Plus de 50 modèles, guides et logiciels pour créer la boîte à outils RH de vos rêves

La fonction RH n’échappe pas à la transformation numérique des entreprises, et elle se doit, elle aussi, d’adopter les meilleurs outils RH pour travailler plus efficacement.

Recrutement, paie, gestion des compétences et des carrières, formation… tous les aspects des ressources humaines disposent aujourd’hui de différents outils RH pour faciliter le quotidien des responsables et directions RH.

Découvrez notre boîte à outils RH, composée de modèles gratuits prêts à l’emploi, de guides pratiques à lire, et d’une sélection des meilleurs logiciels RH.

Quels sont les outils RH ? Vaste question !

Ces outils utilisés par les services RH, regroupent les tableaux, documents et autres logiciels qui permettent de couvrir l’ensemble des besoins des services de ressources humaines :

• la gestion des congés et des absences,
• le recrutement de nouveaux collaborateurs,
• la gestion administrative des documents,
• en passant par un pilotage RH global grâce à un tableau de bord.

Il existe des logiciels pour chacun de ces services, mais nous retrouvons également des logiciels RH tout-en-un qui centralisent l’ensemble de ces besoins, appelés SIRH (Logiciel de système d'information des ressources humaines). 

Factorial par exemple, est un des SIRH les plus complets du marché ! Cette plateforme tout-en-un offre une multitude de fonctionnalités pour les entreprises de toutes tailles. Gérez facilement vos processus RH, tels que :

• les congés et absences,
• la gestion des notes de frais, 
• la gestion de la paie, la gestion des entretiens annuels, la gestion des performances, des formations et bien plus encore.

La plateforme est hautement complète, mais elle n’en est pas moins intuitive et facile à utiliser, avec une interface conviviale qui permet aux entreprises de gagner du temps et de l'efficacité dans leurs tâches administratives.

Trouver le profil idéal, à la fois adapté au poste à pourvoir et aux valeurs d’entreprise : l’une des missions les plus challengeantes de la direction des ressources humaines !

Cela passe par plusieurs phases :

• la rédaction de l’offre d’emploi,
• la publication de l’offre d’emploi sur les job boards et le site de l’entreprise,
• la réception des candidatures,
• la sélection des candidats,
• les entretiens d’embauche,
• les tests d’évaluation,
• la rédaction des contrats de travail,
• la rédaction de la déclaration préalable à l’embauche.

Une fois la perle rare trouvée, il faut préparer et gérer son intégration, qui est un moment clé dans la fidélisation des collaborateurs.

✅  Les modèles à télécharger

• Modèle de profil de poste vierge
• Modèle de fiche de recrutement
• La liste des job boards
• Modèle de grille d'entretien d'embauche au format Excel
• Formulaire DPAE (Déclaration préalable à l'embauche)

✅  Les guides à consulter

• Comment réaliser un welcome pack
• Rédiger le livret d’accueil

✅  Les logiciels à utiliser

Un logiciel de recrutement en ligne (ou logiciel ATS) est utile pour :

• automatiser la publication d’offres d’emploi sur des job boards ;
• améliorer le sourcing de candidatures et augmenter vos chances de trouver le mouton à cinq pattes ;
• trier les candidatures ;
• assurer un recrutement collaboratif avec les personnes concernées en interne pour sélectionner les profils les plus pertinents ;
• constituer une CVthèque ;
• améliorer l’expérience candidat, et donc votre marque employeur, etc.

🛠️ Exemple de logiciel de recrutement (ATS) : Recruitee

Softy : adapté aux TPE, ETI et grands groupes, Softy est un logiciel ATS complet, intuitif et très simple à prendre en main qui vous fait gagner du temps via des fonctionnalités de recrutement automatisées et personnalisables : algorithme de matching qui analyse vos candidatures selon vos critères, site carrière web adaptive, tests de recrutement en illimité, création et multi diffusion d’offres d’emplois, et bien plus encore !

Pensez ayssi à l’engagement des collaborateurs, qui commence dès leur premier jour : une intégration (onboarding) réussie multiplie les chances de voir un·e salarié·e être force de proposition et s’engager pour son entreprise. Donnez envie à vos collaborateurs de s’investir dans leur mission et dans le projet d’entreprise de manière générale, et ils vous le rendront bien.

🛠️ Exemple de logiciel d'engagement collaborateur : Zest by ZestMeUp

La gestion des ressources humaines entraîne un nombre important de formalités administratives, pour que tout soit en règle.

Contrats de travail, avenants, arrêts maladie, promesses d’embauche ou lettres de rupture de période d’essai… Les services RH ont à créer et à gérer beaucoup de documents au quotidien.

✅  Les modèles à télécharger

• Modèle de contrat de travail CDD à compléter
• Modèle de contrat de travail CDI à compléter
• Modèle d’avenant au contrat pour télétravail
• Modèle de registre unique du personnel
• Modèle BDES à télécharger

✅  Les guides à consulter

• Éditer le document unique et gérer les risques professionnels
• Conseils pour bien rédiger l’avenant télétravail

✅  Les logiciels à utiliser

• pour la signature des contrats, avenants, ou tout autre document, un logiciel de signature électronique comme Docusign est indispensable pour accélérer les processus, même à distance ;
• un logiciel SIRH pour tout gérer dans un outil unique comme Lucca SIRH ;
• les logiciels GED (gestion électronique des documents) comme :
• les logiciels GED (gestion électronique des documents) comme :
• DocuWare, qui vous accompagne dans l’archivage électronique et la dématérialisation de vos documents. Archivez et digitalisez l’ensemble de vos documents dans un répertoire sécurisé et accessible avec des droits d’accès et des niveaux d’autorisation :  fiches de paie, CV, contrat de travail, demandes de congés et plus encore. En bonus, la solution est certifiée RGPD (NF552) et coffre-fort électronique (NF203) par l'AFNOR et Infocert !
• Zeendoc permettent de dématérialiser, centraliser, sécuriser, organiser, et de trouver facilement tous les documents ;

• des logiciels pour la gestion de ses données RH, tels que :
• BDESE online, pour profiter d’une BDESE clé en main, sans frais de service avec des rubriques légales mises à jour quotidiennement et automatiquement à l’aide de l’expertise des Editions Tissot. Profitez d’un mois d’essai pour tester toutes les fonctionnalités premium gratuitement !
• Alcuin BDES, centralise l'ensemble de vos données et documents RH nécessaires pour simplifier et mener un dialogue social serein. Créez une BDES en ligne simplement et assurez-vous une conformité légale et réglementaire !

S’il y a bien un élément sur lequel il est indispensable d’avoir la confiance de vos collaborateurs, c’est bien la gestion de la paie :

• qui doit être versée en temps et en heure,
• et dont le montant doit être parfaitement exact.

Pourtant, notamment à cause des éléments variables de paie, la réalisation de la paie peut parfois devenir un casse-tête, et il est essentiel de s’appuyer sur des outils fiables pour mener à bien cette mission.

✅  Les modèles à télécharger

• Modèle de bulletin de salaire au format Excel
• Tableau Excel pour préparer les éléments variables de paie
• Modèle solde de tout compte

✅  Les guides à consulter

• Externalisation de la paie, est-ce fait pour vous ?
• Exemple subrogation de salaire
• Comment déclarer sa DUE ?
• Quelle solution pour votre fiche de paie en ligne ?

✅  Les logiciels à utiliser

Les logiciels de paie présentent de nombreux avantages

• de ne pas recommencer les mêmes manipulations chronophages chaque fin de mois ;
• d’automatiser des calculs et gagner du temps ;
• d’éviter les erreurs en paie et travailler avec des données à jour ;
• d’assurer que les bulletins de salaire émis sont conformes aux normes en vigueur, intégrées automatiquement dans les logiciels SaaS ;
• de simplifier les déclarations sociales (DSN, charges, etc.) ;
• d’exporter les données de paie en comptabilité et éviter les erreurs, etc.

🛠️ Exemple de logiciel de paie : Inexpaie

La formation est un enjeu RH à ne pas négliger pour développer les compétences de vos collaborateurs. Plus votre entreprise grandit, plus il devient indispensable d’établir un plan de formation.

Formation de courte ou longue durée, en présentiel ou en ligne… Les possibilités sont vastes.

✅  Les modèles à télécharger

• Grille d’évaluation des compétences
• Modèle de trame d’entretien professionnel
• Modèle de plan de formation

✅  Les guides à consulter

• Comment faire un plan de formation ?
• Acquérir la maîtrise des logiciels avec une plateforme d’adoption digitale

✅  Les logiciels à utiliser

• réalisez une cartographie des compétences disponibles dans l’entreprise pour faire progresser votre stratégie RH grâce à un logiciel de gestion des compétences (GPEC) comme Talentsoft ;
• penchez-vous sur les Learning Management Systems (LMS) pour concevoir des modules de formation sur mesure et accessibles sur une plateforme e-learning en ligne, y compris pour les équipes à distance ;
• facilitez l’adoption de nouveaux logiciels avec des assistants virtuels comme Shortways ;
• tirez parti des connaissances inexploitées de vos collaborateurs grâce au knowledge management et Elium ;
• menez des entretiens pour évaluer vos collaborateurs et recueillir leurs souhaits d’évolution avec Poplee Entretiens & Objectifs.

La gestion des congés et absences est une mission clé des RH. Les enjeux qui en découlent sont nombreux :

• s’assurer d’accorder un congé dans la limite du solde disponible ;
• garantir la fiabilité des informations et des données ;
• proposer un processus de demande et de validation des congés fluide pour les collaborateurs et les managers ;
• rendre visible le solde de congés aux collaborateurs ;
• fournir un planning des congés pour la bonne organisation de l’entreprise.

✅  Les modèles à télécharger

• Planning de congés et absences Excel 2021
• Calendrier des jours fériés 2021

✅  Les guides à consulter

• Comment calculer les RTT sans se tromper
• Lundi de Pentecôte : férié ou pas ?
• Comprendre les congés de fractionnement
• Comment simplifier la gestion des congés ?

✅  Les logiciels à utiliser

🛠️ Exemple de logiciel de gestion des congés et absences : Eurécia Congés & Absences

Au quotidien, le département des ressources humaines suit les temps de présence et d’absence des collaborateurs. Ceux-ci fluctuent régulièrement au gré des congés, arrêts maladie, heures supplémentaires, etc.

Bien suivre ces temps permet de piloter l’activité de l’entreprise de manière précise et de tracer les temps passés sur un projet, pour un client ou par une équipe par exemple.

Avoir la visibilité et la maîtrise des temps de son organisation, recèle un enjeu de performance et de rentabilité. En effet, bien gérer ses temps permet :

• de mieux maîtriser ses dépenses ;
• d’avoir une visibilité sur le ROI (retour sur investissement) des différentes activités ;
• d’assurer la fiabilité de la paie, etc.

✅  Les modèles à télécharger

• Tableau de suivi d’activité au format Excel

✅  Les guides à consulter

• Comment procéder au pointage des heures de travail ?
• Suivez votre gestion des temps pour booster votre productivité
• Les meilleurs logiciels de gestion des temps et pourquoi les utiliser

✅  Les logiciels à télécharger

Comme la gestion des congés, la gestion des temps gagne à être digitalisée et automatisée. Les fichiers Excel pour suivre les temps de vos équipes montrent rapidement leurs limites : risques d’erreurs, difficulté de reporting pour un suivi précis, copier-coller de données dans d’autres fichiers, manque de collaboration, etc.

Au-delà du suivi des temps, ces outils permettent :

• la gestion du personnel à temps partiel ou au forfait jour,
• la gestion des heures supplémentaires,
• la validation des heures simplifiée,
• un reporting facilité pour les managers ou chefs de projet,
• le report automatique des données pour la paie ou la comptabilité.

🛠️ Exemple de logiciel de gestion des temps : Beebole

Le sujet de la qualité de vie et du bien-être au travail préoccupe de plus en plus les entreprises, et les responsables RH ont la lourde tâche de garantir ce bien-être.

En effet, le lien entre environnement de travail plaisant et satisfaction des collaborateurs, d’une part, et productivité et performance, d’autre part, n’est plus à prouver.

Pour aider les RH à proposer une qualité de vie au travail (QVT) optimale, des outils proposent :

• la mise en place d’enquêtes de terrain pour recueillir le feedback des collaborateurs ;
• du coaching pour aider les managers à accompagner leurs équipes ;
• ou encore la mise en place d’un système de reconnaissance pour valoriser les salarié·es.

✅  Les guides à consulter

• 40 idées (et plus) pour organiser un teambuilding
• Boîte à idées bien-être au travail
• Comment améliorer la qualité de vie au travail ?

✅  Les logiciels à utiliser

🛠️ Exemple de logiciel : Bleexo

Le pilotage des ressources humaines est une activité plus stratégique, qui permet de suivre ses performances. Son objectif est d’identifier :

• les activités qui fonctionnent bien pour en tirer des bonnes pratiques et les appliquer à d’autres ;
• les activités qui fonctionnent moins bien pour pouvoir les optimiser.

Un pilotage régulier et précis permet alors d’adapter sa stratégie vers toujours plus de performance.

✅  Les guides à consulter

• Comment élaborer un tableau de bord RH ?
• La liste des 40 indicateurs RH

✅  Les logiciels à utiliser

🛠️ Exemple d’outil pour faire un tableau de bord RH : Grafiq

Un portail RH est une plateforme qui fait partie des nombreuses composantes d’un SIRH. Les salariés ont accès à leurs informations personnelles et pro, et les RH gèrent facilement le dossier de chaque collaborateur. Cet outil, véritable levier de productivité, améliore la marque employeur et facilite la gestion du personnel :

• le pilotage RH est simplifié grâce à un tableau de bord,
• les informations sont centralisées et sécurisées — adieu données perdues dans des mails supprimés !
• les collaborateurs sont acteurs de leur gestion de carrière : ils suivent leurs dossiers, acquisition de compétences et formulent des demandes de formation, par exemple.

C’est une plateforme indispensable pour les entreprises, puisque sa mise en place répond à des enjeux de communication essentiels entre collaborateurs, managers et services RH. Eh oui, grâce au portail RH, vous pouvez par exemple ouvrir des espaces de discussions afin que chaque salarié puisse s’exprimer et agir sur les processus existants !

✅  Les guides à consulter

• SIRH : définition, fonctions, avantages et exemples de logiciels
• Mise en place d’un SIRH : plan de communication SIRH et cahier des charges
• Pilotage RH : définition, enjeux, outils, tableau de bord compris !

✅  Les logiciels à utiliser

Pour simplifier au maximum les tâches administratives ingrates et automatiser les processus, créez dans TimeTonic des espaces uniques et collaboratifs, en interne comme externe, sur une plateforme digitale complète et hyper sécurisée. Mobile, collaborative et sur mesure, la solution s’adapte à vos besoins pour gagner en performance… en quelques clics et sans aucun développement nécessaire !

Ne nous méprenons pas : les outils ne remplaceront jamais les humains pour une fonction aussi délicate que la gestion des ressources humaines. Cela dit, ils sont d’une aide précieuse pour automatiser des tâches rébarbatives à faible valeur ajoutée.

Appuyez-vous sur les données de vos outils pour piloter votre stratégie RH efficacement. Et profitez de la transformation numérique de votre entreprise pour passer moins de temps à faire de l’administratif, et plus de temps à veiller au bien-être de vos collaborateurs !

Quels outils RH avez-vous testé et pouvez recommander à vos pairs ?