Suivi commercial : comment assurer le suivi clientèle ? (fiche client, logiciel gratuit)

Comment optimiser et assurer votre suivi commercial ?

Comment optimiser et assurer votre suivi commercial ?

Organiser le suivi commercial de votre entreprise nécessite de maîtriser votre gestion des relations clients à tous niveaux. L’utilisation d’un CRM (Customer Relationship Management) par vos commerciaux est devenue incontournable. En effet, bien connaître les produits et/ou les services que vous vendez est essentiel, mais identifier parfaitement les attentes de vos clients, leurs besoins et spécificités, est indispensable pour mieux vendre et fidéliser face à la concurrence.

Sommaire :

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Qu’est-ce qu’un logiciel de CRM (Customer Relationship Management) ?

Un CRM - ou GRC pour Gestion Relation Client en français - est un logiciel de base de données qui permet d’avoir une vision d’ensemble sur le suivi commercial de votre entreprise.

Un CRM intègre tous les aspects de la gestion de la relation client : fiche suivi client, coordonnées, historique d’achats, demande de devis, modes de paiement, opérations commerciales, service après-vente, facturation, etc.

Véritable outil de suivi commercial, le CRM vous permet d’assurer une gestion personnalisée en plaçant le client au centre de votre entreprise.

Pourquoi utiliser un logiciel de CRM pour votre suivi commercial ?

Parce qu’un CRM possède de nombreux avantages et vous permet :

  • de faciliter votre accès à l’information concernant les besoins des clients,
  • de maîtriser votre relation clientèle,
  • de satisfaire vos clients et d’en attirer de nouveaux (génération de leads),
  • d’améliorer l’image de marque de votre entreprise.

Avec un CRM vous allez pouvoir gérer votre clientèle de A à Z, booster votre prospection et bien plus encore !

Pour gérer votre relation client efficacement 

Maintenir à jour la base de données de ses clients, prospects et fournisseurs est la clé d’une entreprise qui perdure. Et un outil de suivi commercial tel que le CRM est la solution pour gérer efficacement tous vos contacts.

Maximiser la connaissance de votre base clients est un gain d’efficacité et de productivité. D’autant qu’une bonne relation commerciale est basée sur un échange avec un ou plusieurs interlocuteurs.

Avec un CRM vous retrouvez toutes les informations importantes de chaque client :

  • historique du suivi commercial,
  • chiffre d’affaires réalisé,
  • devis et factures, ou tout autre document de vente émis.

Vous pouvez classer vos clients en fonction de leur activité ou de leur zone géographique, mettre à jour leurs coordonnées et saisir des informations qui les concernent (besoins, attentes spécifiques, contenu des derniers échanges, négociations, etc.). Finies les informations éparpillées, vous retrouvez rapidement tous les éléments clés de votre suivi commercial en un seul endroit.

Pour améliorer votre organisation interne

Quand il est utilisé par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, le CRM est un outil de suivi commercial qui permet une meilleure organisation interne :

  • la communication entre les collaborateurs et les différents services (comptabilité, logistique, SAV, etc.) est renforcée ;
  • la gestion de vos équipes, de leur planning, des actions et interventions sont facilitées ;
  • des tableaux de bord offrant une vue globale de l’activité favorisent un meilleur suivi commercial ;
  • les tâches et les responsabilités de chacun sont priorisées en fonction des actions menées jusqu’ici avec un client ou un prospect.

En étant mieux organisé, vous allez pouvoir limiter la perte de temps que représentent les tâches répétitives et vous concentrer ainsi sur ce qui est essentiel : vos clients.

Pour augmenter la rentabilité de votre société

Quand on sait que le temps non directement lié à la vente par un commercial peut atteindre les 50 % (organisation de rendez-vous, recherche d’information, reporting, etc.), on comprend vite l’utilité d’un CRM.

Grâce à sa nature centralisée, un CRM permet à l’ensemble de vos collaborateurs de prendre connaissance des informations pertinentes concernant vos clients, et de les partager, en temps réel

Vous disposez d’une fiche client détaillée contenant des informations directement exploitables pour vos actions marketing et votre suivi commercial : e-mailing, phoning, relance, etc. 

Ainsi structurées, les informations clients accompagnent les processus commerciaux et permettent à chaque commercial de communiquer plus efficacement sur ses dossiers.

Le CRM permet aussi de conserver tout l’historique de vos données clients. Un détail très important notamment en cas de départ d’un commercial : vous ne perdez aucune information et vous pouvez facilement transférer les dossiers en cours.

Pour résumer, le CRM rend vos équipes réactives et dynamise la productivité de votre société.

Sur tous les plans énoncés en amont, le CRM Sellsy apporte son lot de réponses satisfaisantes à bien des égards, quand on observe les attentes des TPE et PME.
Le module historique de facturation est par exemple lié au CRM, et s’intègre au système pour une interconnexion optimale.

Tout est accessible depuis le cloud : l’ensemble de vos dossiers et données sont consultables et modifiables à tout moment et où que vous soyez, même en déplacement : grâce à l’application mobile, Sellsy facilite le travail de vos commerciaux.

Conserver et pouvoir consulter l’ensemble de vos interactions avec vos clients et vos prospects au sein d’un même logiciel tel que Sellsy devient un incontournable. En effet, tous vos outils sont regroupés au sein d’une seule interface : CRM, facturation, marketing... la garantie d’une gestion commerciale améliorée.

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Et si je veux faire évoluer mon outil de suivi ?

Avant de choisir un logiciel CRM, certains décideurs et responsables des ventes s’orientent vers une solution surdimensionnée par rapport aux besoins de leur entreprise, d’autres oublient certains aspects pourtant essentiels du type : comment mon système d’information communique-t-il avec mon outil de facturation (s’il existe) ?

Le bon sens impose de suivre quelques recommandations avant de se lancer :

Choisir un logiciel CRM qui évolue avec vous

Pouvoir faire évoluer votre système selon le développement et les usages de votre entreprise est un confort. Les mastodontes du marché CRM séduisent les grands comptes par des fonctionnalités « all inclusive » : ce n’est pas forcément le cas des TPE et PME en croissance. 

Plus l’entreprise et ses services grandissent, plus la gestion commerciale, factures, devis, et documents comptables (…) se multiplient. Les équipes s’étoffent, le logiciel de gestion doit alors centraliser toutes les informations pour les rendre accessibles aux personnes concernées.

Définir les modules incontournables

Selon votre stade de développement, nous avons dressé une liste des principaux modules à considérer dans le choix de votre CRM :

  • gestion des contacts,
  • suivi et gestion commerciale,
  • suivi des opportunités,
  • facturation,
  • gestion de projet,
  • note de frais,
  • gestion des stocks,
  • support client,
  • e-commerce, etc.

Utiliser un logiciel de suivi commercial complémentaire à votre CRM

Vous avez déjà un logiciel CRM mais souhaitez équiper vos commerciaux itinérants avec un outil terrain ?

Une application comme Kizeo Forms vous permet d'optimiser votre suivi commercial en toute mobilité et en temps réel, grâce à un formulaire configuré par vos soins, suivant vos besoins, pour vos équipes commerciales sur le terrain.

Les informations clients (historique des échanges, propositions commerciales, comptes rendus de visites clients, etc.) sont centralisées afin de vous faire gagner un temps précieux en rendez-vous, et les formulaires sont remplis facilement et sans risque d’oublis, même hors connexion.

Vous pouvez aussi lire, exporter ou analyser les données de vos formulaires où que vous soyez pour prendre des décisions stratégiques et personnaliser votre suivi client.

Un bon suivi commercial pour une fidélisation des clients

Soigner votre relation client, de la prise de contact au suivi commercial, entraîne satisfaction et fidélisation.

En vous équipant des bons outils, vous gardez une trace de tous vos efforts mais aussi des demandes/besoins/profils/remarques de vos clients.

Avec un CRM et des outils mobiles adaptés, la gestion de la relation client est encore plus simple et plus rapide !

Article mis à jour, initialement publié en juin 2017.

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