To-do list : astuces, gestion de tâches, outils d'organisation en ligne

To-do list : astuces, gestion de tâches, outils d'organisation en ligne

Il nous arrive à tous d’entendre ou de dire « je n’ai pas le temps », « je suis sous l’eau » ou « je suis busy ». Pourtant, certaines personnes ne se sentent jamais débordées et accomplissent plus de choses que nous. Le premier changement à opérer pour être efficace dans sa vie pro et perso passe par l’organisation personnelle, à commencer par une to-do list bien adaptée à soi. La to-do list est un outil simple et particulièrement efficace d’organisation de la vie courante au travail comme à la maison. Nous vous proposons donc cette sélection d’outils et de bonnes pratiques d’organisation qui a vocation à vous faire gagner du temps et de la tranquillité d’esprit. Nous allons même voir dans cet article que la « todo » n’est pas uniquement là pour gérer vos tâches et peut être parfois être ludique et source de satisfaction.

SOMMAIRE

Définition : qu’est-ce qu’une to-do list ?

« To do » signifie « à faire » an anglais. Une to-do list est donc une liste de choses à faire. Par extension, on associe la to-do list à une gestion de tâches minimaliste qui a vocation à être simple à mettre en œuvre et efficace dans l’atteinte des résultats attendus.
Nous verrons plus bas que la to-do list peut prendre plusieurs formes différentes suivant que vous soyez dans un milieu personnel ou professionnel ou bien que vous souhaitiez mettre en place une méthode simple ou un outil plus avancé.

Pourquoi faire des listes de tâches ? Quelques exemples

Un médecin m’a un jour rappelé ceci : n’oubliez jamais que vous avez 24 h dans une journée : 8 pour dormir, 8 pour votre travail et 8 pour votre vie personnelle. Si comme beaucoup de gens vous avez l’impression qu’en additionnant le temps passé à dormir, au travail et à votre vie personnelle, vous n’arrivez pas à 24, c’est que vous avez certainement une problématique d’organisation ou de productivité. C’est exactement ce que résout la to-do list quand elle est correctement mise en place. Voici les raisons les plus courantes qui motivent une personne à mettre en place la liste des choses à faire :

  • Ne plus oublier les choses à faire.
  • Ne plus perdre son temps sur des tâches inutiles.
  • Savoir où on en est par rapport à sa liste de tâches et ses projets. 
  • Avoir de la visibilité sur ce que l’on doit faire.
  • Rechercher de la productivité et de la sérénité (ne plus être débordé).
  • Être efficace dans son organisation personnelle.
  • Garder une trace de ce qui a été fait pour en rendre compte.
  • Découper un travail ou un projet en tâches plus petites et rapidement réalisables.
  • Mieux s’organiser en équipe en s’attribuant les tâches.
  • Ne plus procrastiner. La procrastination est le fait de repousser à plus tard ce que vous pouvez faire aujourd’hui.

Dans un contexte professionnel, c’est avant tout la recherche de productivité collective et de sérénité qui sont recherchées. La to-do list permet mettre à profit son attention et son temps dans une activité productive plutôt que dans une activité d’organisation. Encore faut-il créer la to-do list parfaite : c’est l’objet de la suite de cet article.

Conseils d’organisation pour la gestion des tâches et des listes

Avant de se lancer dans la mise en œuvre d’une to-do list à proprement parler, voici une liste de conseils pour organiser leur contenu : les tâches.

Conseil 1 : prioriser les tâches importantes

Et non, vous n’êtes pas un super héros bien que vous soyez capable de faire énormément de choses ! La première règle est donc de définir pour chaque journée (au plus) 1 tâche prioritaire, plusieurs tâches secondaires et de petites tâches de faible importance. Exemple :

  • Tâche prioritaire : Faire la comptabilité du mois
  • Tâches secondaires : réapprovisionner le stock et changer les prix sur le site web
  • Petites tâches : vider les poubelles, arroser les plantes, acheter des post-its

La priorisation des tâches est un élément essentiel qui fait la différence entre les personnes qui vont vite et celles qui vont loin. Pour avoir la pleine conscience des priorités que vous donnez à vos tâches, une méthode simple est de les positionner sur une matrice à deux axes : gain et effort. Il est alors recommandé de faire en priorité les tâches en vert (gain important pour un effort faible) et de faire en dernier les tâches en rouge (gain faible pour un effort important) :
 

Prioriser les tâches de sa todo list avec la méthode effort-gain

Il est également important dans sa priorisation d’équilibrer les tâches rapides avec le travail de fond. Certes, il est agréable de rayer des tâches et le sentiment d’accomplissement est bien plus fort, mais il faut aussi passer du temps sur les tâches qui prennent longtemps, car c’est elles qui permettent d’aller loin et d’avoir une vision à long terme. Pour garder le plaisir de cocher les tâches faites, il faut découper le travail en petites tâches (rayer = plaisir = motivation pour continuer).

Conseil 2 : évaluer le temps et l’effort

Dans la méthode de gestion de projet Agile Scrum, il est conseillé d’estimer le temps que l’on va passer à une tâche ce qui aide d’une part à prioriser les tâches et d’autre part à savoir ce qu’il est raisonnablement possible de faire dans une journée ou dans une semaine. Exemple : dans une journée de 7 h de travail il est possible de faire une tâche de 4 heures et 2 tâches d’1 heure et demie.

Conseil 3 : se concentrer sur des tâches réalisables

Le temps et l’attention sont des ressources limitées. Il est donc contre-productif de s’imposer des tâches qui nécessitent plus de ressources et plus de temps que vous n’en avez à un instant T. Il n’est par exemple pas réaliste de s’imposer de créer une entreprise en une journée. Une autre erreur fréquemment rencontrée est de mettre des objectifs dans sa to-do list au lieu d’un plan d’action (to do = choses faire et non objectifs à atteindre). Exemple : « réussir mon examen » est un objectif. Dans cet exemple, il est préférable se concentrer sur 4 tâches réalisables comme : acheter le livre, lire le livre, m’entrainer, passer un examen blanc.

Conseil 4 : laisser de la place aux imprévus

Tout ce que nous faisons dans une journée n’était pas nécessairement prévu la veille, fort heureusement (sinon la vie serait ennuyeuse...). Il est conseillé de réserver entre 10 % et 25 % de sa journée pour gérer les imprévus ce qui donne par ailleurs plus de chance aux tâches planifiées d’être réalisées.

Conseil 5 : miser sur le visuel

Que vous gériez vos tâches sur des Post-its ou dans un gestionnaire de tâches, utilisez les couleurs pour vous aider à visualiser votre liste. Cela vous évitera des nœuds au cerveau. Le tableau Kanban est également un outil très puissant, car il permet de visualiser l’avancement des tâches de leur création à leur réalisation (de gauche à droite). L’outil Trello a connu un très grand succès en digitalisant ce principe. Enfin, groupez les tâches qu’il est cohérent de faire à la suite pour gagner en productivité.

Conseil 6 : éliminer le carré flottant

Le carré flottant fait référence aux choses à faire auxquelles nous pensons quand nous ne sommes pas disposés à les faire et qui reviennent régulièrement tant qu’elles ne sont pas faites. Cela occasionne du bruit dans notre tête et de la culpabilité inutile. Pour éliminer ce carré flottant, il faut pouvoir noter les idées quand elles surviennent.

Conseil 7 : lire sa liste intégralement réugilièrement

Reprendre sa to-do list de haut en bas régulièrement permet de la mettre à jour et de la réorganiser logiquement par rapport à des changements de contexte. Vous aurez par ailleurs le sentiment agréable de maîtriser votre planning.

Conseil 8 : ne pas mélanger listes personnelle et professionnelle

Mélanger to-do liste personnelle et professionnelle comporte 4 inconvénients :

  • Vos activités professionnelles vont empiéter sur votre vie personnelle.
  • Votre vie personnelle va vous déconcentrer de votre travail.
  • Les tâches n’ont rien à voir (rythmes, efforts, gains, parties prenantes, etc.).
  • Les tâches privées peuvent être partagées malencontreusement avec vos collègues.

Besoin d’une synthèse ? La méthode LIMITER est un bon complément aux 8 conseils si dessous. Elle permet d’être plus rigoureux et donc plus efficace :

Méthode LIMITER

Intéressons-nous maintenant aux supports et outils pour s’organiser avec une to-do list.

Comment faire une to do list ? 6 outils et une to-do list à télécharger

Voici 6 manières de faire une to-do list de la moins efficace à la plus efficace :

  1. Le fichier texte
    Le fichier texte de type Word est efficace pour poser ses idées, mais terriblement rigide pour une to-do list : impossible de masquer le détail des tâches ou de les réorganiser facilement. Le sommaire automatique peut éventuellement aider à synthétiser les tâches à faire.

  2. Le tableur Excel
    Excel n’est ni bon ni mauvais. Il permet de lister les tâches de manière propre, de les filtrer, de recherche une tâche rapidement, mais il est très compliqué de les détailler sans perturber la lisibilité du fichier. Si cet argument ne tient pas pour vous, qu’à cela ne tienne : voici un modèle de to-do list au format Excel à télécharger gratuitement (et oui, nous ne sommes pas dogmatiques chez appvizer...) :

  3. L’agenda électronique
    L’agenda peut faire office d’outil de planification de tâches. Cependant, il constitue un problème majeur : une todo n’est pas forcément liée à un jour et à un créneau horaire. Or, l’agenda rempli avant tout cette fonction. Si ce n’est pas un problème dans votre cas alors Google Agenda offre des fonctionnalités intéressantes pour vous. Voici comment faire : créez un nouvel agenda en plus de votre agenda par défaut que vous nommez « To do ». Partagez cet agenda avec vos collègues si vous le souhaitez sinon gardez-le privé. Attribuez-lui une couleur distincte de votre agenda personnel puis paramétrez les relances pour recevoir un email au moment de l’événement. Vous pouvez ensuite créer des tâches à faire en choisissant bien l’agenda « to do » :

    Créer sa to-do list dans Google Agenda

  4. Les Post-its de couleurs
    Des post-its et un tableau blanc suffisent pour organiser parfaitement sa to-to list. C’est un moyen visuel qui permet de visualiser en un coup d’œil l’avancement des tâches et d’en avoir la parfaite maitrise. Seul inconvénient, les Post-its resteront là où vous les collez... pas évident donc si vous êtes souvent hors de votre bureau.

  5. Cahier ou bloc-notes
    Les feuilles volantes sont à proscrire, car elles sont par définition soumises à perte. Le cahier papier ou le bloc-notes électronique (« Notes » de Mac OS par exemple) sont des valeurs sûres. Les cadres les plus productifs ont très souvent un cahier sous la main, car il permet de saisir rapidement les choses auxquelles on pense : pas de problème de batterie ou d’ordinateur à allumer.

  6. Gestionnaire de tâches
    Nous en venons finalement au gestionnaire de tâches (en ligne s’il vous plait !) conçu expressément pour la gestion des to-do lists. En plus des fonctions de listes de tâches, ils offrent des possibilités de mobilité (accès sur mobile, ordinateur perso et pro), de synchronisation avec sa messagerie et son agenda, de collaboration (attribution de tâche à un collègue), et visualisation (Kanban, tags de couleurs) et de reporting. Les meilleurs gestionnaires de tâches sont listés plus bas, mais intéressons-nous avant à leurs fonctionnalités.

Fonctionnalités des to-do lists en ligne (logiciels et applications)

Les logiciels et applications permettant de gérer des listes de tâches que nous retrouverons dans la section qui suit offrent quasiment tous les fonctionnalités ci-après :

  • Tâches, sous-tâches et groupes de tâches pour clarifier et organiser son travail ;
  • Rayer, biffer ou fermer la tâche une fois que celle-ci est réalisée ;
  • Attribuer les tâches aux personnes responsables ;
  • Historique des événements aussi nommé « Changelog » en gestion de projet. Cette fonction permet de retracer les actions faites sur cette tâche (modification de la description, changement de la date d’échéance, changement du responsable, etc.) ;
  • Commentaires : permet d’ajouter des notes complémentaires pour partager de l’information sans prendre la décision d’intervenir sur le contenu de la tâche elle-même ;
  • Attribution des rôles : cette fonction permet de désigner le responsable principal ainsi que les personnes qui doivent-être informées de l’évolution de la tâche ;
  • Échéance (« Due date » en anglais) est la date à laquelle il est prévu de terminer cette tâche ;
  • Catégories et tags : permet de ranger la tâche avec d’autres du même type/projet (Marketing, Commptabilité, Externe, Interne) ;
  • Gestion documentaire : ajout de documents en pièce jointe pour compléter les tâches ;
  • Tableau de bord (Dashboard en anglais) : ensemble de rapports permettant de suivre l’activité de la to-do-list ;
  • Agenda : permet de visualiser les tâches à faire dans un calendrier quand celles-ci ont une échéance prévue ;

Les gestionnaires de tâches en ligne sont extrêmement puissants, car ils sont ergonomiques, accessibles de n’importe où et très collaboratifs. Ils sont par ailleurs proposés à des tarifs très peu élevés (voire gratuits) comme nous allons le voir ci-après.

15 gestionnaires de tâches, logiciels en ligne et to do lists

1. Asana

Asana : outil de gestion de tâches et de to-do lists

  • Prix : gratuit jusqu’à 15 utilisateurs, 9,25€ /utilisateur/mois ensuite (remise pour les petites équipes)
  • Avantage : la version gratuite est suffisante pour la grande majorité des usages, Asana est rapide, ergonomique et très fonctionnel. Asana s’intègre très bien à Google Agenda et Gmail et convient tout particulièrement aux équipes en recherche de productivité, de collaboration et d'une gestion de projet moderne. La version payante offre une excellente centralisation de l’administration de la plateforme et des modèles de tâches.
  • Inconvénients : aucun
  • Utilisateurs : startups, indépendants, et toutes les équipes en recherche d’organisation et de productivité
  • Application mobile : oui
  • Origine : États-Unis

2. Todoist

Todoist : la to do list ultime

  • Prix : gratuit pour 80 projets actifs puis 31,99 €/an pour 200 avec des fonctionnalités premium
  • Avantage : la version gratuite est suffisante pour la grande majorité des usages : checklist, notifications géolocalisées, Synchronisation avec iCal, détection automatique d’informations structurées (« arroser les plantes chaque semaine » va être détecté comme une tâche récurrente)
  • Inconvénients : aucun
  • Utilisateurs : startups, indépendants, et toutes les équipes en recherche d’organisation et de productivité
  • Application mobile : oui
  • Origine : États-Unis

3. Hibox

Hibox : to do list

  • Prix : gratuit avec un stockage limité puis 4 €/mois/utilisateur dans la version professionnelle
  • Avantage : la version gratuite est suffisante pour la grande majorité des usages, notifications géolocalisées, Synchronisation avec iCal, détection automatique d’informations structurées (« arroser les plantes chaque semaine » va être détecté comme une tâche récurrente)
  • Inconvénients : aucun
  • Utilisateurs : startups, indépendants, et toutes les équipes en recherche d’organisation et de productivité
  • Application mobile : oui
  • Origine : États-Unis

4. Tamplo

Faire une to do list avec Tamplo

  • Prix : 1 €/mois pour 10 utilisateurs puis 2,5 €/utilisateurs/mois
  • Avantage : ergonomie excellente, contrôle des tâches supprimées, assistant de réunions, dashboard clair, organisation en "départements"
  • Inconvénients : l'approche Tamplo est d'abord orgnaisationnelle (versus un gestionnaire de tâches centré sur l'action individuelle). C'est une excellente chose pour les équipes en recherche d'un cadre de travail structurant. C'est en revanche un peu trop puissant pour les personnes seules ou les petites équipes recherchant uniquement de la productivité dans la gestion de leurs tâches.
  • Utilisateurs : TPE, PME et grands groupes cherchant de l’efficacité sans faire de concession sur la maîtrise des données
  • Application mobile : non
  • Origine : France

5. Wimi

Faire des todo lists avec Wimi

  • Prix : gratuit pour un usage personnel, 12 €/utilisateur et par mois pour les équipes
  • Avantage : couverture fonctionnelle importante comprenant la gestion des documents, un agenda, un chat audio/vidéo et la gestion de projet (outil de planification)
  • Inconvénients : surdimensionné pour faire uniquement des to do list mais excellent pour collaborer en équipes
  • Utilisateurs : TPE, PME et grands groupes cherchant de l’efficacité sans faire de concession sur la maîtrise des données
  • Application mobile : oui
  • Origine : France

6. Trello

 Trello to do list

  • Prix : gratuit pour la version la plus populaire puis 9,99 $ pour plus de sécurité et de fonctions d’administration
  • Avantage : le prix et le tableau Kanban très visuel et remplace le Diagramme de Gantt inadapté aux usages collaboratifs. L’ergonomie est parfaite
  • Inconvénients : convient plus à de la gestion de projet qu’à une to do list
  • Utilisateurs : startups, TPE, agences créatives (web design, marketing, etc.)
  • Application mobile : oui
  • Origine : États-Unis

7. Wunderlist

Gestionnaire de listes de tâches Wunderlist

  • Prix : gratuit puis 4,99 $/utilisateur/mois
  • Avantage : le prix avant tout, car la version gratuite est très complète et la version payant très compétitive. Le gestionnaire de checklists Wunderlist a par ailleurs une version téléchargeable pour tous les terminaux, même les Apple Watch !
  • Inconvénients : pour un usage professionnel, Wunderlist ne va pas assez loin
  • Utilisateurs : startups, TPE, freelances
  • Application mobile : oui
  • Origine : Allemagne (Wunderlist a été racheté récemment par la société américaine Microsoft)

8. Azendoo

Azendoo : le gestionnaire de tâches français

  • Prix : à partir de 7,5 €/utilisateur/mois.
  • Avantage : Import de listes de tâches, sondages, messages privés, ergonomie parfaite, éditeur français
  • Inconvénients : le prix assez élevé par rapport à la concurrence
  • Utilisateurs : TPE, PME et grandes entreprises cherchant plus de productivité et de collaboration entre leurs collaborateurs
  • Application mobile : oui
  • Origine : France

9. Google Keep

Faire sa todo avec Google Keep

  • Prix : 100 % gratuit
  • Avantage : simplicité d’utilisation. Combine prise de notes et gestion de listes. Conçu pour noter une bonne idée ou des choses importantes à la volée.
  • Inconvénients : trop simpliste pour un usage professionnel avec un grand nombre de tâches. 
  • Utilisateurs : s’adresse à tout le monde dès lors qu’il y a un besoin d’appoint en gestion de tâches courantes
  • Application mobile : oui
  • Origine : États-Unis

10. MeisterTask

 Gestionnaire de tâches MeisterTask

  • Prix : la première version est gratuite puis les versions premium commencent à partir de 8,25 €/utilisateur/mois
  • Avantage : simplicité d’utilisation et combinaison avec MeisterMind pertinente
  • Inconvénients : peu de valeur ajoutée par rapport à Trello
  • Utilisateurs : indépendants, startups et TPE
  • Application mobile : oui
  • Origine : Allemagne

11. Pomotodo

 Pomotodo : l'outil de gestion de listes fonctionnant avec la méthode Pomodoro

  • Prix : Pomotodo offre une version gratuite très simpliste qui permet de tester l’outil. Pour bénéficier des fonctionnalités de rappel, sous-tâches, tâches récurrentes, synchronisation avec l’agenda, etc. il vous en coutera 3,9 $/utilisateur/mois
  • Avantage : seul outil utilisant la méthode Pomodoro de manière simple et efficace. L’application mobile sert plus que la version web généralement
  • Inconvénients : très limité dans la version gratuite. Le seul vrai intérêt de choisir Pomotodo est la méthode Pomodoro
  • Utilisateurs : particuliers et indépendants
  • Application mobile : oui
  • Origine : Chine

12. Easynote

  • Prix : gratuit avec un stockage de 1 Go, 10 Mo par fichier et 6 applications connectées. les versions Premium sont aux tarifs de 5 $ et 10 $.
  • Avantage : outil très professionnel orienté gestion de projet (dont diagramme de Gantt)
  • Inconvénients : ergonomie moins bien pensée qu’Asana, Trello ou Azendoo
  • Utilisateurs : TPE, PME, grands groupes
  • Application mobile : oui
  • Origine : États-Unis

13. Basecamp

Gestion de tâches avec Basecamp

  • Prix : 99 $/mois peu importe le nombre d’utilisateurs
  • Avantage : combine les fonctionnalités de Slack + Asana + Dropbox + Google Docs et Google Agenda. Pour les grosses équipes, le tarif est dérisoire.
  • Inconvénients : l’interface est assez austère
  • Utilisateurs : TPE, PME
  • Application mobile : oui
  • Origine : États-Unis

14. Pintask

Gérer des tâches avec le logiciel Kanban Pintask

  • Prix : Pintask est gratuit et les extensions payantes.
  • Avantage : la gratuité
  • Inconvénients : l’absence de garanties professionnelles (support, hébergement, sécurité des données, etc.)
  • Utilisateurs : indépendants, TPE
  • Application mobile : non
  • Origine : Russie

15. Any.do

 Any.do to do list
  • Prix : gratuit. La version Premium (2,09 $/mois) offre : rappels en fonction de votre position GPS, tâches illimitées, collaboration illimitée et tâches récurrentes
  • Avantage : l’application mobile, rappels en fonction de votre position GPS
  • Inconvénients : pas de version Web
  • Utilisateurs : indépendants, TPE
  • Application mobile : oui
  • Origine : États-Unis

Logiciels et applications hors classement

  • Workflowy : présentation trop littéraire. L’idée est bonne, mais il est difficile de s’y retrouver avec l’ergonomie proposée.
  • Remember The Milk : fonctionnalités vraiment trop limitées dans la version gratuite. La version payante est en revanche très intéressante.
  • Things : disponible sur Mac uniquement.
  • NowDoThis : pas plus d’intérêt qu’un papier et un stylo.
  • Task : uniquement disponible sur Android.
  • Tomorrow : application mobile uniquement.
  • Evernote : plus pratique pour la prise de notes que pour la gestion de todo.

Conclusion

La to do list est le premier outil à mettre en place pour organiser ses journées en vue de gagner en productivité et en sérénité. En revanche, une liste de tâche efficace doit reposer sur un peu de méthodes et de bonnes pratiques pour éviter les phénomènes de procrastination voire de désorganisation de l’utilisateur. Ces pratiques simples vont vous permettre de choisir un outil efficace pour faire votre to-do list selon vos contraintes de budgets et votre niveau d’exigence. Les personnes en recherche de vrais gains opteront pour un gestionnaire de tâches en ligne dont les plus populaires sont listés plus haut. Ces outils offrent principalement des gains de productivité, la possibilité de se coordonner, de s’organiser en équipes et de ne rien oublier. La très grande majorité de ces outils proposent une version gratuite qui permet de se faire une idée claire du service rendu. Alors pourquoi se le refuser ?

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