L’entreprise collaborative, ou votre projet porté par l’intelligence collective

L’entreprise collaborative, le nouvel eldorado des entreprises ? Impossible de faire l’impasse sur le travail collaboratif et la communication interne en 2020.

Mais qu’est-ce qu’une entreprise collaborative, exactement ? Quels sont ses enjeux ? Comment tirer parti de l’intelligence collective pour faire avancer vos projets et vos équipes ?

Organisation du travail, circulation de l’information, conduite du changement, productivité… cet article vous explique l’expression « entreprise collaborative » et distille des conseils pour une entreprise 2.0.

Qu’entend-on par « intelligence collaborative » ? Aussi appelée « intelligence collective », elle désigne la mobilisation et l’exploitation de l’ensemble des compétences et des connaissances des collaborateur·ices pour les appliquer à un projet commun.

Elle permet :

• l’émulation,
• l’innovation,
• la naissance et le partage de nouvelles idées,
• un management participatif,
• de tirer partie du meilleur de chacun en engageant les collaborateurs.

👉 Finalement, l’intelligence collaborative aide à sortir du cadre préétabli pour aller plus loin dans vos projets.

Intelligence collaborative : exemple pour mieux comprendre

Une entreprise collaborative est une organisation qui repose sur le travail collaboratif pour avancer. Autrement dit, elle valorise :

• le travail en équipe, au sein d’un service, mais également entre différents services,
• la communication et le partage d’informations,
• l’écoute et la considération de chaque collaborateur·ice pour n’écarter aucune idée,
• l’utilisation d’outils digitaux,
• des processus et flux de travail rationalisés pour optimiser la gestion des projets et tirer plus de valeur de chacun·e.

Faire la part belle à la collaboration en entreprise présente plusieurs avantages :

• les informations circulent (mieux) et vos projets avancent plus vite grâce à une meilleure communication ;
• le partage de bonnes pratiques entre services aide à adopter les meilleures méthodes de travail et à gagner en productivité ;
• vous gagnez du temps : les informations sont centralisées et disponibles à tout moment ;
• vous responsabilisez vos collaborateurs : chacun·e a son rôle et une mission à accomplir, de laquelle dépend le travail des autres ;
• l’entreprise est décloisonnée : terminé le travail chacun dans son coin, désormais, le travail d’équipe est la norme ;
• vous créez une culture d’entreprise basée sur la communication, la bienveillance, l’empathie, mais aussi la performance.

Une entreprise collaborative peut difficilement être organisée selon un modèle pyramidal qui, par définition, structure l’entreprise en couches relativement hermétiques. Conséquence : la communication est bridée, les informations ne circulent pas toujours bien, peu de place est laissée à l’humain, etc.

✅ Penchez vers un management plus horizontal, voire collaboratif. Le rôle du manager est également à revoir : de donneur d’ordres, il devient leader et accompagne l’équipe dans une démarche d’empowerment.

Avantages :

• écoute des collaborateurs et empathie,
• anticipation des risques et plan d’action pour les éviter,
• une organisation du travail plus proche des besoins des équipes et de l’entreprise,
• une meilleure communication qui favorise l’avancement des projets.

Le partage de l’information et la gestion des connaissances en temps réel :

• facilitent la coordination,
• renforcent la réactivité,
• favorisent la prise de décision,
• permettent d’anticiper entre collaborateurs, mais également avec les clients ou partenaires,
• encouragent l’idéation et l’innovation.

Comment favoriser la collaboration dans votre entreprise si chaque collaborateur est isolé dans un bureau, sans outil de communication pour échanger avec le reste de l’équipe ? Difficilement.

✅ Quelques conseils pour faire de votre environnement de travail un terreau collaboratif :

• aménagez votre lieu de travail pour favoriser tous les échanges : bureaux à proximité pour les personnes travaillant sur un même projet, par exemple ;
   
• en cas d’équipe distante, de télétravail (ou de confinement…) : pensez à des lieux d’échange virtuels (messagerie, visioconférence, outils collaboratifs, etc.) pour que la collaboration ne s’arrête pas une fois la porte du bureau franchie ;
   
• prévoyez des espaces dédiés à l’innovation et au partage d’idées : mobilier modulable, tableaux blancs, écrans interactifs… bref, de quoi booster l’intelligence collective et la co-création ;
   
• explorez la piste du flex office ;
   
• paradoxalement, démocratisez le télétravail : un ou plusieurs jours par semaine, les collaborateurs profitent du calme de leur logement pour faire naître de nouvelles idées sans être interrompus.

Vous peinez à recruter les meilleurs talents ? L’entreprise collaborative a également ceci de positif qu’elle peut changer votre image de marque.

Les fameuses générations Y et Z sont très sensibles à l’aspect collaboratif d’une entreprise (processus, mode projet, outils) au moment de choisir l’organisation qui profitera de leurs compétences. Pensez-y !

L’ère du numérique n’est pas étrangère à l’émergence des entreprises collaboratives. L’organisation même des entreprises est chamboulée pour laisser plus de place aux pratiques numériques :

• nouvelles organisations,
• nouveaux métiers et nouvelles missions,
• nouveaux outils numériques à maîtriser,
• nouveaux processus de travail, etc.

Autant de nouveauté qui peut dérouter vos collaborateur·ices. Du top management aux équipes opérationnelles, toute l’entreprise est impliquée. Anticipez et accompagnez le changement pour faire rimer collaboration avec accélération (de votre croissance).

Il existe pléthore d’outils pour rendre une organisation collaborative… sans passer son temps à traiter des emails. Voici une sélection pour commencer en douceur :

• les outils de gestion de projet pour avoir une vision macro du planning et de son avancement. Exemple : Planisware Orchestra ou Wrike ;
   
• les outils de gestion des tâches pour visualiser les tâches et les missions de chacun·e, faire des listes de tâches collaboratives. Exemple : monday.com ;
   
• les plateformes collaboratives d’entreprise pour centraliser tous les échanges d’informations au sein d’un même outil ;
   
• les logiciels GED (gestion électronique de documents) pour éditer, stocker, archivage ou partager des documents en ligne ;
   
• des outils de communication pour avoir accès à une messagerie ou à la visioconférence par exemple.

👉 Une entreprise ne devient pas collaborative en un jour. Prenez le temps de comprendre vos besoins et vos priorités pour avancer à votre rythme, prendre les bonnes décisions et faire adopter le changement.

Nul besoin de multiplier les outils : choisissez ceux qui vous correspondent !

Article mis à jour, publié initialement par Grégory Coste en avril 2017.