Logiciel de comptabilité gratuit : tout ce qu’il faut savoir

Logiciel de comptabilité gratuit : tout ce qu’il faut savoir

Faut-il gérer votre comptabilité personnelle ou d’entreprise avec un  logiciel de comptabilité gratuit ? En tant qu’auto entrepreneur vous utilisez Excel, mais vous constatez qu’un logiciel de facturation serait sans doute plus adapté ? Que penser de la facturation en ligne ? Quel  logiciel comptable sélectionner  ? Evaluons le pour et le contre.

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La gestion comptable

Vos besoins de comptabilité et gestion

Pour une entreprise, différentes obligations légales doivent être respectées en matière de tenue comptable. Elles diffèrent selon votre statut et votre régime fiscal et peuvent impacter le choix de votre logiciel de comptabilité. Votre assujettissement ou non à la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) rentre également en compte.

Les échéances ponctuelles

Différents jalons rythment le calendrier comptable : le paiement de la CFE (Cotisation Foncière des Entreprises), la liasse fiscale, la déclaration de TVA… Le reste du temps, la comptabilité suit son bonhomme de chemin : des flux entrent, d’autres sortes. Vos factures d’achat passent au débit dans votre logiciel comptable, vos ventes au crédit… À la fin de l’exercice, passif et actif sont à équilibre pour en tirer votre compte de résultat.

L’élaboration de votre plan comptable

Les documents comptables correspondent à des tableaux de bord qu’Excel peut tout à fait servir à reproduire. Avec une bonne maîtrise de l’outil, vous pouvez paramétrer tous les onglets. Des trames de grand livre et d’états financiers basiques, comme des modèles de factures, sont d’emblée proposés, prêts à l’emploi.

Les limites d’Excel

Pour autant, l’usage d’Excel comme outil comptable présente vite des contraintes. Statique, l’outil ne se synchronise pas avec les données d’applications tierces. Les passerelles à dresser d’une feuille à l’autre ne se font pas automatiquement, de même que les rapprochements pour importer un reporting global ou une vision transversale.

Opter pour un logiciel de comptabilité gratuit

La comptabilité gratuite, premier réflexe économique

Ayant eu Excel gratuitement, fourni par exemple avec votre installation Windows vista, ou par le biais de sa version simplifiée Excel Starter, vous cherchez à présent l’équivalent parmi les logiciels de comptabilité. Votre premier réflexe est de regarder les coûts. Et tant qu’à faire, pourquoi ne pas choisir un logiciel de compta gratuit ?

Les formulations trompeuses de la comptabilité gratuite

Il y a logiciel de comptabilité gratuit… et gratuit. Ne vous y trompez pas : un grand nombre d’éditeurs proposent un essai gratuit, servant de test, en vue d’évoluer vers la version payante. D’autres parlent d’installation gratuite : l’application se télécharge sur votre périphérique, sans frais. Ce qui ne vous dispense pas par la suite de vous acquitter des frais d’abonnement que son activation entraîne.

Le logiciel compta gratuit et ses limites

Une fois ces ambiguïtés clarifiées, que reste-t-il ? Un logiciel de facturation tout gratuit, certes, dont il faudra démasquer le talon d’Achille. Oxygène par exemple, de Memsoft, est très complet : un logiciel de gestion adapté aux multi-sociétés et multi-devises. Seul inconvénient : il est monoposte.

Le revers de la médaille

Dolibarr a également bonne presse. Pour une comptabilité analytique de base, il est amplement suffisant. Pour les entrepreneurs, entreprises individuelles, professions libérales ou structures type PME (Petites et Moyennes Entreprises) ou TPE (Très Petite Entreprise), il présente l’avantage de pouvoir s’étendre à des fonctionnalités annexes utiles comme la facturation, la saisie des devis et la gestion commerciale. En revanche, il nécessite une installation locale : seule sa version auto-hébergée est gratuite. La version en ligne de ce logiciel de comptabilité (sauvegardée dans le cloud) a un coût, qui peut être important pour la trésorerie.

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Dans quelle optique faire votre choix de logiciel comptable ?

Les vices cachés du logiciel comptable

D’autres logiciels de comptabilité existent, comme Grisbi plutôt orienté logiciel de comptabilité personnelle. Ses fonctionnalités, aussi riches soient-elles, peinent à compenser une apparence visuelle tout sauf intuitive… Chez certains éditeurs, le tronc commun gratuit sera à compléter d’options payantes pour plus de pertinence. Comme sur compta.com, chez qui la liaison EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard), permettant le rapprochement bancaire automatique et en temps réel de vos écritures comptables, se fait moyennant paiement.

Les plafonds que l’on atteint trop vite

Dans la plupart des cas, les logiciels de comptabilité gratuits sont en fait limités par un certain nombre de paramètres : nombre maximum de clients, de contacts, de projets, etc. Au-delà, il vous faut effectuer la mise à niveau pour continuer à utiliser l’outil.

Pensez long terme pour votre logiciel de gestion comptable gratuit

Le choix d’un logiciel de comptabilité générale est stratégique pour votre activité : vous y rentrerez vos données, vous y disposerez de l’historique de vos dépenses, revenus et paie. Le jour où vous devrez évoluer, la perte éventuelle d’informations aura un pouvoir dissuasif et un effet sur la gestion d’entreprise. De même que le frein au changement, d’autant plus fort que tous se seront habitués au logiciel comptable. Le risque ce jour-là, sera de poursuivre par commodité chez le même prestataire en basculant vers son offre payante (si vous ne souhaitez pas faire appel à un expert comptable). Quand bien même celle-ci serait moins compétitive que ce qu’il existait par ailleurs.

Les meilleurs logiciels de comptabilité

Le logiciel de comptabilité Oxygène peut être recommandé pour les toutes petites entreprises. Il est en effet parfait comme logiciel de comptabilité pour autoentrepreneur.
Pour les plus grandes entreprises, YourCegid Finance ou Quickbooks sont des logiciels de compta plus adaptés car plus complets.

Prendre un logiciel comptable gratuit, en le considérant comme transitoire, n'est pas une solution perenne pour votre gestion d'entreprise. Plutôt que de prendre des habitudes qu’il sera difficile de défaire, adoptez dès le départ une solution viable sur le long terme.

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