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La to do list est un outil simple et particulièrement efficace pour mieux gérer sa liste de tâches. Organiser, trier, prioriser ses tâches… Comment faire une bonne to do list pour en finir avec la procrastination, et enfin rayer ses tâches de sa liste ?
Cet article répond à cette question en vous fournissant ses meilleurs conseils ainsi qu’une sélection d’applications to do list pour retrouver votre tranquillité d’esprit. Prenez le temps de lire cet article, puis rayez cette tâche de votre liste !
« To do » signifie « à faire » en anglais. Une to do list est donc une liste de choses à faire. Par extension, on associe la to do list à une gestion de tâches minimaliste qui a vocation à être simple à mettre en œuvre et efficace dans l’atteinte des résultats attendus.
Pourquoi faire des listes de tâches ?
Dans un contexte professionnel, c’est avant tout la productivité collective et la sérénité qui sont recherchées.
Identifiez et distinguez les tâches rapides du travail de fond, et équilibrez la charge de travail qu’elles représentent.
Certes, il est agréable de rayer des tâches et le sentiment d’accomplissement est bien plus fort, mais il faut aussi passer du temps sur les tâches qui prennent du temps, car ce sont elles qui permettent d’aller loin et d’avoir une vision à long terme.
💡 Pour garder le plaisir de cocher les tâches faites, découpez le travail en petites tâches (rayer = plaisir = motivation pour continuer).
Définissez, pour chaque journée, au plus une tâche prioritaire, plusieurs tâches secondaires et des petites tâches de faible importance.
Exemple :
La priorisation des tâches est un élément essentiel. Utilisez une méthode simple : positionner les tâches sur une matrice à deux axes : gain et effort. Il est alors recommandé de faire en priorité les tâches en vert et en dernier les tâches en rouge :
Dans la méthode de gestion de projet Agile Scrum, il est conseillé d’estimer le temps que l’on va passer sur une tâche. Cela aide d’une part à prioriser les tâches et d’autre part à savoir ce qu’il est raisonnablement possible de faire dans une journée ou dans une semaine.
Exemple : dans une journée de 7 h de travail il est possible de faire une tâche de 4 heures et 2 tâches de 1 heure et demie.
ℹ️ Il est conseillé de réserver entre 10 % et 20 % de sa journée pour gérer les imprévus, ce qui donne par ailleurs plus de chance aux tâches planifiées d’être réalisées.
Il est contre-productif de s’imposer des tâches qui nécessitent plus de ressources et de temps que vous n’en avez.
Une autre erreur fréquemment rencontrée est de mettre des objectifs dans sa to-do list au lieu d’un plan d’action (to do = choses faire et non objectifs à atteindre).
Exemple : « réussir mon examen » est un objectif. Il est préférable se concentrer sur 4 tâches réalisables comme : acheter le livre, lire le livre, m’entrainer, passer un examen blanc.
Attachez-vous autant à la forme de votre liste de tâches qu’au fond : les couleurs sont par un exemple un bon moyen d’identifier rapidement l’importance ou l’urgence d’une tâche, ou bien le responsable d’une tâche dans le cas de travail d’équipe.
Le tableau Kanban permet également de visualiser l’avancement des tâches, de leur création à leur réalisation (de gauche à droite).
Enfin, groupez les tâches qu’il est cohérent de faire à la suite pour gagner en productivité.
Excel permet de lister les tâches de manière propre, de les filtrer, de rechercher une tâche rapidement. Voici un modèle de to do list au format Excel à télécharger gratuitement :
À noter : il est très compliqué de détailler les tâches sans perturber la lisibilité du fichier. Excel convient pour des petits projets mais montre rapidement ses limites.
Si une to do list papier ou au format Excel ne vous suffit plus, nous vous proposons des logiciels to do list pour gérer vos tâches (et bien plus !) de manière collaborative et en mobilité.
Un dernier conseil : relisez régulièrement votre to-do list de haut en bas pour la mettre à jour et la réorganiser si besoin. Vous aurez par ailleurs le sentiment agréable de maîtriser votre planning.
Choisissez un outil efficace pour faire votre to-do list selon vos contraintes de budget et votre niveau d’exigence. Bloc-notes virtuel ou véritable gestionnaire de tâches en ligne, à vous de choisir !
Article mis à jour, publié initialement en avril 2018.