Gagnez du temps et des clients grâce aux 10 meilleurs CRM pour organisme de formation

Le secteur de la formation connaît depuis quelques années un boom sans précédent, obligeant les acteurs du marché à redoubler d’ingéniosité et d’efficacité pour demeurer compétitifs tandis que la concurrence gagne du terrain.

Une des clés pour réussir ? La digitalisation des activités et processus, essentielle pour gagner en productivité tout en travaillant de façon plus intelligente. En ce sens, un CRM pour organisme de formation apparaît comme LA réponse à cet objectif. En effet, il vous aide à trouver davantage de prospects, à les convertir plus facilement en clients puis à entretenir avec eux une relation fluide et personnalisée, gage d’une meilleure expérience auprès de votre OF.

Mais quel est le logiciel de gestion de la relation client le plus adapté aux spécificités de votre secteur ? On en dénombre 10, et on vous les présente en détail dans ce comparatif des meilleurs CRM pour centre de formation.

Le logiciel CRM (pour Customer Relationship Management, ou Gestion de la Relation Client en français) a été pensé et conçu pour soutenir les entreprises dans la gestion de l’ensemble de leurs interactions avec leurs clients et prospects.

👉 Découvrez la définition complète dans notre article Qu’est-ce qu’un CRM.

Et les organismes de formation dans tout ça ?

Pour ces professionnels, il importe surtout d’augmenter le nombre d’inscrits puis d’entretenir la relation avec leurs apprenants tout au long de leur parcours de formation, mais aussi avec d’autres parties prenantes : salariés, entreprises, prescripteurs, etc.

Dans cet objectif, voici les fonctionnalités attendues d’un bon CRM pour centre de formation :

• La gestion des contacts et des prospects, avec centralisation des informations associées telles que leurs coordonnées, leur âge, leurs intérêts, leur historique de formation, les interactions avec votre structure, etc.
  
  
• Le suivi des opportunités tout au long du processus de vente, de la prise de contact initiale avec le prospect jusqu’à sa conversion en client.
  
  
• La communication avec vos apprenants et autres interlocuteurs clés, grâce à des outils d’emailing, d’envoi de SMS, à des espaces dédiés, etc.
• Le traitement des inscriptions aux différentes sessions de formation proposées par l'organisme.
  
  
• L’automatisation des tâches répétitives à faible valeur ajoutée, comme l'envoi de rappels de formation, la création de devis ou encore la facturation.
  
  
• L’analyse et le reporting afin de suivre vos activités et performances en temps réel, et ainsi prendre de meilleures décisions stratégiques.

Pour un OF, franchir le pas du CRM, c’est œuvrer pour la digitalisation de ses activités, dans un objectif de gain d’efficacité. Et ça, ça peut clairement faire la différence dans un secteur de la formation très concurrentiel. 💥

Plus concrètement, vous tirerez de nombreux avantages à vous équiper de ce type de plateforme, à commencer par :

• une meilleure gestion de vos leads, se traduisant forcément par l’augmentation de vos chances de les convertir ;
• la personnalisation des interactions avec vos divers contacts, au bénéfice de l’expérience client ;
• l’automatisation des tâches administratives et chronophages, synonyme d’un gain de productivité considérable pour les salariés ;
• une collaboration plus fluide en interne, puisque le regroupement et l’unification des données dans le logiciel fluidifient la communication ainsi que la coordination entre les équipes ;
• une vision analytique renforcée, grâce à un accès en temps réel à des données à la fois pertinentes et fiables.

Toutefois, il existe de nombreuses solutions capables de vous offrir de tels bénéfices. Laquelle choisir 🤔 ?

Le comparatif des 10 meilleurs CRM pour centre de formation qui suit est là pour vous aiguiller dans votre prise de décision 👉.

CRM low-code français, Cirrus Shield soutient les processus des PME de différents secteurs d’activité. Toutefois, l’éditeur a développé une verticale métier pour les centres de formation, avec une parfaite conscience de leurs spécificités.

Cirrus Shield, c’est un logiciel qui garantit un gain de temps significatif (jusqu’à 10 heures par semaine) sur vos opérations de vente, de marketing et de service client, grâce notamment à l’automatisation de nombreuses tâches.

Pour les OF, la plateforme soutient 100 % de leurs opérations, au moyen d’une large couverture fonctionnelle, qui va de l’emailing aux analyses et reportings, en passant par l’édition des documents et la gestion du planning.

👍 Avantages et fonctionnalités clés de Cirrus Shield :

• Une offre gratuite permettant de tester déjà pas mal de fonctionnalités (gestion marketing, commerciale, des apprenants, des documents, etc.).
• La centralisation de l’ensemble de votre base de clients dans le logiciel.
• La création automatique des sessions de formation à partir de la convention ou du devis.
• La mise à disposition d’un portail pour les apprenants et d’un portail pour les formateurs.
• Un accompagnement premium de la part des équipes Cirrus Shield, de la découverte de vos besoins à l’optimisation du CRM.
• Un logiciel qui vous inscrit dans une démarche qualité afin d’obtenir et conserver votre certification Qualiopi.

💶 Tarifs de Cirrus Shield :

Cirrus Shield propose les 3 formules payantes suivantes :

• Standard, à 99 €/mois,
• Professionnel, à 149 €/mois,
• Entreprise, à 249 €/mois.

Digiforma se présente comme un logiciel tout-en-un à destination des professionnels de la formation. Il prend en charge aussi bien le pilotage commercial que la gestion administrative, l’e-learning, le contrôle de la qualité et l’émargement numérique.

La proposition de valeur de Digiforma réside en sa capacité à centraliser toutes les fonctionnalités pertinentes dans une seule et même plateforme intégrée, pensée et développée par des professionnels de la formation conscients des enjeux métiers du secteur.

C’est donc sans surprise que le logiciel se montre particulièrement exhaustif sur la partie CRM : catalogue, pipeline, gestion des devis et des factures, paiement en ligne, marketplace, etc.

👍 Avantages et fonctionnalités clés de Digiforma :

• Le suivi facilité de votre cycle de vente au moyen d’une vue pipeline très intuitive.
• Un module de facturation complet comprenant l’élaboration des factures ou encore le suivi des règlements, des paiements et de la rentabilité.
• La génération automatique, et en temps réel, de votre Bilan Pédagogique et Financier.
• La possibilité de lier Digiforma à votre solution de comptabilité (Sage, Cegid, EBP, etc.) afin d’y importer vos factures et de fluidifier vos processus comptables.
• L’envoi d’un lien de paiement à vos clients pour réceptionner vos règlements via carte bancaire ou via SEPA.
• La protection accrue de vos données et de celles de vos apprenants (cryptage 128 bits) .

💶 Tarifs de Digiforma :

Digiforma propose 4 formules différentes :

• Starter, à 19 € HT/mois (50 apprenants/an),
• Indep+, à 99 € HT/mois (200 apprenants/an),
• Équipe, à 179 € HT/mois (500 apprenants/an),
• Orga, à 299 € HT/mois (1500 apprenants/an).

Solution à 360°, eForma se positionne à la fois comme un CRM et un LMS, s’adressant aussi bien aux organismes de formation qu’aux entreprises, aux consultants et aux formateurs indépendants.

La principale force d’eForma réside dans sa capacité à centraliser toutes vos activités au sein d’un espace de travail unique, de la gestion commerciale et administrative au pilotage des formations en elles-mêmes.

Côté CRM, la solution est pensée pour répondre parfaitement à l’ensemble de vos besoins spécifiques et vous faire gagner en productivité, au moyen d’une couverture fonctionnelle puissante et étendue.

👍 Avantages et fonctionnalités clés d’eForma :

• La gestion de l’intégralité de vos activités marketing : réception des prospects depuis diverses sources, attribution de téléopérateurs puis suivi des performances.
• L’envoi automatique d’email ou de SMS, adaptés au contexte, à vos leads ainsi qu’à vos apprenants.
• La génération de statistiques complètes et fiables (sur vos prospects, vos clients, vos salariés, etc.) afin d’optimiser votre stratégie.
• La signature électronique des documents, bien pratique pour accélérer le traitement des dossiers.
• Un système de commissionnement pour calculer sans prise de tête les primes de vos commerciaux.
• Une installation rapide et personnalisée du logiciel, en moins de 24h.

💶 Tarifs d’eForma :

Les tarifs d’eForma sont disponibles sur demande. Contactez un de leurs conseillers pour obtenir un devis.

Développé par Axess, e-parcours est une solution métier complète, disponible en mode SaaS, spécifiquement élaborée pour les OF, et ce, qu’importe le type de formation dispensée : continue ou initiale, inter-entreprise et intra-entreprise, présentiel, e-learning, blended-learning, parcours communs ou individualisés, etc.

Pour répondre à l'ensemble des besoins d'un OF, e-parcours dispose d’une couverture fonctionnelle étendue, allant du catalogue de formation à la gestion administrative des stagiaires, en passant par le pilotage financier et, bien entendu, le CRM.

La solution e-parcours s’intègre dans une approche en mode projet, c'est à dire qu'Axess soutient vos équipes de A à Z dans la mise en place de la solution : accompagnement à la prise en main, formations, mises à jour, experts dédiés... De quoi satisfaire pleinement vos ambitions de digitalisation de vos activités, et donc de développement de votre business.

👍 Avantages et fonctionnalités clés d’e-parcours :

• La prise en charge de toute la gestion commerciale : suivi des clients et prospects, des opportunités, des rendez-vous et des tâches des équipes de vente, etc.
• Des espaces stagiaires et formateurs afin de favoriser les échanges entre toutes les parties prenantes.
• L’édition ainsi que la gestion de l’ensemble de vos documents commerciaux et administratifs.
• Un tableau de bord clair et visuel pour suivre vos activités en temps réel, et ainsi anticiper au mieux vos actions.
• Un logiciel répondant aux critères Qualiopi, gage du respect de votre démarche qualité.
• Un accompagnement sur-mesure tout au long de votre projet d’implémentation, du déploiement d’e-parcours à sa mise à jour pour rester en conformité avec la réglementation.

💶 Tarifs d’e-parcours :

e-parcours propose 3 formules différentes :

• Essentiel, à 160 € HT/mois - à partir de 3 utilisateurs,
• Collaboratif, à 380 € HT/mois - 5 utilisateurs,
• eXperience, à 580 € HT/mois- 8 utilisateurs.

Le bien connu CRM HubSpot, contrairement à d’autres logiciels de ce comparatif, n’a pas été spécifiquement développé pour les organismes de formation. Toutefois, grâce à l’étendue de sa couverture fonctionnelle, il est tout à fait en mesure de couvrir leurs exigences spécifiques.

Mais comment HubSpot se distingue sur le marché ? En quelques mots, il s’agit d’une solution tout-en-un de vente, de marketing et de service client, parfaite pour gérer au mieux vos relations et offrir une expérience différenciante à vos apprenants.

Pour ce faire, HubSpot centralise toutes les interactions avec vos contacts, fournissant ainsi une vue d'ensemble sur les actions commerciales et administratives à effectuer. Le tout au moyen d’un outil simple d’utilisation, mais capable d’évoluer en fonction de vos besoins.

👍 Avantages et fonctionnalités clés d’HubSpot :

• La mise à disposition d’outils gratuits, pratiques pour commencer à vous faire la main sur le logiciel.
• La prise en charge des actions marketing, afin de générer du trafic sur votre site web, et donc d’attirer de potentiels candidats.
• Une communication facilitée avec vos apprenants via de nombreux dispositifs et canaux : chatbots, live chat, prise de rendez-vous en ligne, emails, etc.
• Des analyses et rapports avancés vous permettant de surveiller de nombreux indicateurs comme votre taux de conversion ou la source de vos prospects.
• Des intégrations avec des applications tierces (Gmail, Outlook, Messenger, etc.).
• Un leader du marché, avec une importante communauté… et donc beaucoup de ressources en ligne pour progresser sur le CRM !

💶 Tarifs d’HubSpot :

Pour la suite CRM, HubSpot propose les formules suivantes :

• Starter, à 45 € HT/mois,
• Pro, à 1580 € HT/mois,
• Entreprise, à 6490 € HT/mois.

Si Infocob CRM n’est pas un logiciel spécifiquement développé pour les OF, la promesse de l’éditeur n’en demeure pas moins intéressante : concevoir des écosystèmes numériques entièrement modulaires et paramétrables.

Les centres de formation trouveront alors tout à fait leur bonheur en cette solution sur-mesure, qui leur fournira une vision à 360° de leurs activités, tant au niveau commercial que financier, organisationnel ou encore pédagogique.

Si on se concentre sur la gestion de la relation client, Infocob CRM intègre tous les outils qu’il vous faut pour gagner en efficacité dans le traitement de vos leads, contacts et opportunités d’affaires.

👍 Avantages et fonctionnalités clés d’Infocob :

• L’interfaçage de votre catalogue de formation avec votre site web afin d’accroître votre visibilité en ligne et toucher plus de prospects.
• Un module emailing et SMS complet, avec paramétrage de vos critères de segmentation.
• La génération, en quelques clics seulement, de l’ensemble de vos documents commerciaux (devis, propositions commerciales, etc.).
• La mise en place de workflows alignés sur vos propres processus.
• Des tableaux de bords visuels et personnalisables qui vous permettent de suivre en un coup d'œil vos KPIs.
• Un logiciel made in France, doté d’une équipe qui vous accompagnera de près dans la réussite de votre projet CRM.

💶 Tarifs d’Infocob :

Les tarifs d’Infocob sont disponibles sur demande. Contactez un de leurs conseillers pour obtenir un devis.

SC-Form est plus qu’un CRM pour organisme de formation, puisqu’il s’agit d’un ERP complet intégrant toutes les fonctionnalités indispensables à ce type de structure : gestion pédagogique, commerciale, administrative, financière, etc.

Mais SC-Form, c’est aussi une offre qui s’articule autour de trois logiciels métiers différents, selon la nature des activités exercées : Galia pour les formations diplômantes, Sofia pour les formations adressées aux demandeurs d’emploi et Gessica pour les formations continues.

Toutefois, dans le cadre de ce comparatif, intéressons-nous surtout à Galia qui, au regard de sa cible, propose les options les plus intéressantes en matière de relation client.

👍 Avantages et fonctionnalités clés de SC-Form/Galia :

• Le pilotage de toute l’activité commerciale, avec relances des candidats et des entreprises.
• La possibilité de générer des campagnes marketing par email, courrier ou SMS.
• Des fonctions de GED (Gestion Électronique des Documents) pour centraliser et gérer efficacement toute votre documentation.
• La segmentation des candidats, via des champs paramétrables à l’infini, dans le but de faire matcher leurs profils avec les besoins des entreprises.
• Des statistiques sur vos prévisions commerciales afin d’anticiper au mieux vos actions.
• Un portail pédagogique, en accès illimité, pour les apprenants, les intervenants, les tuteurs, etc.

💶 Tarifs de SC-Form/Galia :

Les tarifs de SC-Form sont disponibles sur demande. Contactez un de leurs conseillers pour obtenir un devis.

SmartOF est une plateforme élégante et complète dédiée aux organismes de formation. En bonne solution de gestion, elle inclut des modules de pilotage administratif, de CRM, de suivi financier et de gestion de la qualité.

La force du logiciel ? Jouer la carte de l’accessibilité, de la simplicité d’utilisation et de la personnalisation. Autant de qualités qui parviendront à séduire les professionnels de la formation désireux de gagner du temps dans l’exécution de leurs processus, sans prise de tête.

SmartOF tient également sa promesse au niveau de la gestion commerciale, puisqu’il intègre toutes les fonctionnalités nécessaires à l’accroissement de vos ventes et à la fidélisation votre clientèle.

👍 Avantages et fonctionnalités clés de SmartOF :

• Une bibliothèque de produits facile à éditer et à modifier, pour valoriser au mieux votre offre.
• L’optimisation du suivi des vos opportunités et relations commerciales, avec vue en liste ou Kanban.
• La centralisation de la collecte et du traitement de vos réclamations, au bénéfice de la satisfaction de vos clients et de la qualité de vos formations.
• Un système de rappel et de notification qui vous évite d’oublier les échéances et autres actions à enclencher.
• Une interface et des documents personnalisables, au niveau du logo, du texte, des champs, etc.
• Une équipe d’experts dédiée et prête à vous accompagner au mieux dans l’utilisation de la solution (formations, personnalisations, mises à jour, etc.).

💶 Tarifs de SmartOF :

Les tarifs de SmartOF sont disponibles sur demande. Contactez un de leurs conseillers pour obtenir un devis.

100 % français et hébergé dans l’Hexagone, le CRM Youday joue à fond la carte de l’ultra-personnalisation. Il convient alors aux TPE et PME de tout secteur, à commencer par les centres de formation.

Doté d’une interface facilement paramétrable (avec accompagnement des équipes projet Youday au besoin), ce logiciel autorise la création d’autant de champs et de fonctionnalités que nécessaires, afin de coller au mieux avec l’environnement de chaque organisation.

En somme, il s’agit d’une solution tout à fait intéressante pour gérer à la fois vos obligations administratives et assurer votre suivi commercial, dans un objectif de performance et de fidélisation de vos clients.

👍 Avantages et fonctionnalités clés de Youday :

• Un suivi administratif et commercial précis et complet, de la gestion des prospects à la facturation, en passant par le pilotage du budget.
• La gestion simplifiée du parcours des apprenants, par la centralisation de toutes leurs informations et des interactions au sein de Youday.
• Une base documentaire servant à regrouper et à générer en quelques clics tous vos documents clés : feuilles d’émargement, conventions, bilans pédagogiques, etc.
• La réalisation et la mise à jour d’un catalogue de formations complet.
• Des tableaux de bord intuitifs, bien pratiques pour suivre vos KPIs et améliorer vos performances.
• Un outil simple et évolutif, sans qu’il soit nécessaire de maîtriser le développement informatique.

💶 Tarifs de Youday :

Les tarifs de Youday sont disponibles sur demande. Contactez un de leurs conseillers pour obtenir un devis.

Bien connu sur le marché des CRM, Zendesk se démarque par son orientation “expérience client” très forte. En témoigne sa promesse, qui peut se résumer en ces quelques mots : centraliser le support, l’activité commerciale ainsi que l’engagement client, au sein d’une plateforme omnicanale unique.

Plus concrètement, Zendesk se compose d’une multitude d’outils couvrant tous les besoins d’interaction et de communication, peu importe où se trouvent vos interlocuteurs : support, guide, chat, talk, message et explore.

Ce logiciel a donc tout ce qu’il faut sous le capot pour accompagner les organismes de formation dans l’entretien de leur relation avec leurs prospects et apprenants. Le tout au moyen d’une solution simple à utiliser, à implémenter et évolutive.

👍 Avantages et fonctionnalités clés de Zendesk :

• L’unification de toutes les données relatives à vos contacts, depuis l’ensemble de vos canaux.
• Des vues pipelines personnalisables afin de suivre l’évolution de vos interactions, que ça soit avec les formateurs, les apprenants, de potentiels clients, etc.
• Le maintien de la communication via l’ensemble des supports : email, chat, téléphone, applications de messagerie telles que Facebook, Twitter, WhatsApp, etc.
• L’automatisation de l’inscription en ligne à vos formations.
• La possibilité de créer une base de connaissance personnalisée afin que les différentes parties prenantes accèdent aux informations nécessaires en toute autonomie, 24h/24 et 7j/7.
• Une solution puissante, dotée d’une technologie d’intelligence artificielle capable d’apporter des réponses plus pertinentes à vos interlocuteurs.

💶 Tarifs de Zendesk :

Zendesk Sell, à destination des équipes commerciales, se compose de 3 formules :

• Sell Team, à 19 € HT/mois/agent,
• Sell Growth, à 55 € HT/mois/agent,
• Sell Professional, à 115 € HT/mois/agent.

Zendesk Suite, à destination du service client, se compose de 4 formules :

• Suite Team, à 55 € HT/mois/agent,
• Suite Growth, à 89 € HT/mois/agent,
• Suite Professional, à 115 € HT/mois/agent
• Suite Enterprise, prix sur demande.

😀 Ça y est, vous connaissez désormais les 10 meilleurs CRM pour centres de formation. Il ne vous reste plus qu’à trouver le vôtre, en prenant soin de formaliser vos besoins au préalable, pourquoi pas à l’aide d’un cahier des charges.