La gouvernance comme facteur de réussite de vos projets

La gouvernance comme facteur de réussite de vos projets

La gouvernance des projets n’est pas une notion qui vient spontanément à l’esprit lorsqu’on parle de gestion de projet ou de gestion de portefeuilles de projets (PPM). Et pourtant, il s’agit d’une composante essentielle pour garantir la structuration, l’organisation et la qualité d’un projet.

Choix d’une méthode de gestion de projet, organisation des différents comités (comitologie), anticipation des risques et aide à la prise de décision : voici quelques-uns des avantages de la gouvernance de projets.

Cet article vous en dévoile plus et fait le point sur les enjeux du PPM, avant de vous proposer trois solutions logicielles pour gouverner vos projets efficacement.

SOMMAIRE

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Qu’est-ce que la gouvernance de projets ?

Définition

La notion de gouvernance de projets recouvre un mode de management et d’organisation au sein d’une entreprise. Elle permet d’identifier les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante.

La gouvernance renvoie au pilotage des projets dans une structure donnée.

Ses objectifs sont multiples :

  • assurer le bon déroulement des activités, leur continuité et leur pérennité,
  • fluidifier la circulation de l’information entre les acteurs,
  • faciliter la prise de décisions,
  • organiser la comitologie des projets (création et suivi des comités, communication entre les instances, définition des mandats et des parties prenantes, etc.), 
  • faire remonter plus rapidement les risques liés aux projets et alerter les chefs de projet.

Schéma de gouvernance

Le schéma suivant synthétise la gouvernance de projets en mettant en avant deux types de pilotage : opérationnel et stratégique. Il fait également figurer les différentes instances de gouvernance.

Schéma de gouvernance de projets
 

Conseils pour une gouvernance efficace

Définir la gouvernance le plus en amont possible dans le projet est l’une des clés principales pour la réussite du projet. Cela permet de le structurer et de définir une organisation claire. Cette étape vous aide par ailleurs à respecter au mieux les conditions de coûts, délais et qualité définis à l’amorce du projet.

Deuxième chose : il est important d’inscrire la gouvernance dans une dynamique d’amélioration continue : elle peut être revue au cours du projet afin de correspondre plus précisément aux besoins et au cadre du projet à un instant t.

Enfin, la gouvernance doit correspondre à la stratégie globale de votre entreprise et doit se placer à son service. Une gouvernance de projets efficace induit des projets réussis, des clients satisfaits, et donc une entreprise qui se porte bien financièrement et des équipes motivées à mener d’autres projets vers la réussite.

Les avantages de la gouvernance de projets

Pourquoi la gouvernance des projets n’est-elle pas à prendre à la légère ? Que peut-elle apporter à votre entreprise ?

Elle permet :

  • d’identifier les risques et les bénéfices associés à un projet,
  • de mieux prévenir les risques et de les anticiper,
  • de faciliter la prise des décisions pour les décisionnaires car ils ont une meilleure vision de l’ensemble des projets et peuvent réagir plus rapidement,
  • d’éviter bon nombre de litiges ou de conflits d’ordre organisationnel en prévoyant la gouvernance et les processus de gestion des projets le plus tôt possible,
  • de mieux faire circuler l’information : les canaux de communication sont connus et éprouvés ; les rôles de chacun sont définis et on sait à qui adresser quel type d’information.

4 vecteurs de réussite pour la gouvernance de vos projets

Comment réussir vos projets avec une gouvernance de qualité ?

N°1 : Une méthode adaptée

Il convient de trouver la méthode de gestion de projet la mieux adaptée à votre entreprise et à vos équipes projets. Si vous n’en avez pas encore choisi une, sondez les différentes parties prenantes pour trouver celle qui vous correspond, en fonction des méthodes connues par les chefs de projet, le type de management en place dans l’organisation, par exemple.

N°2 : Des instances de gouvernance

Les instances de gouvernance ont un rôle de structures de contrôle : on passe en revue le pilotage du projet pour aboutir à une ou des prises de décision. 

N°3 : Un reporting complet

Le reporting, via des tableaux de bord, permet de synthétiser les informations liées à un projet et à en extraire les tendances principales. Il sert de base à la prise de décision pour les décisionnaires qui bénéficient ainsi d’une vue globale du portefeuille de projets. 

N°4 : Des équipes compétentes

Au-delà des compétences en gestion de projet requises, a fortiori pour un chef de projet, le savoir-être des équipes est essentiel au bon déroulement d’un projet. Pour que les projets se déroulent au mieux, les aptitudes suivantes sont de gros points forts pour les chefs de projet :

  • le sens de l’écoute,
  • la gestion d’écoute,
  • une communication claire et fluide,
  • l’organisation,
  • l’autonomie, etc.

Logiciel PPM : quels intérêts ?

Le logiciel PPM (Project Portfolio Management) est l’outil par excellence pour faciliter le pilotage de projets tâche par tâche en prenant en compte les ressources disponibles, les plannings, les budgets, les délais et les exigences qualité.

Cette solution normalise les processus de gestion de projets, tout en améliorant leur suivi. L’arbitrage, le pilotage et la gouvernance des projets gagnent ainsi en efficacité et en qualité.

Dans un contexte de multiplication des projets et donc de décisions à prendre dans les entreprises, le logiciel PPM offre une meilleure visibilité sur les projets et favorise une gouvernance plus juste et plus pertinente des projets.

Il convient particulièrement bien à la gouvernance de projet informatique, les DSI ayant été les premières utilisatrices d’outils de PPM pour optimiser la gestion de projets de développement, en créant un lien avec les directions de projets informatiques.

En bref, les logiciels de gestion de portefeuille de projets permettent :

  • de rationaliser les demandes,

  • de prioriser les projets,

  • de suivre les projets grâce à des tableaux de bord,

  • de gérer les ressources intelligemment,

  • de faire circuler l’information plus facilement,

  • d’anticiper les risques,

  • de prendre des décisions adéquates en fonction du contexte de chaque projet.

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Quels outils utiliser ?

Nous venons de voir que les logiciels PPM, ou logiciels de gestion de portefeuilles projet facilitent la centralisation et la mise à disposition de l’information pour les équipes projets. Cet outil d’aide à la décision fait bénéficier d’une vue synthétique pour ne pas perdre de temps à retrouver une information, chose essentielle au bon déroulement de tout projet.

Comment choisir ?

Choisissez un outil adapté à la taille de votre entreprise et de votre budget. Les logiciels PPM s’adressent tout de même aux entreprises de la PME aux grands groupes.

Sondez vos équipes ; conservez le logiciel qui remporte le suffrage des membres d’équipes projets : il s’agit d’un outil qu’ils utilisent quotidiennement. Ils doivent pouvoir l’utiliser de manière autonome et suite à une prise en main rapide.

Les trois logiciels PPM suivants ont fait leurs preuves. Nous vous en donnons quelques caractéristiques pour les cerner au mieux :

Project Monitor

  • Pour qui ? PME, ETI, grands groupes, particulièrement dans les secteurs informatique, logistique, du BTP, ainsi que pour les projets commerciaux et stratégiques.
  • Les + : outil sur mesure, gère les projets complexes, s’adapte à plusieurs méthodes de gestion de projet, la personnalisation de la page d’accueil avec les indicateurs-clés pertinents pour chaque utilisateur.

Gouvernance des projets

Cesar

  • Pour qui ? PME, ETI, grands groupes
  • Les + : l’aspect collaboratif de la solution, la modularité pour s’adapter à votre métier et à la taille de votre entreprise, la définition de profils utilisateurs pour répondre aux besoins de chacun, l’interface intuitive et la prise en main rapide.

Gouvernance des projets

NQI Orchestra

  • Pour qui ? ETI, grands groupes
  • Les + : gère tous les types de projets (R&D, stratégiques, d’infrastructure…), l’ergonomie qui rend l'utilisation agréable et facile (fils d’actualité, tableaux Kanban), la gestion des ressources très poussée, aide au pilotage de l’ensemble du cycle de vie des portefeuilles de projets.

Gouvernance des projets

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Si vous ne devez retenir qu'une chose de cet article, retenez ceci : ne laissez pas la gouvernance de vos projets au hasard et anticipez. Plus vous la prévoyez en avance, meilleure sera l'organisation de vos projets. Vous éviterez ainsi beaucoup de déconvenues !

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