Logiciels de Événementiel

Logiciels de Événementiel : guide d'achat

Qu'est-ce qu'un logiciel événementiel en ligne ?

Définition

Organiser un événement est très lourd car c'est par définition la rencontre d'une multitude de personnes et de populations différentes. Il s'agit dans un premier temps de promouvoir l'événement, de collecter les coordonnées des personnes intéressées pour les inviter par email/sms.

Une fois les invitations lancées, chacun doit pouvoir se rendre sur un site pour pouvoir parcourir les détail de l'événement, s'inscrire et payer son entrée. Le participant reçoit ainsi une invitation (badge) qu'il peut présenter à l'entrée pour accéder à l'événement.

Sur place les organisateurs doivent être en mesure de guider les participants vers les stands qui les intéressent et les conférences programmées.

Tout cela est rendu possible par les logiciels de gestion des événements disponibles en ligne et donc accessibles par tous comme Prezevent. Retrouvez plus de conseils sur l'événementiel sur notre magazine.

Comment ça marche ?

Théoriquement, le logiciel gestion d'événement permet de simplifier toutes les tâches afférentes à l’organisation d’un évènement, quel qu’il soit. Ces outils informatiques assurent ces tâches grâce à des fonctionnalités automatisées. Du côté de l’utilisateur, celui-ci disposera d’une plateforme intuitive pour suivre de près la réalisation de son projet. Ces outils comprennent notamment un module d’emailing, utile pour envoyer en un clic des milliers de courriels. Il en va de même pour les autres tâches telles que l’établissement de rapport. 

Comme il s’agit d’un outil en ligne, une connexion Internet est nécessaire. Néanmoins, il n’est pas nécessaire d’installer le logiciel gestion evenement pour pouvoir l’utiliser. Cette option permet à l’utilisateur un accès libre à son planning vu qu’il lui est possible de se connecter depuis n’importe quel terminal.  

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel événementiel en SaaS ?

Comme il s’agit d’une solution événement, ces logiciels doivent intégrer ces quelques fonctionnalités pour assurer la réussite d’un événement :

La gestion d’inscription

Les solutions pour les séminaires comme les logiciels événementiels permettent à un participant potentiel de s’inscrire directement en ligne. Une fois la fiche complétée, les organisateurs peuvent faire les tris facilement. Cela leur permettra de gagner du temps dans la gestion des formulaires et la collecte d’informations sur les invités. Cette fonctionnalité est également un moyen pratique de suivre les performances de l’évènement organisé en ayant le nombre exact des participants.  

La gestion des badges

Un badge d’événement est un accessoire indispensable dans l’organisation des réunions, stands et séminaires. Générer un millier de badges n’étant pas chose facile, le logiciel gestion evenement permet de le faire d’un simple geste. Ces accessoires peuvent être personnalisés selon les envies des organisateurs.  

La gestion de billetterie 

Grâce à ces logiciels, les responsables peuvent créer des billetteries diverses en fonction de l’évènement. L’outil leur propose des textes de billets personnalisables, une insertion d’images de fond simplifié et bien d’autres options pour réaliser un billet pour le chek in. Une fois les billets établis, un module assure leur mise en ligne, avec les modalités de paiement. En général, les outils de ce genre permettent également un paiement à distance. Les billets sont par la suite envoyés par mail.  

Qui utilise un logiciel événementiel ?

Un tel logiciel offre des services informatisés pour mener à bien la réalisation de divers évènements : expositions, inaugurations, conférences, congrès, séminaires, etc. 

Tous les organismes concernés par ces évènements peuvent recourir à ces outils. Ces outils s’adressent particulièrement aux entreprises visant à promouvoir au mieux leurs produits. Il peut également s’agir d’un particulier qui prend très à cœur l’organisation. Les organisateurs professionnels y trouvent également leur compte. 

Pourquoi utiliser un logiciel gestion d'événement dans une entreprise ? 

Avantages

• La réalisation des diverses tâches est moins fastidieuse, et ce tout en assurant une meilleure efficacité dans le travail 
• Il optimise la gestion des évènements
• Il permet une économie d’argents et de temps 

Inconvénients

• Dans la majorité des cas, un logiciel gestion evenement open source / gratuit ne propose que la moitié des fonctionnalités assurées par un logiciel professionnel. 

Comment choisir un logiciel événementiel en ligne ? 

• En fonction des offres proposées par l’éditeur : les fonctionnalités d'un logiciel gestion evenement diffèrent d’un modèle à un autre. Certains outils sont déjà préétablis, d’autres peuvent être développés sur mesure. L’idéal est de choisir un programme capable de répondre aux besoins de la structure.  
• En fonction du nombre d’invités : envoyer les badges, les emails et les sms demande un temps conséquent dans la gestion des événements. Il est de rigueur que le logiciel puisse réaliser ces tâches d’un seul clic pour éviter un travail répétitif. Le nombre des invités pris en compte par ces logiciels n’étant pas le même, il est nécessaire d’en choisir un qui pourra transmettre rapidement les messages à tous les participants.   
• En fonction du coût de l’outil : les logiciels sur le marché sont proposés sous différents prix. Chacun ayant leurs avantages et leurs inconvénients, l’idéal est de demander l’avis d’un professionnel pour éviter d’investir dans un outil qui ne répondrait pas aux  besoins de l’entreprise.

Les meilleurs logiciels gestion evenement open source et gratuits 

• Odoo
• Zenbership
• EvQueue 
• Dolibarr
• Noethys 

Les logiciels événementiels les plus connus 

Agence événementielle

• ProjEvent 
• Agora Agences
• Digifactory
• EventSoft

Pour PME et TPE 

• TEMPO Event
• AGORA Sites
• Eventtia
• Projectpro
• Gipco

Grandes entreprises 

• idloom-events
• Eventli
• Ribyt
• Bizzabo 
• ToEvent

Faire des conférences, planifier des salons, organiser des réunions… toutes ces activités nécessitent une bonne planification. Grâce à ce genre de logiciel, toutes les tâches reliées à ces événements sont simplifiées, pour une meilleure efficacité.