SIRH : définition, outils, ressources et conseils pour réussir sa gestion RH

SIRH : définition, outils, ressources et conseils pour réussir sa gestion RH

Un SIRH est un Système d’Information de gestion des Ressources Humaines qui aide le ou la responsable à résoudre ses problématiques RH telles que le recrutement, la paie, la formation, l’évaluation des compétences et des performances, ainsi que la gestion des talents. Les outils simplifient les tâches liées, améliorent les processus RH et la communication avec les collaborateurs.

Définissons le SIRH, puis examinons comment il répond aux besoins de votre entreprise dans un contexte de transformation numérique, avant de vous présenter les logiciels en ligne recommandés, entre autres, pour réussir votre propre carrière.

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Définition d’un SIRH

Qu’est-ce qu’un SIRH ? Un SIRH est un Système d’Information pour les Ressources Humaines composé de plusieurs briques logicielles (appelées modules) qui permettent d’automatiser les tâches spécifiques à chaque processus RH :

  • la gestion administrative du personnel,
  • la gestion de la paie, rémunération,
  • la gestion du temps et des plannings (congés, absences, activités),
  • la gestion des notes de frais,
  • l’évaluation des performances de chaque salarié,
  • la cartographie des compétences,
  • les entretiens professionnels,
  • la gestion des connaissances (souvent appuyée par un knowledge manager),
  • la formation et les programmes e-learning,
  • la gestion des talents (talent management),
  • le recrutement et l’e-recrutement,
  • l’application et le respect des lois et normes en vigueur,
  • le bilan social,
  • le reporting auprès de la direction.

Un SIRH permet d’effectuer le suivi de chaque tâche, notamment grâce à la centralisation des informations et des données.

Les objectifs d’un SIRH : transformation digitale et productivité

L’étude mondiale du cabinet Deloitte Tendances RH 2016, nouvelles organisations, nouveaux plans de vol démontre l’enjeu digital et technologique pour les entreprises : réussir sa transformation digitale pour stimuler la productivité.

La direction des ressources humaines embrasse de nouvelles responsabilités stratégiques pour l’évolution de l’entreprise : il s’agit de guider cette transformation numérique au sein de l’entreprise pour la faire adopter par tous les employés avec pédagogie.

L’appropriation des technologies et de ses usages permet à l’ensemble des collaborateurs une réactivité jamais atteinte : les SMACS apportent en effet leur lot de fonctionnalités et d’avantages pour tous comme le travail collaboratif.

Elles fournissent également des outils précieux qui offrent au responsable RH de nouvelles perspectives en matière d’analyses et de décisions stratégiques sur tous les plans.

Les SMACs ? Le terme désigne 4 leviers technologiques :

  • Social : on parle de dimension sociale, ou plus exactement des outils et fonctionnalités qui permettent un mode de travail transversal pour favoriser la collaboration comme un SIRH ou encore un réseau social d’entreprise ;
  • Mobile : l’usage d’internet sur les appareils mobiles est plus que démocratisé ; dans le contexte professionnel, les solutions RH mobiles offrent à leurs utilisateurs de rester connecté, même en situation de mobilité (agendas, collaborateurs, candidat, etc.) ;
  • Analytics : ce traitement intelligent des données (Big Data) intégré à un SIRH assiste la fonction RH en temps réel ; des analyses prédictives permettent de simuler son plan d’action et d’en évaluer l’efficacité ;
  • Cloud : les solutions SIRH en SaaS (Software As A Service, logiciel en tant que service) révolutionnent le travail des RH ; les volets social, mobile et analytics sont réunis au sein d’un outil accessible en ligne (donc à distance) ; les mises à jour automatiques vous permettent d’agir dans le respect des normes et lois en vigueur.

Les aspects social et collaboratif

Le degré d’appropriation d’un SIRH par un collaborateur dépend de l’expérience utilisateur. L’étude Enjeux RH : quels impacts sur le SI ? de CXP Groupe (décembre 2016 - janvier 2017) démontre la capacité d’un SIRH à offrir ce volet social :


Source image : étude Enjeux RH : quels impacts sur le SI ? — CXP Groupe
 

Les outils numériques impactent la motivation des utilisateurs au quotidien en agissant sur la confiance et la transparence.

Source : étude Enjeux RH : quels impacts sur le SI ? — CXP Groupe

service rendus par les outils collaboratifs d'un SIRH
Source image : étude Enjeux RH : quels impacts sur le SI ? — CXP Groupe

L’intelligence des analytics

L’étude du Cabinet Deloitte révèle les usages principaux des analytics, atout indéniable des SIRH :

Les avantages analytics d'un SIRH
Source image : Tendances RH 2016, nouvelles organisations, nouveaux plans de vol, Cabinet Deloitte

Cloud et mobile : le SIRH en mode SaaS

L’étude de CXP précise les 4 principales préoccupations des entreprises :

  • la productivité administrative,
  • la qualité de service RH,
  • la fiabilité et la sécurisation des données,
  • la conformité légale.

Dans ce contexte, le SIRH en mode SaaS (à la fois accessible à distance en version desktop et en version mobile) dépasse les espérances. Nous détaillons pourquoi plus bas.

57 % des entreprises vont passer dans le cloud d’ici 5 ans.

Source : étude Enjeux RH : quels impacts sur le SI ? — CXP Groupe

Les services apportés aux entreprises

Les services apportés par un SIRH
Services Exemples Avantages
Centraliser les informations et les données

Suivi des temps passés par activité
Corrélation avec les objectifs
Corrélation avec les performances
Cartographie des compétences
CVthèque actualisable
Diffusion d’offres d’emploi simultanée sur les job boards

Meilleur suivi des performances
Meilleur recrutement
Analytics
Prospective RH

Centraliser les tâches et en simplifier l’exécution

Bulletin de salaire et contrat de travail dématérialisés et accessibles en ligne

Automatisation des activités sans valeur ajoutée

Gain de temps
Évite les erreurs
Gain de productivité
Diminution des délais de réalisation
Réduction des coûts
Procédure de validation raccourcie

Faire participer les collaborateurs
 
Les salariés renseignent les informations les concernant.

Ils peuvent soumettre leurs souhaits de manière partagée (congés, formation,
évolution de carrière).

Responsabilise les salariés
Reconnaissance
Motivation
Informations à jour et fiables
Compétitivité
Productivité accrue
Gestion facilitée pour le responsable RH
Améliore la communication
Renforce la marque employeur
Interconnecter les logiciels entre eux (interopérabilité)
 
Les informations saisies dans un module temps peuvent être exportées
pour être exploitées dans un module paie.

Un portail RH permet aux décisionnaires et aux managers de disposer
d’une vue globale, comme par exemple sur les plannings.

Évite de saisir plusieurs fois les mêmes données

Déclenche des effets de synergie

Rendre les outils accessibles en ligne L’utilisateur peut travailler à distance.

Les outils sont fonctionnels en mobilité.

Le travail reste collaboratif 24 h/24.

Optimise l’organisation
Améliore la productivité globale
Moins de réunions
Moins d’emails
Travailler dans un environnement proactif Une interface intuitive

Ergonomie tournée utilisateur

Permet de collaborer de manière plus agile : l’initiative d’un projet peut venir d’un manager,
d’un employé, de la direction ou du responsable RH.

Facilite la prise en main
Favorise les usages
Retient les talents
Fournit les outils pour améliorer la productivité
Procure un espace de travail fluide

Comparatif : 6 exemples de logiciels SIRH complets

Emalti-RH

Ca s’annonce bien : l’éditeur TR Developpement a développé le logiciel Emalti-RH avec l’appui de services ressources humaines d’entreprises clientes, afin de couvrir l’ensemble du spectre de la fonction RH.

Les modules correspondants sont bien présents au sein de la solution (portail RH, solution paie, note de frais, module congés et absences, recrutement, gestion du personnel, etc.) et l’interopérabilité avec d’autres logiciels RH est opérationnelle.

TR Developpement offre la possibilité d’évoluer à son rythme et de manière personnalisée en rajoutant les modules à la demande, ce qui satisfait grandement ses clients PME, ETI et GE.

Focus sur le module reporting social 
Inutile de faire appel à un informaticien pour pré-paramétrer ou modifier une analyse.
Vous établissez vos rapports en un clic :

  • côté analyses pré-paramétrées, vous pouvez prendre en compte les 6 dernières années avec le détail mensuel, la pyramide des âges et d’ancienneté, visualiser un tableau de bord mensuel et cumulé ;
  • côté analyses modifiables, un tableau croisé dynamique, les restitutions d’après les champs de la fiche salarié, et les requêtes d’après les rubriques de paie vous facilitent la tâche.

Aperçu de la solution SIRH Emalti-RH en vidéo :

Suivant les modules souhaités, le déploiement de ce SIRH est rapide (entre 1 à 6 jours) et s’accompagne d’un transfert de compétences auprès de vos utilisateurs.

Eurécia

L’éditeur Eurécia propose également une solution modulable à souhait pour vous permettre de vous équiper au moment le plus opportun : portail RH, module compétences, plannings, note de frais, (..), tout est à portée de main.

Flexibité rime avec interopérabilité : le logiciel SIRH Eurécia est reconnu pour automatiser les tâches chronophages. La fiabilité de l’outil et son utilisation intuitive éliminent ainsi également les grandes sources de stress telles que l’usage abusif d’Excel et la montagne de paperasse administrative.

Le support apporté par l’équipe projet d’Eurécia est très apprécié pour son écoute et sa présence, aussi bien pour adapter le logiciel à vos besoins que pour vous initier à l’outil.

Témoignage d’une entreprise utilisant le logiciel SIRH Eurécia depuis 2014 en vidéo :

Fait marquant, Eurécia a développé 4 modules centrés sur la gestion des talents et du capital humain, afin de mieux répondre à ces enjeux spécifiques :

  • développement des compétences,
  • entretiens individuels et professionnels,
  • formations,
  • recrutements.

kiwiHR

La promesse de kiwiHR est d’être l’un des SIRH les plus simple et accessible du marché. D’abord par son prix, car il ne coûte que 2,5 €/mois/employé, mais aussi et surtout grâce à sa configuration et à sa simplicité d’utilisation.

L’éditeur part du constat que dans une PME, les ressources humaines ne bénéficient pas toujours d’un poste dédié à temps plein ; c’est parfois le dirigeant ou la dirigeante qui a ces problématiques à sa charge.

Problème : cela prend beaucoup de temps, or le temps est précieux, surtout dans une PME.
La solution proposée par kiwiHR : un outil complet pour une gestion des ressources humaines simplifiée grâce à une interface intuitive et moderne.

L’automatisation des tâches permet un gain de temps à tous les niveaux :

  • gestion des congés et absences,
  • gestion des temps,
  • gestion des talents,
  • numérisation des processus RH,
  • gestion du personnel,
  • gestion documentaire, etc.

Le tableau de bord donne un aperçu rapide mais complet des données RH et assure un suivi optimal des ressources humaines.

Enfin, cette solution favorise l’engagement des salariés en les impliquant : l’outil collaboratif est aussi le leur, et son utilisation allège leurs processus RH.

Lucca SIRH

Si vous connaissez et appréciez utiliser les produits de l’éditeur Lucca, vous ne pourrez qu’être séduit par Lucca SIRH, le SIRH qui centralise tous ces outils en un seul environnement.

La promesse de Lucca ? La simplification et l’automatisation des processus RH et administratifs, pour les TPE, les PME et les ETI, grâce à des modules dédiés :

  • à la gestion des congés en ligne avec Figgo,
  • à la gestion des notes de frais avec Cleemy,
  • à la gestion des temps et absences avec Timmi,
  • à la distribution simplifiée des bulletins de paie avec Pagga,
  • à la gestion des talents et à la gestion des entretiens avec Poplee Entretiens.

Lucca SIRH

Votre gestion RH est assurée par des briques qui communiquent entre elles pour limiter les informations perdues ou erronées, et gagner du temps lors du traitement administratif des demandes RH.

Par ailleurs, vous bénéficiez de connexions avec les principaux logiciels de paie et de comptabilité (Sage, Cegid, SAP, PeopleSoft ou encore e-Paye, par exemple) pour intégrer parfaitement Lucca SIRH à votre environnement habituel. 

À noter : au-delà de leurs fonctionnalités, Lucca édite des outils ludiques et agréables à utiliser qui favorisent l’engagement des collaborateurs.

Nicoka HR

Nicoka HR est un logiciel SIRH qui répond tout particulièrement aux attentes des TPE et des PME. Son interface soignée et claire en fait un outil agréable à utiliser pour gérer vos ressources en toute sérénité.

Côté fonctionnalités, nous sommes face à un SIRH complet qui vous fera vite oublier Excel. Cette solution hautement paramétrable s’adapte aux besoins de votre organisation. Tout y est :

  • la gestion des salaires sur une période donnée avec la prise en compte des fixes et des variables,
  • la GPEC (gestion des compétences),
  • la gestion des formations,
  • la gestion des congés,
  • le recrutement grâce à un module dédié,
  • la gestion du dossier du personnel, etc.

Nicoka HR SIRH

Un autre atout de Nicoka HR est son caractère collaboratif : en plus de centraliser les données et de les rendre accessibles à toutes les parties prenantes plus facilement, les workflows (de validation, par exemple) sont simplifiés.

Enfin, le tableau de bord détaillé et paramétrable permet de suivre vos indicateurs RH avec précisions et d’analyser les données RH de votre entreprise. Des rapports personnalisés synthétisent les données.

ServicesRHOnline

ServicesRHOnline est logiciel français de gestion RH qui s’adresse principalement aux TPE et aux PME, mais qui compte également parmi ses références de grands comptes comme Savelys (GDF Suez). Plus de 15 000 utilisateurs l’ont adopté, dans 5 langues différentes.

Ce logiciel SaaS est un véritable couteau suisse RH qui propose aux services RH des entreprises 7 modules en une solution complète :

  • gestion des congés et absences,
  • gestion des temps de travail,
  • gestion des entretiens annuels,
  • gestion des compétences (GPEC),
  • gestion des notes de frais,
  • gestion des formations,
  • gestion du recrutement.

SIRH complet ServicesRHOnline

Ne vous arrêtez pas à son interface qui peut sembler peu intuitive : l’outil est aussi complet que ses fonctionnalités sont puissantes. Aux sept modules principaux s’ajoutent d’autres outils pour tirer parti des informations RH collectées dans les différents modules.

Avec ServicesRHOnline, vous êtes en mesure de créer un organigramme de votre entreprise rapidement, d’éditer et de mettre à jour des fiches de poste pour vos salariés, ou encore d’analyser la performance de vos ressources humaines grâce à des statistiques et des graphiques personnalisés.

8 questions à se poser avant de choisir un outil SIRH

Question n° 1 : puis-je centraliser toutes mes activités au sein du même SIRH ?
La solution doit vous permettre de gérer l’ensemble des ressources dont vous avez besoin et vous offrir toutes les fonctionnalités pour couvrir l’ensemble de vos responsabilités : gestion administrative du personnel, recrutement, compétences, gestion des talents, gestion des absences et des congés, paie, note de frais, etc.

Question n° 2 : la solution peut-elle évoluer au rythme de mes besoins ?
Modularité et personnalisation : 2 mots-clés essentiels ! L’aspect modulable se traduit par l’ajout possible d’un module en « cours de route ». Votre stratégie RH s’affine et l’entreprise se développe avec de nombreux recrutements à la clé ? Un module recrutement s’impose pour faciliter et gérer tous les contours de cette mission.

Question n° 3 : le logiciel RH me permet-il de respecter la loi ?
Les éditeurs de logiciels SIRH sérieux intègrent des mises à jour automatiques et actualisées pour vous permettre de travailler en toute conformité avec la législation. Par ailleurs, il est utile de noter que votre logiciel doit être garanti anti-fraude (obligation légale dès le 1er janvier 2018).

Question n° 4 : I feel good, I feel Cloud?
Absolument : utiliser un logiciel en ligne où tout se passe dans le cloud, c’est l’assurance de pouvoir travailler quoiqu’il arrive, même en mobilité, grâce à une simple connexion internet, au sein d’une interface ergonomique et simple à manipuler.

Question n° 5 : collaboratif ET international, c’est possible ?
L’aspect social, à l’image d’un portail RH accessible à tous les collaborateurs, est important pour favoriser le travail collaboratif. Cette dimension doit pouvoir se retrouver dans votre SIRH si votre entreprise se développe à l’international, tout en respectant la langue et les lois de chaque pays !

Question n° 6 : l’outil peut-il communiquer avec d’autres logiciels ?
L’interopérabilité entre systèmes d’information vous permet de ne pas ressaisir les données et de les exploiter pour vos différents usages. Votre SIRH est-il capable de capter les données d’un autre logiciel ou d’en communiquer à un autre outil ?

Question n° 7 : les données sont-elles en sécurité ?
Vous devez pouvoir gérer les droits d’accès aux données en fonction des utilisateurs. A minima, un certificat de sécurité SSL (Secure Sockets Layer) doit être utilisé pour toute communication effectuée sur internet.

Question n° 8 : qui va m’aider à mettre en place mon SIRH ?
Vous devez bénéficier de l’expérience déploiement des éditeurs de logiciels SIRH : l’accompagnement est personnalisé de l’analyse de votre besoin à la mise en place de la solution. Les meilleurs éditeurs vous assistent après l’installation pour que tous vos utilisateurs s’approprient l’outil. Un interlocuteur dédié vous consacre alors toute l’attention requise.

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