRM,
  • et bien sûr le module de comptabilité sur Quickbooks, certifié par un expert comptable (les adhésions et dons en ligne y sont transférés automatiquement et un scanner en ligne traite vos factures d’achat).

Pep’s Up
Cette solution propose aussi une gestion complète de votre association :

  • un CRM avec gestion des membres et des adhésions, 
  • la création de votre site internet, garanti sans publicités, 
  • la communication  : suivi des événements, envoi d’emailings, partage sur les réseaux sociaux, 
  • le paiement en ligne, 
  • la comptabilité : gestion des classes comptables, des chèques, saisie automatique des paiements en ligne, édition des documents comptables, tableau de bord financier.

Elle est sécurisée, adaptée à tous les écrans et en constante évolution.

Ciel Associations Evolution (Sage)
À la gestion de la comptabilité s’ajoutent :

  • la gestion des adhésions, 
  • la gestion des activités,
  • la gestion des matériels,
  • l’édition des états associatifs (chiffre d’affaires des activités et des cotisations, convocation aux AG, etc.) 
  • l’accès à un tableau de bord. 

Le module de comptabilité couvre le suivi de la facturation et des règlements, des statuts des devis, la gestion des acomptes, des attestations et reçus fiscaux, etc.

BAWEB, la version en ligne de B-association
Logiciel de gestion avec un module de comptabilité, il intègre :

  • plusieurs comptes bancaires,
  • l’édition de comptes de résultats et de bilans par exercice ou par catégorie,
  • la création de budgets prévisionnels. 

La gestion des dons (cerfa 11580) et un tableau de bord sont également inclus, ainsi que la gestion des adhésions, des activités et des matériels.

Les outils dédiés à la comptabilité des associations

Si vous recherchez un outil 100 % comptabilité, c’est par ici :

EBP Compta Associations en ligne 
C’est la version d’EBP Compta Associations Pro (licence) en mode SaaS.
Très complète, elle permet d’effectuer tous les traitements et les éditions comptables :

  • plan comptable,
  • bilan et compte de résultat,
  • grand livre, balance et journaux analytiques,
  • export des écritures comptables vers un expert-comptable.

Parmi ses autres fonctionnalités :

  • la gestion des dons (édition des reçus fiscaux),
  • la gestion des immobilisations,
  • l’outil tableau de bord et suivi du budget.

Macompta.fr
Une gestion de la comptabilité intuitive, idéale pour les débutants :

  • saisie comptable, écritures automatiques,
  • import des relevés bancaires,
  • encaissements sécurisés des factures clients en ligne,
  • gestion des immobilisations et amortissements,
  • export du fichier des écritures comptables, etc.

Tableau comparatif de notre sélection

Logiciel

Atout principal

Coût

VerticalSoft

S’appuie sur l’expertise de logiciels comme Quickbooks et Salesforce

à partir de 120 € TTC/mois/utilisateur.

Pep's Up

Outil très complet avec un excellent rapport qualité/prix

à partir de 12,50 €/mois/utilisateur,
hors frais de commission pour les paiements en ligne

Ciel Associations Evolution

L’expérience de Sage en gestion comptable

à partir de 15 €/mois pour un utilisateur

BAWEB

Multiplateformes (Windows, Mac OS et Linux) et sauvegarde sur un second serveur

95 € la première année,
puis 79 € par an pour 5 utilisateurs

EBP Compta Associations en ligne

L’expertise d’EBP en comptabilité

19 €/mois/utilisateur

Macompta.fr

Outil intuitif qui guide les novices de la comptablité pas à pas

à partir de 9 €/mois pour la comptabilité seule
+ 3 €/mois pour le module facturation/devis,
etc., selon le pack choisi

[Éditeurs, n’hésitez pas à nous faire part de l’évolution de ces différents critères]

La digitalisation de la comptabilité associative

Comme toute structure, l’association fait face à la transition numérique et doit s’adapter pour pérenniser son activité sur le long terme.
Des logiciels très variés, des plus complets aux plus spécialisés, s’offrent à vous à des prix très compétitifs.
A vous de bien définir vos besoins. La gestion de votre association et de sa comptabilité, votre organisation et votre transparence, deviendront votre valeur ajoutée, sans stress !

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