Comment bien choisir son logiciel CRM

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Une relation client soignée impacte positivement le développement du chiffre d’affaires ainsi que l'image de l'entreprise. Aussi prenez le temps de bien choisir votre logiciel CRM, celui-ci doit répondre au mieux à vos besoins. Comparez, essayez et décortiquez les différentes offres avant de passer à l’achat. Voici quelques conseils pour vous éviter des écueils.

Identifiez vos besoins

Pour bien choisir un logiciel GRC, il est important de connaître les besoins de votre entreprise et de réaliser un véritable cahier des charges visant à repérer les fonctionnalités de base indispensables. Si vous avez les moyens de faire développer votre propre logiciel, prioriser les fonctions de base incontournables qu’il doit posséder et qui seront vraiment bénéfiques à votre entreprise. La fonction géolocalisation ou l’édition de factures ne sont peut être pas nécessaires pour l’utilisation que vous allez faire de votre logiciel. Inutile de faire l’acquisition d’un logiciel trop lourd et trop compliqué qui risque d’effrayer vos collaborateurs.

Optez pour une interface ergonomique

La prise en main doit être facile et l’interface doit être pratique et agréable. Rien de pire que de travailler sur un logiciel morne et nécessitant de nombreuses manipulations. Vous devez prendre en compte que les utilisateurs du logiciel vont passer beaucoup de temps dessus et choisir un logiciel qui sera ergonomique. Beaucoup risque d’abandonner l’utilisation du logiciel s’ils le trouvent peu attractif et difficile à manier.

Vérifiez la synchronisation et la transmission des données

Faites très attention à la capacité de synchronisation et la transmission des données proposées par le logiciel. Il est gênant de ne pas avoir les bonnes informations lorsque l’on est en présence d’un client. Les documents doivent être mis à jour automatiquement et en permanence pour que tous les collaborateurs aient le même niveau d’information. La bonne version d’un contrat ou d’une facture doivent toujours être à disposition du commercial qui est confronté à un client exigeant.

Evaluez la capacité d’évolution du logiciel

Si le logiciel de gestion de relation client que vous venez de  choisir n’a aucune capacité d’évolution, cela risque de vous pénaliser dans les mois ou années à venir. Il est important que vous ayez une marge de manœuvre afin de pouvoir adapter les fonctionnalités. A l’usage, vous allez découvrir qu’il manque une fonction sur votre logiciel ou qu’au contraire, l’une d’elles n’est jamais ou très peu utilisée. Il est important que vous puissiez réajuster les paramètres et fonctions de votre logiciel CRM afin qu’il continue à répondre à vos attentes.

Etudiez l’accessibilité et les supports utilisés

Monde hors connexion ou totalement connecté ? Comment vos collaborateurs auront besoin d’utiliser le logiciel ? Posez-vous la question de l’accessibilité afin de pouvoir optimiser les actions réalisées avec le logiciel. Voyez aussi s’il est accessible sur une tablette ou un smartphone car les commerciaux de votre entreprise apprécieront de pouvoir avoir accès à toutes les informations où qu’ils soient. En déplacement en entreprise, au plein cœur d’un chantier ou encore dans un magasin, il est primordial que chacun puisse trouver les données dont il a besoin à tout instant.

Sécurisez vos échanges et données

Prenez conseil auprès des fournisseurs afin qu’ils vous garantissent une sécurisation maximale de vos données et des échanges que vous pouvez établir avec vos clients. Savoir qu’un de vos fichiers ou que les contacts que vous ont confiés vos clients ont été piratés est un véritable coup dur. Ne négligez pas cet aspect en particulier si vos collaborateurs se connectent à des WiFi non sécurisés.

Budgétisez l’achat de votre logiciel

Que vous optiez pour l’achat d’un logiciel en local ou que vous preniez le parti de payer un abonnement au mois, vous devez estimer le coût de votre logiciel sur la durée durant laquelle vous allez l’utiliser. Ne voyez pas que le prix attrayant d’un mois d’abonnement mais essayez de voir s’il demeure intéressant si vous vous abonnez durant toute une année.

Prenez en compte le type de votre entreprise et le type de clientèle

Entreprise B2B ou B2C ? TPE ou grands-comptes ? Le logiciel que vous choisirez ne correspondra pas forcément à l’entreprise voisine. Ne vous basez pas sur les conseils d’un ami entrepreneur si le type de clientèle et le type de structure n’est pas exactement le même. Si vous avez des doutes sur vos besoins, demandez conseil à un fournisseur proposant plusieurs offres et solutions. Il saura vous diriger vers le logiciel qui sera le plus adéquat selon les besoins de votre entreprise.

Ne bouleversez pas toute l’organisation de l’entreprise

Bien sûr, il faut savoir évoluer dans une entreprise mais cela peut être fait par étapes. Il est important de ne pas ôter la totalité des repères de vos collaborateurs. Même si de grands changements sont réalisés, il faut qu’ils puissent se baser sur des éléments qu’ils connaissent déjà. Prenez en compte cette période de changements durant laquelle vous aurez à faire face à quelques dysfonctionnements ou ralentissements liés à la prise en main plus ou moins aisée du logiciel. Il peut être intéressant de voir si le fournisseur du logiciel peut prévoir une formation rapide de vos collaborateurs.
 

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