Dématérialisation des factures : évolutions législatives en 2017

Dématérialisation des factures : évolutions législatives en 2017
QuickBooks
14 €
5

QuickBooks

Logiciel de gestion pour petites entreprises n°1 mondial
Offre exclusive -50%
Factomos
5 €
4

Factomos

30j Gratuits - Facturation pour TPE-PME, indépendants...
30 jours gratuits
Evoliz
24,9 €
5

Evoliz

30j gratuits & -20%. Création rapide de devis et facture pro
30j gratuits + 20% de réduc

Les obligations légales des entreprises en matière de facturation évoluent. Au 1er janvier, certaines entreprises auront d’ores et déjà à procéder à la dématérialisation des factures. Êtes-vous concerné par cette dématerialisation fiscale ? Et comment la gérer ? Retrouvez toutes nos actualités en facturation.

L’évolution des obligations légales

La facturation électronique

Tout achat implique facture. Le prestataire, fournisseur du produit, ou du service, la soumet au client pour paiement. Ceci fait partie du contrat.

Une directive européenne

La dématérialisation des factures est un objectif fixé par l’UE (Union Européenne) dans le cadre de la stratégie européenne pour le numérique. Une directive juridique a été adoptée, charge aux États membres de l’appliquer et de faire appliquer cette dématerialisation des documents. La GED, ou la gestion électronique de documents va ainsi devenir la norme.

Le calendrier de mise en oeuvre

Depuis 2012, l’usage de la facturation électronique ne cesse de croître. Adoptée spontanément, elle sera bientôt obligatoire pour l’ensemble de l’économie. En fonction des acteurs et de leur taille, le calendrier diffère. L’échéance de l'opération est fixée :

  • au 1er janvier prochain : pour les GE (Grandes Entreprises) – plus de 5 000 salariés, ainsi que pour les personnes publiques ;
  • dans un an, au 1er janvier 2018 : pour les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) – de 250 à 5 000 salariés ;
  • dans deux ans, au 1er janvier 2019 : pour les PME (Petites et Moyennes Entreprises) – de 10 à 250 salariés ;
  • dans trois ans, au 1er janvier 2020 : pour les TPE (Très Petites Entreprises) – moins de 10 salariés.

L’État montre l’exemple

Le rôle de l’Etat

Au cœur du système économique, l’État n’en est pas que l’arbitre. C’est aussi un acteur, et pas des moindres. Les marchés publics brassent des sommes considérables. En commençant à appliquer à cette sphère là l’impératif de dématérialisation des factures, l’impact est énorme et l’effet devient boule de neige, car les enjeux concernent tous les acteurs de l'économie.

Une obligation en deux temps

L’ordonnance du 26 juin 2014 relaie la directive européenne, imposant au secteur public d’accepter les factures électroniques de la part de ses fournisseurs. Cela concerne l’État en tant que donneur d’ordre, et toutes ses entités subsidiaires : collectivités territoriales, établissements publics. Accepter est une première étape. La suite sera d’imposer aux fournisseurs le principe de la dématérialisation des factures.

L’ensemble des acteurs suit

Un facteur clé de compétitivité

Jusqu’ici, il était fréquent que l’État fasse de cet aspect un élément différenciant dans le cadre d'une consultation à un appel d’offre. On retrouve souvent des clauses de dématérialisation sur les marchés publics. À présent, ce sera un critère incontournable à remplir pour toute candidature.

L’outil Chorus

Un outil a été développé par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (l’AIFE) : Chorus Pro. Il remplace son prédécesseur : Chorus Factures, lancé en 2012. La solution tend à simplifier le processus de dématérialisation des factures : elle est mise à disposition des entités publiques et de leurs fournisseurs, afin de les aider à respecter les règles.

La dématérialisation s’étend

Lancée le 20 septembre 2016, Chorus a déjà permis l’émission de plus de 50 000 factures électroniques adressées par plus de 12 000 fournisseurs. L’utilisation de l’outil se généralisera dès le 1er janvier 2017, et devrait servir au traitement d’un volume de près de 100 millions de factures par an.

Le privé concerné

Dans la même optique, la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 de modernisation de l’économie, dite loi Macron, englobe le secteur privé. Ainsi toute entreprise devra émettre et accepter les factures électroniques à horizon 2020. Le secteur privé, ainsi plié aux mêmes évolutions que le secteur public, emboîte le pas.

Tweet: Toute entreprise devra émettre et accepter les #factures #électroniques à horizon 2020 - via @appvizer_FRToute entreprise devra émettre et accepter les #factures #électroniques à horizon 2020 - via @appvizer_FR - Cliquer pour tweeter

Les bénéfices de la dématérialisation des factures

L’impact positif de la procédure

Les entreprises comme les administrations ont intérêt à numériser leur workflow comptable. Tout d’abord parce que cela réduit leurs coûts : moins de documents à imprimer et autant d’affranchissements postaux économisés. Ensuite parce que cela représente un véritable gain de temps côté opérationnel : suppression des manipulations de documents « papier », diminution des temps de traitement, archivage facilité (merci l'archivage électronique). Votre courrier et votre stockage physique de documents diminuent.

Des outils pour prendre le relai

En numérisant votre facturation automatiquement, il vous est possible de systématiser les tâches associées tel un expert. Sur des logiciels de facturation type Quickbooks ou Factomos, vous paramétrez vos échéances et le contenu de vos factures. La solution fait ensuite partir automatiquement et à date la facture électronique à votre destinataire. Vous économisez de la saisie grâce à la numérisation et l'envoi automatique pour un suivi facilité.

Une démarche écologique

Au-delà des gains d’efficacité opérationnelle évidents qui boosteront la productivité de votre organisation, la dématérialisation des factures s’inscrit dans une démarche durable. Avec un fichier, l'empreinte carbone est quasi nulle. En outre, d’un point de vue image et exemplarité, elle est attendue comme gage d’éco-responsabilité. Toutes les entreprises vont réduire leur empreinte écologique en optimisant leur gestion documentaire.

Le format de transmission

Le format des factures électroniques, lorsqu’elles sont adressées, doit être non modifiable : généralement du pdf, voire du jpeg. La transmission de factures en Échange de Données Informatisées (EDI) est utilisée dans le cas de volumes importants. Tout est prévu dans le Cloud pour faciliter la comptabilité sans contraintes. Gageons que ces obligations légales permettra d'optimiser la relation entre une PME et ses fournisseurs.

Les moyens technologiques

Les performances permises par l’OCR (Reconnaissance Optique de caractères en français) permettent la LAD : Lecture Automatique de Documents, et la RAD : Reconnaissance Automatique de Documents, ou de types de Documents, avec dans certians cas la possibillité de proposer un formulaire. Grâce à quoi, les solutions outils peuvent prendre le relai efficacement. La signature électronique et l’accusé de réception viennent corroborer la conformité et le bon déroulé de l’échange.

 

 

La dématérialisation des factures fluidifie les échanges, dans le privé comme dans le public. D’ici trois ans, elle sera obligatoire pour toute structure. Pour s’y conformer, entreprises et administrations ont besoin d’outils : Chorus dans un cas, ou une solution adaptée et performante type Quickbooks et Factomos dans l’autre.

 

Zyfro
9,95 €

Zyfro

Logiciel de facturation en ligne
- 90% pendant 1an
Adibox
11,9 €

Adibox

Le logiciel le plus simple de la facturation sur Internet
Trouver une alternative
Sofacto
25 €

Sofacto

Facturez dans Salesforce. Simplement.
Essai 30 gratuits
Commenter cet article

Ajouter un commentaire