Comment maîtriser la gestion administrative du personnel ?

La gestion administrative du personnel peut vite devenir un casse-tête sans des outils adaptés, efficaces et connectés. A l’ère du numérique, utiliser un système d'information de gestion des ressources humaines (SIRH) est en effet devenu incontournable pour un service RH : entre la gestion des tâches administratives, des talents, ou encore des plannings, vous risquez de perdre beaucoup de temps sans un logiciel performant. Prenez 5 minutes pour lire cet article, vous y gagnerez en gestion et productivité toute votre vie.

Gestion administrative du personnel : définition

Qu'est-ce que la gestion administrative du personnel ? L’administration du personnel englobe plusieurs aspects :

• la gestion du personnel est assurée par les services ressources humaines (responsable RH) et gestion de la paie (comptable),
• différentes tâches administratives, légales et obligatoires (détaillées plus bas) doivent être effectuées à échéances définies,
• la dimension stratégique de la gestion administrative du personnel, avec pour objectif la création de valeur à travers chaque collaborateur comme la productivité,
• la relation sociale est essentielle avec les employés en fonction du contexte économique de l’entreprise et de l’évolution des collaborateurs,
• les logiciels SIRH aident les responsables et gestionnaires dans leurs tâches grâce à l’automatisation notamment.

Quelle différence entre la gestion des ressources humaines et la gestion administrative du personnel ? Les RH ont un rôle d’écoute et de conseil, la gestion du personnel comporte un volet purement administratif, c’est un moyen.

Connaître ses obligations et respecter la conformité

En quoi consiste la gestion administrative du personnel ? La gestion administrative du personnel se traduit par les multiples missions, majoritairement remplies par les membres du service ressources humaines : 

 

Respect des obligations légales :

Le travail et ses conditions sont régis par le Code du travail, la convention collective, les accords collectifs ou encore le règlement intérieur. 

Calcul et gestion des traitements, salaires et cotisations sociales :

La réalisation des fiches de paie provient du service des ressources humaines. 

Gestion du temps d’entreprise :

Les congés payés, les arrêts maladie, les absences, ou encore les plannings sont également gérés par les RH. 

Les contrats de travail et avenants :

Ces éléments sont indispensables pour le recrutement de collaborateurs. Ils sont établis par les ressources humaines. 

Gestion des déclarations de formation continue :

Toutes les procédures administratives sont gérées par ce service. 

Études sociales et fiscales :

Dans le cadre d’amélioration de qualité de vie au travail, des études peuvent être menées en ce sens. On peut mesurer le coût du travail, l’absentéisme, le coût de la maladie ou encore l’impact social d’une réforme du gouvernement… 

Tous ces éléments doivent être analysés pour mesurer plusieurs paramètres de l’entreprise. Ils nécessitent une expertise pour une interprétation correcte et des mesures optimales.

Réaliser ces actions manuellement est un lourd travail. Bien qu’il soit possible de tenir une gestion administrative du personnel avec un tableur comme Excel, cela requiert du temps, de l’énergie et beaucoup de patience, bloquant ainsi une personne sur des tâches qui pourraient être automatisées et optimisées. 

 

À l’ère du numérique, il existe des outils performants et modulables pour décharger le responsable RH. Ils sont appelés des SIRH. 

Comment un SIRH aide le gestionnaire dans ses différentes activités 

Une bonne gestion administrative du personnel nécessite une approche logistique et une approche humaine. D’où l’intérêt de trouver un outil parfaitement adapté à votre fonctionnement d’entreprise et compris par les salariés. 

Les SIRH sont suffisamment flexibles et modulables pour permettre une gestion administrative du personnel optimale. Il doit pouvoir se développer au même rythme que l’entreprise qui l’utilise, sinon il risque de ralentir ou d’entraver son évolution.

Or, ce n’est pas l’objectif. Les logiciels de gestion du personnel doivent donc répondre à certaines obligations pour offrir aux ressources humaines des fonctionnalités souples et simples à utiliser, aussi bien par les responsables RH que par les salariés. 

Un gain de temps pour les RH

En effet, ce type de logiciel administratif peut également permettre aux salariés de gérer et d’accéder à leur dossier. Par répercutions, les chargés de gestion sont libérés des tâches d’informations basiques (nombre de jours de congés restants, état des remboursements de notes de frais, formations disponibles, etc.). Les utilisateurs disposent alors d’une visibilité directe sur leur dossier, sans l’intervention d’une tierce personne. 

Le temps est une donnée importante — pour ne pas dire primordiale — dans la vie d’une entreprise. Il doit être optimisé pour que la productivité de chaque tâche réalisée soit positive.

Là encore, l’outil utilisé est le pilier de la réussite. Le gain de temps est le but de tous les acteurs de l’entreprise. Pour cela, il faut une gestion efficace grâce à un outil adapté. 

Une transparence et une visibilité sur le process administratif

Tous les SIRH ne permettent pas d’accéder à la totalité des modules par les salariés. Pourtant c’est indispensable pour une gestion administrative du personnel efficace.

En instaurant cette transparence par le biais d’un logiciel transversal comme Eurécia par exemple, vous obtenez une nette amélioration de la gestion. 

Grâce à une formation des salariés aux modules du logiciel utilisé, vous obtenez une meilleure gestion.

Chaque salarié est responsabilisé et peut gérer certains aspects administratifs de son travail (demandes de congés, de remboursement, déclaration de temps de travail, etc). Tous les processus administratifs sont accessibles sur le même logiciel et par tous les services de l’entreprise.

Que ce soit la comptabilité, les ressources humaines ou les équipes techniques, chaque personne est autonome. 

Un suivi RH personnalisé des salariés

Le SIRH doit répondre à d’autres exigences que la simple consultation par les salariés ou les demandes en ligne pour des formations (ou autres).

Des tableaux de bord globaux, affinés et automatiques sont nécessaires. Les reportings et alertes sont des éléments à prendre en considération dans le choix du logiciel.

Le paramétrage d'indicateurs et tableaux de bord RH permet de libérer un temps considérable, notamment pour les directions administrative, financière et RH de l'entreprise. 

Un intranet RH collaboratif pour tous

L’échange et la collaboration interne constituent le moyen le plus efficace pour résoudre des problèmes entre les services.

Un logiciel de gestion administrative du personnel qui présente cette fonctionnalité est un atout. Il permet d’échanger des informations de manière rapide, sans provoquer de longues réunions avec une organisation lourde. 

Les acteurs concernés reçoivent une notification et peuvent apporter leur pierre à l’édifice de manière rapide et interactive. On note, de ce point de vue, un gain de temps considérable.

Les réunions sont réservées pour d’autres points que la résolution de problèmes administratifs simples ou la diffusion d’informations.  

Une plateforme collaborative permet la gestion des workflows. Les échanges sont rapides et fluides pour gagner du temps dans les services de ressources humaines.

Ainsi chaque personne est responsabilisée et apporte les éléments manquants à son propre dossier, sur un point particulier et sur demande des responsables RH, par exemple. 

Plusieurs processus administratifs peuvent être automatisés sans besoin d’une ressaisie supplémentaire d’informations.

Une fois entrées dans le logiciel, les informations des salariés peuvent être consultées, mais également dupliquées pour une meilleure flexibilité d’utilisation. 

Un SIRH propose la préparation de la paie simplifiée pour faciliter le travail des services de ressources humaines, mais également des responsables comptables et du DAF. 

Une vision stratégique pour les RH

Une des remontées de la part des responsables RH vis-à-vis des logiciels de gestion administrative du personnel était le manque de vision stratégique.

Impossible de planifier des actions, de centraliser les données et surtout de les exploiter de manière globale pour améliorer la performance de l'entreprise et la qualité de vie au travail des salariés.

Un SIRH permet la centralisation de l'ensemble des données. L’organisation, l’analyse et l’optimisation des processus RH sont au centre du développement.

Les tableaux de bord sont personnalisables pour répondre aux exigences des services de gestion du personnel. On y trouve d’ailleurs un suivi des indicateurs RH comme le bilan social, le taux d’absentéisme, le turn-over et bien d’autres encore. 

Améliorer le bien-être des salariés en entreprise

Cette problématique revient régulièrement dans les services RH : comment aider les salariés à se sentir bien dans leur travail pour qu’à terme, ils trouvent leur satisfaction professionnelle et soient plus performants ? Une piste de réponse se trouve dans une gestion administrative transparente et simplifiée du personnel. 

Au-delà d’une bonne gestion administrative et d’une bonne communication, le service RH est plus disponible. Il peut alors mettre en place des actions pour valoriser les compétences des collaborateurs et donc la qualité de vie au travail.

Un outil comme Eurécia, SIRH dédié aux PME, propose notamment des modules de gestion des talents pour répondre à cette problématique. 

Pour finir, c’est l’image de la société qui est renforcée de manière positive en premier lieu auprès des salariés, qui ensuite, pourront l’exporter et la valoriser auprès des clients, et des fournisseurs, ou tout autre acteur de la vie de l’entreprise.