Réussir son reporting projet simplement en 6 étapes ? C’est possible !

Les reporting projet, appelés également rapports de projet, occupent une place essentielle dans la gestion et le management de projet. Ils permettent de communiquer sur l’avancement de vos projets, plannings, budget, tout en vous conférant une vision d’ensemble de votre activité.

Ainsi, pour que ces reportings soient pertinents, il est nécessaire de bien définir en amont les informations à insérer dès le début du projet. Toutefois, il peut arriver qu’une modification survienne au cours du projet, l’ensemble de votre plan est donc susceptible de changer, ce qui vous fait perdre du temps.

Heureusement, grâce aux logiciels analytiques et aux différents outils de reporting, il est maintenant très simple de suivre, modifier et analyser en temps réel votre reporting projet.

Nous vous accompagnons dans la création de votre reporting projet en 6 étapes clés, accompagnées d’outils indispensables et de modèles Excel prêts à l’emploi.

Le reporting projet, appelé également le reporting d’activité, est un outil qui permet de prendre en compte de façon périodique les différents indicateurs de performance d’un projet. Il contient donc un ensemble de données et d’informations préalablement récoltées, triées et présentées clairement afin qu’elles puissent être analysées et exploitées.

Ces informations peuvent être présentées sous différentes formes :

• diagrammes (Diagramme de Gantt, de Kiviat..),
• graphiques circulaires,
• diagrammes en bâtons,
• tableaux (Kanban par exemple), etc.

Ainsi, la pertinence de ces informations ainsi que leur méthode d’exploitation et de présentation sont plus qu’essentielles dans le cadre d’un bon reporting projet. Puisque ce reporting va avoir comme objectif de :

• faciliter la communication de résultats chiffrés,
• favoriser le suivi d’avancement du projet,
• présenter une vision globale, claire et pertinente du projet,
• matérialiser les données et les rendre compréhensibles.

Le reporting et le tableau de bord sont assez similaires dans la forme, mais la principale différence résulte dans leur objectif.

👉 Le reporting traite et exploite les données brutes que les chefs de projet auront préalablement triées.

👉 Le tableau de bord, quant à lui, permet de les analyser et de les transformer en information concrète pour faciliter la prise de décision.

La première étape du reporting est la plus importante ; si les informations présentées ne sont pas adaptées, c’est l’ensemble du reporting qui est faussé et inadapté. Il faut vous assurer que votre rapport contienne exactement les informations souhaitées, ni plus ni moins.

👉 Posez-vous la question suivante : quel message souhaite-t-on transmettre ?

💡 Par exemple, si votre reporting porte sur un projet commercial, vous devez définir en amont les objectifs du groupe de projet ainsi que les besoins de la cible. Pour cela, vous pouvez vous rapprocher de l’équipe commerciale qui saura définir des objectifs commerciaux clairs et des KPI commerciaux pertinents.

Maintenant que vous savez quel type de données collecter et à qui elles s'adressent, vous devez les collecter. Pour cela, vous pouvez utiliser des logiciels d’ETL, qui permettent d’extraire, de transformer et de traiter vos données pour n’en extraire que les pertinentes.

Bien que ces outils soient très efficaces, ils ne sont pas toujours suffisants. N’hésitez pas à consulter autour de vous et ne limitez pas votre champ de recherche.

👉 Confrontez les données collectées avec la réalité des activités. Cela peut vous permettre de supprimer des données inutiles, ou d’en ajouter des nouvelles.

💡 Pour rester dans le même exemple que le précédent, présentez les données collectées à votre équipe commerciale. Vous pourrez avoir des retours pertinents, ce qui vous permettra d’adapter au mieux le rapport avant d’aller plus loin. Un travail collaboratif vous permettra de construire un meilleur reporting.

Afin que le rapport soit plus clair et plus compréhensible pour les collaborateurs, ces données doivent être transformées en informations concrètes.

💡 Par exemple, plusieurs chiffres d’affaires étalés sur une période X, peuvent être présentés par un pourcentage d’évolution ou de baisse, ou encore par un diagramme.

En effet, afficher toute une liste de chiffres sans donner de directive ne sera pas pertinent pour le lecteur, alors que donner un pourcentage clair va lui démontrer directement si le CA est en baisse ou en évolution, ce qui le rendra plus réactif au niveau de sa prise de décision.

👉 Enfin, évitez de surcharger le rapport de données. Un trop grand nombre d’informations pourrait perturber le lecteur qui ne poursuivra pas la lecture ou qui se sentira perdu. Ne vous focalisez que sur les informations essentielles.

Maintenant que vos données ont été transformées et que vos informations ont correctement été synthétisées, ajoutez à votre contenu des visuels et des graphiques pour faciliter la lecture. Ainsi, un reporting doit être agréable à lire :

• sur le fond (contenu pertinent, adapté et synthétique),
• sur la forme (visuels, graphiques, couleurs…).

Utilisez les graphiques adéquats pour chaque type d’information, la couleur n’est pas anodine également. Tout doit être fait pour que la lecture soit la plus agréable possible et que l’information soit correctement et agréablement transmise. Voici un guide rapide :

Les diagrammes en bâtons sont très faciles à lire et sont très efficaces lorsqu’il s'agit de comparer des données. Par exemple, pour comparer la répartition des salariés selon différents critères (âge, ancienneté, sexe…), ou segmenter des clients en fonction de différents éléments.

Les courbes sont très faciles à lire et conviennent aux données temporelles. La courbe montre clairement le changement d’évolution, ce qui la rend parfaitement bien adaptée aux variations du chiffre d’affaires ou des ventes.

Le diagramme circulaire, ou “camembert”, est une représentation très parlante pour comparer plusieurs “parts” de pourcentage ou de quantité. Il est parfait pour comparer le pourcentage des différents produits achetés au sein d’une entreprise par exemple : on peut déceler d’un seul coup d'œil quel est le type de produit phare.

Il est très important d’installer au sein de votre politique d’entreprise un système de feedback afin d'étudier la manière dont le message est perçu par ses destinataires et ainsi entrer dans une logique d’amélioration continue.

Ce feedback peut se faire via plusieurs canaux :

• questionnaires,
• boîtes à suggestions,
• quizz,
• via un logiciel de gestion de projet adapté, etc.

👉 Posez-vous la question suivante : comment est perçu le message ? Cela vous permet ainsi de vérifier que la communication est bien transparente.

Enfin, il est important d’archiver votre documentation et l’ensemble de vos reportings pour des besoins ultérieurs et garder des traces des différentes analyses que vous avez faites.

👉 En effet, un reporting représente un véritable trésor d’informations qui vous permettront d’être plus rapides et efficaces lors de vos projets futurs.

Les logiciels de gestion de projet sont les outils de gestion les mieux adaptés aux reporting. Dédiés à la planification des tâches, à l’allocation des ressources et au suivi d’activité, ils regroupent dans un une même plateforme toutes les fonctionnalités nécessaires à une bonne gestion de projet.

Ainsi, un logiciel de gestion de projet est une solution efficace et intuitive qui vous fait bénéficiez d’un reporting complet et de tous types :

Suivez les coûts d’un projet, qu’il soit réalisé en interne ou en externe. Vous bénéficiez d’un d’une visibilité financière sur l’avenir, d’un suivi efficace des montants engagés, d’un prévisionnel automatisé…

Vous avez accès à une perception claire du temps passé par les équipes sur chaque projet. Vous bénéficiez ainsi d’une vue d’ensemble, ce qui vous permet d’allouer les bonnes ressources au bon endroit.

Suivez vos ventes grâce à des tableaux de bords personnalisables et des analyses et fonctionnalités de gestion des ventes pertinentes. Cela permet au comité de pilotage et aux commerciaux de prendre des décisions et négociez vos ventes sur des données misent à jour en temps réel.

Les logiciels PPM en ligne ont été développés pour rendre pratiques et efficaces les processus de gestion de projets. Ce sont des solutions permettant d’accélérer et d’améliorer considérablement le suivi de tous les projets menés par une entreprise. Ils sont particulièrement bien adaptés aux entreprises pilotant un nombre importants de projets en même temps. 

🛠 Exemples de PPM : 

• AirSaas se présente comme un logiciel de gouvernance qui vous apporte davantage de contrôle et de visibilité sur votre portefeuille de projets. Grâce à la centralisation de vos données au sein de l’outil, les chefs de projet gagnent un temps précieux dans l’élaboration de reportings précis et actualisés. La solution inclut même une fonctionnalité pour générer en un clic des flash reports aux couleurs de l’entreprise, à transmettre à vos sponsors métiers.
  
  
• Project Monitor est un logiciel de gestion de portefeuille de projets complet, simple et évolutif. Grâce à ses fonctionnalités de reportings et de tableaux de bord paramétrables, vous bénéficiez de bilans et de rapports analytiques personnalisés sur vos projets, mis à jour automatiquement et en temps réel. Le logiciel transforme vos données en informations exploitables, pour vous accompagner dans vos prises de décisions et vous faire gagner un temps précieux.
  
  
• Triskell est un PPM intégré au pilotage stratégique de l’entreprise. Autrement dit, il permet d’aligner stratégie, capacité et exécution opérationnelle. Afin de bénéficier d’une vue 360° des performances de vos portefeuilles, vous disposez de reportings visuels et personnalisables selon vos besoins, générables en quelques clics seulement. Et pour une meilleure maîtrise de vos données, Triskell intègre à la solution un référentiel centralisé simple d’utilisation et dynamique.

Les logiciels analytiques, comme leurs noms l’indiquent, gèrent la majorité de votre processus analytique depuis la collecte des données jusqu’à leur triage et établissent ainsi des rapports pertinents.

Vous l’avez bien compris, le reporting projet est un outil indispensable à votre gestion de projet. Il vous permet non seulement de suivre en temps réel l’avancement de votre projet à l’aide de KPIs et d’indicateurs adaptés, mais aussi de mettre en place des actions correctrices ou des modifications en cours de projet facilement.

Véritable outil d’aide à la décision, votre performance est améliorée et votre réactivité considérablement renforcée. Le reporting n’a à présent plus aucun secret pour vous, à vous de faire votre choix !