Comment gérer un portefeuille de projets efficacement ?

Comment gérer un portefeuille de projets efficacement ?

La gestion de portefeuille de projets, ou PPM, est une notion plus complexe que la simple gestion de projets. Elle inclut une dimension de gestion des risques plus forte et implique la stratégie de votre organisation de manière globale.

Alors, comment gérer des portefeuilles de projets efficacement ? Comment sélectionner les projets à réaliser pour suivre votre stratégie et en respectant vos ressources ? Quels outils peuvent vous aider ? Il devient évident qu’un logiciel de gestion de portefeuilles de projet est indispensable aux organisations pour leur management de portefeuilles. Lequel choisir, et sur quels critères fonder son choix ?

appvizer revient sur la définition et les enjeux du PPM pour vous guider dans le choix du meilleur logiciel : prêt à prendre les meilleures décisions stratégiques ?

SOMMAIRE

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Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets ?

Plus votre organisation est grande, plus les projets sont nombreux et leurs ampleurs conséquentes. La multiplication des projets, qu’ils soient externes ou internes, apporte son lot de difficultés à piloter tous les projets et garder une vue d’ensemble pour les managers. C’est là qu’intervient la gestion de portefeuille de projets.

Définition

La gestion de portefeuille de projets est également désignée par son équivalent anglais, project portfolio management, abrégé PPM.

Son objectif est d’identifier et d’évaluer chaque projet afin d’établir un ordre de priorité : elle vous donne les informations-clés pour vous aider à choisir quel projet traiter en priorité. C’est un véritable outil de gouvernance. Le PPM permet de synthétiser et de consolider les informations liées à différents projets pour faciliter la prise de décision et améliorer le retour sur investissement des projets.

Il regroupe l’ensemble des données liées aux projets, par exemple :

  • les ressources humaines et financières,
  • les plannings,
  • les risques,
  • les bénéfices,
  • le type et la nature du projet,

Il donne également une vue globale et un aperçu de l’ensemble des projets, ce qui permet :

  • d’identifier les projets qui n’avancent pas, ou mal,
  • de mettre un terme à certains projets (doublons avec d’autres, par exemple),
  • de revoir l’allocation des ressources, etc.

Quelle différence avec la gestion de projet ?

Projet, programme et portefeuille sont trois notions à distinguer. Il ne faut pas confondre projet avec sous-projets et portefeuille de projets.

  • L’AFNOR définit un projet comme « un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques ».
  • Un programme est un groupe de projets qui ont un rapport entre eux. Ils sont gérés de manière coordonnée afin de minimiser les risques et maximiser les gains, comparativement à une gestion individuelle des projets.
  • Un portefeuille est, pour rappel, un ensemble de programmes et de projets gérés conjointement afin d’atteindre des objectifs stratégiques.

La gestion de portefeuille de projets requiert des compétences de gestion des risques et de gestion de stratégie, là où la gestion de projet requiert davantage des compétences techniques liées au projet en question.

L’enjeu est de faire coïncider les projets et leurs priorités avec la stratégie globale de l’entreprise.

Gestion et suivi d’un portefeuille de projets

Le tableau de bord comme outil de suivi

Le tableau de bord offre une visualisation de l’ensemble des projets : leurs avancements, leurs ressources allouées et utilisées, les besoins prévus et les nouveaux besoins, les contraintes et les risques, etc.

Il vous permet de mesurer la rentabilité de chaque projet. Chaque projet reste géré de manière individuelle, mais la différence réside dans la prise en compte globale du risque et de l’investissement de l’entreprise pour tous les projets, dans le but de réduire le risque global.

Cet outil d’aide à la décision facilite également la normalisation des processus internes de gestion des projets. Grâce à un suivi des projets amélioré, les prises de décision deviennent plus faciles, plus rapides, et surtout plus pertinentes.

Il n’existe pas de tableau de bord type. Il doit être adapté à votre entreprise, ainsi qu’à la nature de votre activité et de vos projets. Les indicateurs peuvent être aussi variés que :

  • la gestion des risques,
  • le nombre de projets : par phrase, par type, arrêtés,
  • le respect des délais par projet,
  • le pourcentage de dépassement des délais,
  • le respect des budgets,
  • le pourcentage de dépassement des budgets,
  • l’allocation des ressources, etc.

Mettre en place un portefeuille de projets

La mise en place efficace d’un portefeuille de projets passe par le déploiement d’outils et de processus rigoureux pour gérer les priorités. Vous évitez de piloter à vue, de perdre des informations, d’utiliser des ressources à mauvais escient, de dépasser les budgets sans ROI intéressant, etc.

Par ailleurs, vous facilitez l’édition de votre reporting et des synthèses d’informations pour prendre les bonnes décisions.

appvizer vous aide dans le choix du meilleur logiciel PPM pour vous.

Comment choisir son outil de gestion de portefeuille de projets ?

Il existe de nombreux logiciels de gestion de portefeuille de projets, comme Clarizen, Sciforma ou NQI Orchestra. Pour vous aider à y voir clair, nous vous donnons quelques pistes pour aligner les besoins internes et les objectifs stratégiques avec l’offre fonctionnelle proposée par les outils.

Les étapes à suivre pour choisir votre logiciel PPM

Étape N° 1 : Analyser vos besoins

C’est l’étape préliminaire primordiale pour toute prise de décision en entreprise ; c’est également vrai pour choisir votre logiciel de gestion de portefeuille de projets. Cela vous permet de ne pas scruter le marché à tâtons, aveuglément, sans vraiment savoir ce que vous recherchez.

Passer cette étape se révèle une réelle perte de temps. Qui plus est, l’outil PPM que vous sélectionnerez ne sera pas forcément le meilleur pour répondre à vos problématiques.

En d’autres termes, identifiez les besoins, les difficultés, les risques, mais également ce qui est attendu par les utilisateurs.

Étape n° 2 : Se poser les bonnes questions

Nous avons dressé une liste de questions indispensables :

  • De quelles fonctionnalités ai-je besoin prioritairement ?
  • Le niveau de sécurité offert par la solution est-il suffisant ?
  • Mes données sont-elles protégées dans le cadre du RGPD ?
  • La maintenance fonctionnelle est-elle assurée par l’éditeur ?
  • Mon budget est-il un frein au choix d’une solution ?
  • Ai-je besoin que l’outil soit interopérable avec les logiciels déjà utilisés par mes équipes ? Si oui, lesquels ?
  • Les données sont-elles mises à jour en temps réel pour un pilotage optimal ?
  • Existe-t-il une application mobile pour travailler en déplacement ?
  • L’outil est-il personnalisable pour s’adapter à mon organisation ?
  • Les rapports et tableaux de bord sont-ils paramétrables ?
  • Les processus sont-ils automatisables ?

Étape n° 3 : Mener une recherche stratégique

Mettez en place un cadre de travail ou une procédure exhaustive pour définir, cibler et retenir ou écarter des éditeurs dont l’offre peut potentiellement vous correspondre

Avant toute chose, dressez une liste de critères déterminants que vous ne pouvez pas laisser de côté. Cela peut concerner les fonctionnalités, l’ergonomie, la sécurité des données, l’aspect collaboratif de l’outil, etc.

Les fonctionnalités à étudier de près

Pour vous aider à définir vos besoins et à trouver le logiciel de gestion des portefeuilles de projets qui vous correspond, nous avons établi une liste non exhaustive de fonctionnalités auxquelles prêter attention :

  • Créer un nombre illimité de portefeuilles de projets,
  • Lier autant de projets que souhaité à un portefeuille,
  • Générer des rapports de gestion,
  • Créer des rapports personnalisés (respect des échéances, utilisation des ressources humaines et financières, etc.),
  • Générer la liste des projets en cours et les données nécessaires associées d’après vos critères,
  • Identifier des natures de projet suivant différentes caractéristiques,
  • Consulter en temps réel les échéanciers des différents projets,
  • Consulter les efforts budgétaires initiaux, approuvés, réels, engagés,
  • Centraliser les idées de projets dans une base de données uniques,
  • Arbitrer les idées entre projets : quel projet est lancé et lesquels sont écartés ou repoussés ?
  • Qualifier les projets en estimant les coûts, risques, bénéfices, etc.

200 critères pour préparer un appel d’offres

Vous recherchez le logiciel PPM idéal pour votre organisation, mais ne savez pas dans quelle direction orienter vos recherches ? Téléchargez au format Excel la liste de 200 critères pour préparer un appel d’offres. Aucun aspect n’est oublié :

  • gestion des portefeuilles,
  • gestion des demandes de projets,
  • gestion des ressources,
  • gestion de projets,
  • gestion des risques,
  • gestion des temps et des dépenses,
  • travail collaboratif,
  • gestion documentaire,
  • gestion budgétaire,
  • sécurité,
  • interopérabilité, etc.

Choisir logiciel PPM - critères appel offre

Ce document vous permet de hiérarchiser vos exigences fonctionnelles selon trois niveaux : obligatoire, utile ou optionnel. Chaque critère d’une offre de logiciel peut également être classé selon différents statuts : standard, disponible en personnalisant l’outil, nécessite un développement spécifique, prévu dans une sortie de version ultérieure, ou non prévu.

En vous appuyant sur ce document, vous êtes capable de faire correspondre vos exigences fonctionnelles avec l’offre d’un éditeur, et de croiser différentes offres pour faire le meilleur choix.

À noter : les 200 critères sont disponibles en anglais et en français.

Avez-vous pris votre décision ?

Vous êtes prêts pour sélectionner le logiciel PPM qui répond parfaitement à vos besoins. Si toutefois vous avez encore peur de vous tromper, n’oubliez pas que vous pouvez bénéficier d’une version d’essai pour tester et éprouver l’outil que vous aurez retenu.

Jetez également un œil du côté des retours d’expérience d’utilisateurs pour vous aiguiller ou confirmer votre choix. Ils peuvent se révéler précieux.

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