Comment gérer la trésorerie d'une association ?

Bien gérer la trésorerie d’une association est fondamental pour assurer le bon fonctionnement de la structure, en toute transparence, et en garantir la pérennité.

Si vous êtes chargé·e de faire vous-même la comptabilité de votre association, comment vous y prendre ? Et comment gérer la trésorerie de votre association ?

Vous trouverez dans cet article les bases d’une bonne gestion associative, des conseils adaptés pour votre comptabilité et votre trésorerie, ainsi qu’une sélection d’outils spécialement destinés aux associations.

La comptabilité de trésorerie (ou comptabilité d’encaissements), avec ses modalités allégées, s’adresse aux plus petites structures du monde associatif.

🔎 En pratique :

• Vous effectuez un suivi chronologique des encaissements et des décaissements ;
• Vous tenez un tableau « recettes-dépenses » dans lequel vous pointez vos relevés bancaires et justificatifs à l’appui (tickets de caisse, talons de chéquier, etc.). Toutes les opérations sont enregistrées d’après le compte en banque ;
• Vous calculez chaque mois le solde entre les recettes et les dépenses. Le résultat obtenu rend compte de la situation financière de l’association.
• Vous faites un suivi régulier des mouvements de trésorerie sur votre compte en banque pour vous assurer qu’ils sont associés à des factures.

La comptabilité d’engagement est la comptabilité classique, comme celle appliquée aux entreprises commerciales. Elle est conseillée pour les associations de grande taille et obligatoire pour celles devant se conformer aux dispositions du plan comptable associatif.

🔎 En pratique :

• Vous enregistrez les créances et les dettes dès leur apparition ;
• Vous tenez compte des recettes et dépenses, mais aussi des comptes clients et des comptes fournisseurs ;
• Vous établissez des comptes annuels et vous êtes sujet au contrôle d’un commissaire aux comptes ;
• Votre tenue comptable a pour but de rendre des comptes aux adhérents, aux partenaires et aux financeurs, sur l’utilisation de l’argent versé (cotisations et dons).

Si la tenue de la comptabilité de votre association loi 1901 et la gestion de la trésorerie qui en découle est obligatoire, il n’y a pas de format exigé pour la présentation des comptes.

Ses obligations vont donc dépendre de la structure : nature de l’activité, taille de l’association et sources de financement notamment.

La trésorerie désigne l’argent disponible sur les comptes de l’association. Pour la gérer au mieux et bénéficier d’un fonds de roulement suffisant, vous devez, à l’instar des entreprises, garder un œil sur votre trésorerie, mois par mois.

Les encaissements à prévoir pour votre association concernent notamment :

• les cotisations des membres,
• les subventions,
• les dons,
• le produit des ventes ou services annexes,
• les emprunts bancaires, etc.

Les décaissements, quant à eux, regroupent essentiellement :

• les charges fixes (loyer, assurances, abonnements eau, électricité, internet),
• les frais bancaires,
• les salaires et les charges sociales et patronales,
• les impôts le cas échéant,
• le règlement des fournisseurs,
• le règlement des prestataires (experts-comptables, etc.),
• le remboursement des prêts,
• l’achat de fournitures,
• les frais liés à des événements associatifs,
• les notes de frais des bénévoles, etc.

Pour suivre de près votre trésorerie, établissez un plan de trésorerie. Ce document comptable est un tableau prévisionnel :

• à compléter en fonction des flux de trésorerie des exercices précédents, avec une marge de prudence ;
• à suivre et à mettre à jour suivant l’évolution réelle de la trésorerie ;
• à ajuster avec vos nouvelles prévisions pour anticiper les problèmes de trésorerie.

☝️ Le besoin en fonds de roulement d’une association est généralement négatif, car le plus souvent, les cotisations d’adhérents perçues en début d’année couvrent les dépenses de l’année à venir.

Si votre budget prévisionnel est correctement réalisé en début d’exercice, alors vous avez moins de risques de devoir trouver de nouvelles sources de financement pour combler des difficultés de trésorerie.

Une association est gérée par des bénévoles, dont un trésorier ou une trésorière.

Même s’il n’est pas obligatoire d’en désigner un, le trésorier a un rôle très important.

Il peut se voir confier des pouvoirs par délégation, par exemple la signature pour effectuer des paiements et accéder aux comptes bancaires de l’association.

Parmi ses missions, suivant la taille de la structure, elle·il peut être chargé·e :

• 🎯 de déterminer les dépenses à engager pour le bon fonctionnement des activités associatives ;
• 🎯 d’établir le budget prévisionnel d’association suivant les objectifs et les projets votés ;
• 🎯 de gérer et de tenir les comptes associatifs via l’élaboration :
  • d’un compte de résultat,
  • d’un bilan comptable, pour la clôture des comptes chaque année,
  • d’un rapport financier, avec détail des recettes, des dépenses, leur évolution d’un exercice comptable à l’autre,
  • d’un compte d’emploi des ressources en cas d’appels de dons publics, etc. ;
• 🎯 de présenter les comptes de l’association devant tous les adhérents lors de l’Assemblée générale (AG), en général une fois par an ;
• 🎯 de remplir les obligations comptables, sociales et fiscales, ou de les superviser :
  • déclarations dans les délais,
  • règlements des factures,
  • classement de pièces comptables,
  • gestion des encaissements,
  • rapprochements bancaires,
  • relation avec les banques, fournisseurs, administrations, experts-comptables, etc.

☝️ Suivant l’importance de la trésorerie à gérer, du personnel ou un expert-comptable peuvent venir en aide au trésorier dans les cas (fréquents) où il n’a pas de compétence en comptabilité.

Quoi qu’il en soit, le trésorier est le référent et le responsable du contrôle financier de l’association.

Excel est le premier logiciel auquel on pense pour la tenue d’une comptabilité simple en association. Ce n’est pas un logiciel spécifiquement développé pour la tenue d’une comptabilité, mais un tableur.

Il peut répondre à des besoins basiques de suivi des encaissements et des décaissements.

Mais pour une comptabilité plus poussée, l’outil manque d’intuitivité et de dimension collaborative.

En cas de contrôle, il faut avoir converti le fichier .xls en .pdf pour qu’il ne soit plus modifiable, les pièces comptables ne devant pas être altérables.

Trouvez le logiciel de gestion adapté à votre association grâce à ce quiz :

Les associations ont elles aussi droit à des outils pour gérer leur trésorerie en toute simplicité ! Un logiciel de comptabilité en ligne destiné aux associations présente les avantages suivants :

• la suppression des saisies manuelles et la réduction du risque d’erreur ;
• un gain de temps important grâce à l’automatisation de tâches (écritures comptables, par exemple) ;
• une visibilité sur votre trésorerie en temps réel, grâce à des données et des tableaux de bord toujours actualisés ;
• des fonctionnalités collaboratives pour travailler avec les autres membres de l’association façon plus efficiente ;
• des versions gratuites ou à moindres frais adaptées aux structures de petite taille ou avec des activités minimales,

▷ Voici des exemples d’outils de gestion complets qui englobent la comptabilité parmi d’autres fonctionnalités :

• AssoConnect donne un aperçu rapide et simplifié de votre trésorerie et centralise vos écritures comptables. Il permet aussi de suivre votre trésorerie en temps réel grâce à la synchronisation avec votre banque.
   
• BAWEB (B-association) intègre l’édition de comptes de résultats, de bilans et de budgets prévisionnels ; 5 personnes peuvent travailler simultanément sur la gestion de la trésorerie.